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module:adressen [10.03.2020 10:17]
Renzo Lauper [CardDAV]
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Renzo Lauper [Erwachsene Kinder]
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 Für jede Person wird ein eigener Adresseintrag in kOOL erfasst. Die Zusammenfassung zu Familien erfolgt separat - mehr dazu weiter unten. Zu jeder Adresse können Angaben wie Adresse, Telefonnummer oder Geburtsdatum erfasst werden, weiter können über die Gruppen aber auch sonstige Kategorisierungen vorgenommen werden, wie z.B. Mitarbeit in Teams, Teilnehmer an Anlässen, Newsletter-Listen etc. Mehr dazu beim [[module:​gruppen|Gruppen-Modul]]. Für jede Person wird ein eigener Adresseintrag in kOOL erfasst. Die Zusammenfassung zu Familien erfolgt separat - mehr dazu weiter unten. Zu jeder Adresse können Angaben wie Adresse, Telefonnummer oder Geburtsdatum erfasst werden, weiter können über die Gruppen aber auch sonstige Kategorisierungen vorgenommen werden, wie z.B. Mitarbeit in Teams, Teilnehmer an Anlässen, Newsletter-Listen etc. Mehr dazu beim [[module:​gruppen|Gruppen-Modul]].
 ===== Spalten ===== ===== Spalten =====
-{{ :module:spalten.png?nolink|}}Die verschiedenen Angaben pro Person können einzeln als Spalten in der Liste der Adressen eingeblendet werden. Dazu dient das Panel-Element ​"Spalten" ​linksin dem jede Personenangabe als Spalte aktiviert werden kann.+{{ :module:leute_spalten.png?direct&​400|}}Die verschiedenen Angaben pro Person können einzeln als Spalten in der Liste der Adressen eingeblendet werden. Dazu finden Sie rechts oben neben dem Schnellfilter den Button ​"Spenden", ​über den jede Personenangabe als Spalte aktiviert werden kann.
  
 Haben Sie einige Spalten gewählt und so eine Ansicht definiert, die Sie später wieder verwenden möchten, können Sie sich diese markierten Spalten als **Spaltenvorlage** speichern. Solche Spaltenvorlagen sind persönlich - also nur für Ihr Login sichtbar -, ausser Sie speichern sie als global. Mit dem Pfeil rechts neben dem Speichern-Icon können Sie eine Spaltenvorlage nicht nur für sich sondern auch für andere Benutzer speichern, damit diese die selbe verwenden können. Die anderen Benutzer erhalten eine Kopie dieser Spaltenvorlage,​ die sie bei sich auch wieder löschen können, ohne dass Ihre gelöscht wird. Haben Sie einige Spalten gewählt und so eine Ansicht definiert, die Sie später wieder verwenden möchten, können Sie sich diese markierten Spalten als **Spaltenvorlage** speichern. Solche Spaltenvorlagen sind persönlich - also nur für Ihr Login sichtbar -, ausser Sie speichern sie als global. Mit dem Pfeil rechts neben dem Speichern-Icon können Sie eine Spaltenvorlage nicht nur für sich sondern auch für andere Benutzer speichern, damit diese die selbe verwenden können. Die anderen Benutzer erhalten eine Kopie dieser Spaltenvorlage,​ die sie bei sich auch wieder löschen können, ohne dass Ihre gelöscht wird.
 Spaltenvorlagen können vielfälltig verwendet werden, z.B. beim Export oder für die Rechtevergabe etc. Spaltenvorlagen können vielfälltig verwendet werden, z.B. beim Export oder für die Rechtevergabe etc.
  
-Die Reihenfolge der Spalten in der Liste der Adressen entspricht der Reihenfolge im Formular - wenn Sie eine Adresse bearbeiten. Meist ist das OK, falls nicht können die **Spalten aber manuell sortiert** werden. Dazu deaktivieren ​Sie die Checkbox "Spalten ​automatisch sortieren"​ unterhalb ​der Liste der Spalten ​links im PanelDamit erscheint unterhalb jeder Spalte ein Doppelpfeil, mit dem diese Spalte nach rechts oder links verschoben werden kann.+Die Reihenfolge der Spalten in der Liste der Adressen entspricht der Reihenfolge im Formular - wenn Sie eine Adresse bearbeiten. Meist ist das OK, falls nicht können die **Spalten aber manuell sortiert** werden. Dazu können ​Sie die Spalten der Adressliste mit der Maus packen und nach links und rechts verschiebenDies ist am unteren Ende der Spalten möglichindem Sie mit der Maus den hellblauen Bereich packen.
  
 Neben den normalen Adressspalten gibt es einige **spezielle Spalten**, wie z.B. das Alter, eine Briefanrede oder die Spalte "​Kinder"​. Das sind nicht Angaben, die Sie direkt auf einer Person erfassen, sondern diese werden dynamisch berechnet - können aber für gewisse Exporte oder Sortierungen hilfreich sein. Weiter gibt es abhängig von den eingesetzten Modulen weitere Spalten (z.B. Gruppen, Spenden, Präsenzlisten) - mehr dazu in den Dokumentationen zu den anderen Modulen. Neben den normalen Adressspalten gibt es einige **spezielle Spalten**, wie z.B. das Alter, eine Briefanrede oder die Spalte "​Kinder"​. Das sind nicht Angaben, die Sie direkt auf einer Person erfassen, sondern diese werden dynamisch berechnet - können aber für gewisse Exporte oder Sortierungen hilfreich sein. Weiter gibt es abhängig von den eingesetzten Modulen weitere Spalten (z.B. Gruppen, Spenden, Präsenzlisten) - mehr dazu in den Dokumentationen zu den anderen Modulen.
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 ==== Allgemeine Filter ==== ==== Allgemeine Filter ====
-Im Panel-Element "​Filter"​ können Sie nach allen erfassten Angaben suchen. Zuerst wählen Sie dazu den gewünschten Filter, z.B. "​Adresse > PLZ", und geben nun weiter unten beim Eingabefeld "​PLZ"​ die Postleitzahl ein, nach der Sie suchen wollen. Ein Klick auf "Neu anwenden"​ zeigt nur noch diese Adressen.+{{ :​module:​leute_filter.png?​direct|}}Im Panel-Element "​Filter"​ können Sie nach allen erfassten Angaben suchen. Zuerst wählen Sie dazu den gewünschten Filter, z.B. "​Adresse > PLZ", und geben nun weiter unten beim Eingabefeld "​PLZ"​ die Postleitzahl ein, nach der Sie suchen wollen. Ein Klick auf "Neu anwenden"​ zeigt nur noch diese Adressen.
  
 Bei einigen Filtern können Sie mehrere Werte zur Filterung eingeben, z.B. bei "​Status > Geburtsdatum"​. Wenn Sie bei "​Tag"​ "​1"​ und bei "​Monat"​ "​8"​ eingeben, erscheinen alle Personen, die am 1.8. Geburtstag haben. Alternativ können Sie das Feld "​Tag"​ leer lassen, um alle Personen zu finden, die im August Geburtstag haben. Bei einigen Filtern können Sie mehrere Werte zur Filterung eingeben, z.B. bei "​Status > Geburtsdatum"​. Wenn Sie bei "​Tag"​ "​1"​ und bei "​Monat"​ "​8"​ eingeben, erscheinen alle Personen, die am 1.8. Geburtstag haben. Alternativ können Sie das Feld "​Tag"​ leer lassen, um alle Personen zu finden, die im August Geburtstag haben.
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 Dazu gibt es noch eine Alternative. Mit dem Filter "​Diverse > Filtervorlage"​ können Sie eine ganze Filtervorlage als einen Filter anwenden. In dieser Filtervorlage können Sie z.B. nach vier verschiedenen Gruppenzugehörigkeiten filtern, d.h. alle Personen, die einer dieser vier Gruppen angehören (mit ODER verknüpft). Wenn Sie nun nur alle weiblichen Gruppenmitglieder möchten, können Sie die Filtervorlage als einzelnen Filter anwenden und den Filter nach Geschlecht mit einem UND hinzufügen. Dazu gibt es noch eine Alternative. Mit dem Filter "​Diverse > Filtervorlage"​ können Sie eine ganze Filtervorlage als einen Filter anwenden. In dieser Filtervorlage können Sie z.B. nach vier verschiedenen Gruppenzugehörigkeiten filtern, d.h. alle Personen, die einer dieser vier Gruppen angehören (mit ODER verknüpft). Wenn Sie nun nur alle weiblichen Gruppenmitglieder möchten, können Sie die Filtervorlage als einzelnen Filter anwenden und den Filter nach Geschlecht mit einem UND hinzufügen.
  
 +==== Typische Filterungen ====
 +=== Geburtsdatum,​ Alter, Jubilaren, etc. ===
 +Rund um das Geburtsdatum gibt es verschiedenste Fragestellungen,​ die mit dem richtigen Filter normalerweise sehr effizient gefiltert werden können:
 +  * **Alter**: Bei diesem Filter können Sie einen Altersbereich (von/bis) angeben, wodurch alle Personen erscheinen, die heute in diesem Altersbereich sind. Stichtag ist also jeweils der aktuelle Tag.
 +  * **Alter zu Jahresende**:​ Dieser Filter funktioniert wie der Altersfilter,​ nur berücksichtigt er das Alter, das die Personen am 31.12. des aktuellen Jahres haben werden.
 +  * **Geb. Datum**: Damit kann nach einem exakten Geburtsdatum gesucht werden, z.B. "​1.1.2000"​. Am häufigsten wird dieser Filter aber verwendet, um nach allen Personen zu suchen, die in einem gewissen Monat Geburtstag haben. Dazu tragen Sie nur im Feld "​Monat"​ z.B. "​7"​ für den Juli ein.
 +  * **Geb.Datum-Bereich**:​ Hier können Sie zwei exakte Daten eingeben, wodurch alle Personen erscheinen, die zwischen diesen beiden Daten geboren wurden. Dies kann z.B. für Schuleintritte verwendet werden, da die neuen Erstklässler ja meist nicht nach Jahrgang bestimmt werden. Ebenfalls kann damit eine Liste erstellt werden, die alle Personen zeigt, die an einem exakten Datum ein gewisses Alter (z.B. 18) erreicht haben werden.
 +  * **Jahrgang**:​ Mit diesem Filter finden Sie alle Personen, die zwischen den angegebenen Jahren geboren wurden. Dieser Filter ist eigentlich identisch zum Filter "Alter zu Jahresende",​ ausser dass für das korrekte Alter erst der richtige Jahrgang errechnet werden muss.
 +  * **Jubilaren**:​ Mit diesem Filter finden Sie alle Personen, die einen runden Geburtstag feiern. Geben Sie dazu das Mindestalter (z.B. 70) an und die Schritte. Mit einem Schritt von 10 Jahren werden z.B. alle Personen gefunden, die 70, 80, 90, usw. Jahre alt sind. Mit dem Stichjahr können Sie noch bestimmen, ob Sie die Jubilaren von diesem oder einem anderen Jahr suchen.\\ Die Jubilaren-Filter können auch kombiniert werden. Wenn Sie z.B. zu obigem Filter von 70, 80, etc. ab 90 alle Jahre finden möchten (also ab 90 auch die 91,92,93 usw. jährigen), können Sie einen zweiten Jubilaren-Filter hinzufügen,​ bei dem Sie das Mindestalter "​90"​ eintragen und als Schritt "1 Jahr" wählen und diesen Filter "​Hinzufügen"​.
 +
 +Für alle diese Filter ist wichtig zu wissen, dass immer nur Personen erscheinen, bei denen auch ein Geburtsdatum erfasst ist. Solche ohne Geburtsdatum erscheinen auf keiner dieser Listen.
 +===== Adressen sortieren =====
 +Sie können nach allen Angaben einer Adresse sortieren. Dazu klicken Sie auf die entsprechende Spaltenüberschrift und wählen die auf- oder absteigende Sortierung. Die aktuelle Sortierung wird mit einem kleinen Pfeil-Icon neben der Spaltenüberschrift markiert.
 +
 +Mit der "​erweiterten Sortierung"​ können Sie auch nach mehreren Spalten sortieren. Wenn Sie den Link "​Erweiterte Sortierung"​ klicken, können Sie eine zweite Spalte für die Sortierung wählen und bei jeder zwischen auf- und absteigend umstellen.
 ===== Exporte (Aktionen) ===== ===== Exporte (Aktionen) =====
 {{ :​module:​leute_aktionen.png?​nolink|}}Haben Sie die gewünschten Adressen gefiltert, können Sie diese in verschiedenen Formaten exportieren. Im Panel-Bereich "​Aktionen"​ wählen Sie dazu welche Zeilen und welche Spalten Sie für den Export verwenden möchten und in welchem Format Sie diese Adressdaten haben möchten. {{ :​module:​leute_aktionen.png?​nolink|}}Haben Sie die gewünschten Adressen gefiltert, können Sie diese in verschiedenen Formaten exportieren. Im Panel-Bereich "​Aktionen"​ wählen Sie dazu welche Zeilen und welche Spalten Sie für den Export verwenden möchten und in welchem Format Sie diese Adressdaten haben möchten.
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 === Export-Format:​ === === Export-Format:​ ===
-  * Excel: Erstellt direkt eine Excel-Datei +  ​* **Excel**: Erstellt direkt eine Excel-Datei 
-  * Excel+: Zeigt erst einige Optionen, bevor eine Excel-Datei erstellt wird. Vor allem interessant bei Haushalt-/​Familien-Exporten +  ​* **Excel+**: Zeigt erst einige Optionen, bevor eine Excel-Datei erstellt wird. Vor allem interessant bei Haushalt-/​Familien-Exporten 
-  * E-Mail: In einem Formular kann direkt ein E-Mail verfasst und anschliessen verschickt werden. Für die exportierten Spalten stehen Platzhalter zur Verfügung um ein personalisiertes E-Mail zu verschicken. Alternativ können E-Mails als [[module:​gruppen_e-mails|Gruppen E-Mail]]verschickt werden. +  ​* **E-Mail**: In einem Formular kann direkt ein E-Mail verfasst und anschliessen verschickt werden. Für die exportierten Spalten stehen Platzhalter zur Verfügung um ein personalisiertes E-Mail zu verschicken. Alternativ können E-Mails als [[module:​gruppen_e-mails|Gruppen E-Mails]] verschickt werden. 
-  * Etiketten: Direkte Ausgabe als PDF-Datei, die auf Etikettenbögen ausgedruckt werden kann. Details dazu unter [[Etiketten erstellen|Etiketten]]. +  ​* **Etiketten**: Direkte Ausgabe als PDF-Datei, die auf Etikettenbögen ausgedruckt werden kann. [[#​etiketten_erstellen|Mehr dazu]]. 
-  * Vorlagen: Wählen Sie eine der Druckvorlagen,​ die für die gewählten Adressen verwendet werden soll. Druckvorlagen können Sie selber als Word-Dateien hinterlegen oder melden Sie sich bei [[https://​www.laupercomputing.ch|LAUPER COMPUTING]],​ falls Sie spezielle Exporte benötigen. +  ​* **Vorlagen**: Wählen Sie eine der Druckvorlagen,​ die für die gewählten Adressen verwendet werden soll. Druckvorlagen können Sie selber als Word-Dateien hinterlegen oder melden Sie sich bei [[https://​www.laupercomputing.ch|LAUPER COMPUTING]],​ falls Sie spezielle Exporte benötigen. [[#​druckvorlagen|Mehr dazu]]
-  * SMS: An alle Adressen, die eine gültige Mobilenummer erfasst haben, kann ein SMS verschickt werden. Mehr zu Absendern und Berechtigungen unter [[#​sms_versenden|SMS-Versand]] +  ​* **SMS**: An alle Adressen, die eine gültige Mobilenummer erfasst haben, kann ein SMS verschickt werden. Mehr zu Absendern und Berechtigungen unter [[#​sms_versenden|SMS-Versand]] 
-  * Telegram: [[https://​telegram.org/​|Telegram]] ist eine mobile App, mit der Mitteilungen kostenlos verschickt werden können - ähnlich wie WhatsApp. Aus kOOL können Sie Telegram-Mitteilungen verschicken sofern dies bei Ihnen aktiviert ist. Ein gemischter Versand von Telegram- und SMS-Mitteilungen ist ebenfalls möglich. Mehr dazu weiter ​[[#telegram_versenden|unten]]. +  ​* **Telegram**: [[https://​telegram.org/​|Telegram]] ist eine mobile App, mit der Mitteilungen kostenlos verschickt werden können - ähnlich wie WhatsApp. Aus kOOL können Sie Telegram-Mitteilungen verschicken sofern dies bei Ihnen aktiviert ist. Ein gemischter Versand von Telegram- und SMS-Mitteilungen ist ebenfalls möglich. ​[[#​telegram_versenden|Mehr dazu]]. 
-  * vCard: Eine vCard kann einmalig in eine andere Adresssoftware wie z.B. Outlook importiert werden. Danach werden die Adressen nicht automatisch aktualisiert,​ da nur eine Kopie gespeichert wird. Mehr über den Online-Adresszugriff unter #... +  * **Threema**:​ [[https://​www.threema.ch|Threema]] ist ein mobile Messenger-Dienst ähnlich wie WhatsApp, der den Hauptfokus auf Sicherheit und Datenschutz legt. Aus kOOL können Mitteilungen an Threema-Empfänger verschickt werden. ​[[#threema|Mehr dazu]]. 
-  * CSV: CSV steht für "Comma separated value",​ als kommagetrennte Werte. Diese Dateien können in Excel geöffnet werden und sind vor allem dann praktisch, wenn Sie sehr viele Adressen exportieren möchten. +  ​* **vCard**: Eine vCard kann einmalig in eine andere Adresssoftware wie z.B. Outlook importiert werden. Danach werden die Adressen nicht automatisch aktualisiert,​ da nur eine Kopie gespeichert wird. Mehr über den Online-Adresszugriff unter #... 
-  * PDF-Datei: Eine fertig formatierte PDF-Datei Ihrer Adressen. Die Layouts können im Admin-Modul definiert werden.+  ​* **CSV**: CSV steht für "Comma separated value",​ als kommagetrennte Werte. Diese Dateien können in Excel geöffnet werden und sind vor allem dann praktisch, wenn Sie sehr viele Adressen exportieren möchten. 
 +  ​* **PDF-Datei**: Eine fertig formatierte PDF-Datei Ihrer Adressen. Die Layouts können im Admin-Modul definiert werden.
  
 ==== Etiketten erstellen ==== ==== Etiketten erstellen ====
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 Zusätzlich können auch Texte als Absender aktiviert werden. Dies erfolgt ebenfalls im Admin-Modul allerdings ohne Bestätigungscode.\\ Zusätzlich können auch Texte als Absender aktiviert werden. Dies erfolgt ebenfalls im Admin-Modul allerdings ohne Bestätigungscode.\\
 Falls einem Login zwei Natelnummern zugewiesen sind (über die zugewiesene Adresse und über die alternative Mobilnummer),​ kann beim Versenden von SMS gewählt werden, mit welchem Absender dieses verschickt werden soll. Falls einem Login zwei Natelnummern zugewiesen sind (über die zugewiesene Adresse und über die alternative Mobilnummer),​ kann beim Versenden von SMS gewählt werden, mit welchem Absender dieses verschickt werden soll.
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 +==== Threema ====
 +[[https://​www.threema.ch|Threema]] ist ein Schweizerischer Messenger-Dienst,​ der ähnlich funktioniert wie WhatsApp. Allerdings erlaubt Threema den Versand von Mitteilungen aus Webapplikationen wie kOOL, deshalb können Sie statt SMS Mitteilungen auch an Threema-Empfänger verschicken.\\
 +Falls Threema in Ihrem kOOL nicht aktiviert ist, melden Sie sich bitte bei [[https://​www.laupercomputing.ch|LAUPER COMPUTING]].\\
 +Threema können Sie für [[https://​play.google.com/​store/​apps/​details?​id=ch.threema.app|Android]] und [[https://​itunes.apple.com/​app/​threema/​id578665578?​mt=8&​uo=4&​at=10lJMu|iOS]] kostenpflichtig herunterladen.
 +
 +Der Versand von Threema-Mitteilungen aus kOOL ist **kostenpflichtig**. Jede Meldung kostet 3 Rappen.
 +
 +=== Threema-Meldungen versenden ===
 +{{ :​module:​threema_export.png?​nolink|}}Sobald Threema eingerichtet ist, finden Sie im Leute-Modul bei den Aktionen die Möglichkeit,​ die gefilterten Adressen via Threema anzuschreiben. Danach erscheint der Dialog, um den Text zu erfassen. Für alle Empfänger, die keinen Threema-Account haben, kann stattdessen ein SMS (oder Telegram) geschickt werden.
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 +=== Threema-ID ===
 +Damit eine Meldung via Threema verschickt werden kann, muss der Empfänger einen Threema-Account haben und die Threema-App installiert haben. Im kOOL wird vor einem Versand geprüft, ob für die Empfänger eine Threema-ID verfügbar ist. Dazu wird auf Grund der Mobile-Nummer und der E-Mail Adresse im kOOL bei Threema geprüft, ob ein Account zu diesen Angaben vorhanden ist.\\
 +Im Leute-Modul im kOOL können Sie die Spalte "​Threema-ID"​ (unter "​Andere"​) einblenden, um bei jeder Adresse zu sehen, ob kOOL für diese Person bereits eine Threema-ID erkannt hat. Falls nicht erscheint stattdessen ein Button "Bei Threema suchen..."​ mit dem Sie prüfen können, ob für diese Person eine Threema-ID gefunden werden kann.
 +
 +=== Absender ===
 +Der Absender für Threema-Meldungen aus kOOL muss vorgängig definiert werden, kann aber nicht ihr eigener Threema-Account sein. Normalerweise läuft der Versand über die Threema-ID "​*KOOLSMS"​. Wenden Sie sich an LAUPER COMPUTING, wenn Sie einen eigenen Absender verwenden möchten. Dies ist kostenpflichtig.
  
 ==== Telegram versenden ==== ==== Telegram versenden ====
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 === Druckvorlagen erstellen === === Druckvorlagen erstellen ===
-Im Admin-Modul finden Sie den Menüpunkt "​Druckvorlagen anzeigen",​ wo Sie alle aktuellen Druckvorlagen finden. Dort haben Sie auch die Möglichkeit eine neue zu erstellen und dafür eine Wordvorlage hochzuladen. Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen finden Sie die Liste aller verfügbaren Platzhalter,​ die Sie in der Worddatei verwenden können. Beim Erstellen eines Exportes werden diese Platzhalter mit den Daten der zu exportierenden Adresse gefüllt.\\+Im Admin-Modul finden Sie den Menüpunkt "​Druckvorlagen anzeigen",​ wo Sie alle aktuellen Druckvorlagen finden. Dort haben Sie auch die Möglichkeit eine neue zu erstellen und dafür eine Wordvorlage hochzuladen. Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen finden Sie die Liste der verfügbaren Platzhalter,​ die Sie in der Worddatei verwenden können. ​ Beim Erstellen eines Exportes werden diese Platzhalter mit den Daten der zu exportierenden Adresse gefüllt.\\ 
 +Es erscheinen die Platzhalter der aktuell im Leute-Modul angezeigten Spalten. Falls Sie also eine bestimmte Spalte benötigen, können Sie vorgängig im Leute-Modul alle benötigten einblenden, damit die Platzhalter hier erscheinen.\\
 Bei den Platzhaltern finden Sie solche, die mit "​address_"​ und solche die mit "​user_"​ beginnen. Die mit "​address_"​ werden für die exportierte Adresse verwendet, die mit "​user_"​ werden beim Export mit den Werten der aktuell eingeloggten Person befüllt. Letztere können Sie z.B. für Absenderangaben verwenden. Bei den Platzhaltern finden Sie solche, die mit "​address_"​ und solche die mit "​user_"​ beginnen. Die mit "​address_"​ werden für die exportierte Adresse verwendet, die mit "​user_"​ werden beim Export mit den Werten der aktuell eingeloggten Person befüllt. Letztere können Sie z.B. für Absenderangaben verwenden.
  
 +
 +==== E-Mails versenden ====
 +Prinzipiell gibt es in kOOL zwei Varianten, um E-Mails zu versenden: Mit der E-Mail Aktion im Leute-Modul oder über [[module:​gruppen_e-mails|Gruppen E-Mails]]. Normalerweise sind Gruppen E-Mails zu bevorzugen, denn damit schreiben Sie das E-Mail ganz normal mit Ihrem Mailprogramm (z.B. Outlook), haben somit Ihre Signatur drin und das Mail wird bei den gesendeten E-Mails gespeichert.
 +
 +Der Versand über die E-Mail-Aktion kommt vor allem in zwei Fällen zum Zug: Für Serien E-Mails und bei Standard E-Mails, für die Sie vorgefertigte Textbausteine verwenden möchten. Für Serien E-Mails stehen beim Schreiben Platzhalter zur Verfügung, die für jeden Empfänger entsprechend ausgefüllt werden.
 +=== E-Mail Textbausteine ===
 +Neben dem Textfeld können Sie einen Textbaustein an der aktuellen Cursorposition einfügen. Diese Textbausteine können Sie mit dem Button "Neuer Textbaustein"​ erweitern und bei jedem wählen, in welchen Modulen er verfügbar sein soll und ob er nur Ihrem oder allen Logins zur Verfügung steht.
 ===== Haushalte / Familien ===== ===== Haushalte / Familien =====
 Jede Person wird als einzelne Adresse erfasst. Dies ist auch nötig, z.B. nur schon für die Erfassung des Geburtsdatums. Aber in vielen Fällen ist es wichtig zu wissen, wer in einer Familie oder in einem Haushalt zusammengehört. Jede Person wird als einzelne Adresse erfasst. Dies ist auch nötig, z.B. nur schon für die Erfassung des Geburtsdatums. Aber in vielen Fällen ist es wichtig zu wissen, wer in einer Familie oder in einem Haushalt zusammengehört.
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   * Bearbeiten Sie die erste Person des Haushaltes, z.B. den Vater. Klicken Sie beim Haushalt auf "​Neuer"​ und definieren Sie die Haushaltrolle "​Mann"​   * Bearbeiten Sie die erste Person des Haushaltes, z.B. den Vater. Klicken Sie beim Haushalt auf "​Neuer"​ und definieren Sie die Haushaltrolle "​Mann"​
   * Bearbeiten Sie die Frau und suchen Sie im Feld ganz links oben "​Ehepartner"​ den Mann und wählen diesen aus der Liste aus. Sobald dies passiert ist, erscheint rechts ein Vorschlag, um diese Adresse dem Haushalt des Mannes zuzuweisen. Klicken Sie dies an, wodurch die Frau dem Haushalt des Mannes zugewiesen wird.   * Bearbeiten Sie die Frau und suchen Sie im Feld ganz links oben "​Ehepartner"​ den Mann und wählen diesen aus der Liste aus. Sobald dies passiert ist, erscheint rechts ein Vorschlag, um diese Adresse dem Haushalt des Mannes zuzuweisen. Klicken Sie dies an, wodurch die Frau dem Haushalt des Mannes zugewiesen wird.
-  * Bearbeiten Sie nun noch die Kinder und weisen dort unter "​Vater"​ und "​Mutter"​ jeweils die Eltern zu. Beim ersten Mal erscheint wiederum der Vorschlag, das Kinde dem Haushalt des Vaters resp. der Mutter zuzuweisen, den sie wieder anklicken.+  * Bearbeiten Sie nun noch die Kinder und weisen dort unter "​Vater"​ und "​Mutter"​ jeweils die Eltern zu. Beim ersten Mal erscheint wiederum der Vorschlag, das Kind dem Haushalt des Vaters resp. der Mutter zuzuweisen, den sie wieder anklicken.
 Wenn Sie das bei einem frisch verheirateten Ehepaar machen, ist es wichtig, dass Sie die Person zuerst bearbeiten und damit den neuen Haushalt gründen, die an der neuen gemeinsamen Adresse wohnt. Denn alle weiteren Haushaltmitglieder werden nach der Zuweisung zum Haushalt die Adresse des Haushaltes übernehmen. Wenn Sie das bei einem frisch verheirateten Ehepaar machen, ist es wichtig, dass Sie die Person zuerst bearbeiten und damit den neuen Haushalt gründen, die an der neuen gemeinsamen Adresse wohnt. Denn alle weiteren Haushaltmitglieder werden nach der Zuweisung zum Haushalt die Adresse des Haushaltes übernehmen.
 ==== Exporte an Haushalte ==== ==== Exporte an Haushalte ====
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 {{ :​module:​famid.png?​nolink|}}Ein Haushalt wird normalerweise wie folgt angeschrieben:​ Falls nur die Eltern exportiert werden, werden diese mit "Herr und Frau" angeschrieben. Falls die Eltern unterschiedliche Nachnamen haben, werden sie getrennt adressiert, z.B. "Herr Peter Meier und Frau Vreni Müller",​ andernfalls mit "Herr und Frau Peter und Vreni Muster"​. Wenn Eltern und Kinder vorkommen, wird der Haushalt mit "​Familie"​ angeschrieben. {{ :​module:​famid.png?​nolink|}}Ein Haushalt wird normalerweise wie folgt angeschrieben:​ Falls nur die Eltern exportiert werden, werden diese mit "Herr und Frau" angeschrieben. Falls die Eltern unterschiedliche Nachnamen haben, werden sie getrennt adressiert, z.B. "Herr Peter Meier und Frau Vreni Müller",​ andernfalls mit "Herr und Frau Peter und Vreni Muster"​. Wenn Eltern und Kinder vorkommen, wird der Haushalt mit "​Familie"​ angeschrieben.
 Diese automatischen Anschriften sollten in den meisten Fällen OK sein, können bei Bedarf aber überschrieben werden. Dazu können Sie eine Person aus dem Haushalt bearbeiten und oben unter "​Haushalt"​ auf das Haushalt-Icon klicken, um die Haushalt-Einstellungen zu öffnen. Dort können Sie für diesen Haushalt eine manuelle Anrede, Vor- und Nachname eintragen. Falls hier etwas steht, werden diese Angaben beim Export verwendet. Diese automatischen Anschriften sollten in den meisten Fällen OK sein, können bei Bedarf aber überschrieben werden. Dazu können Sie eine Person aus dem Haushalt bearbeiten und oben unter "​Haushalt"​ auf das Haushalt-Icon klicken, um die Haushalt-Einstellungen zu öffnen. Dort können Sie für diesen Haushalt eine manuelle Anrede, Vor- und Nachname eintragen. Falls hier etwas steht, werden diese Angaben beim Export verwendet.
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 +=== E-Mails an Haushalte ===
 +Beim Versand von E-Mails an Haushalte gibt es verschiedene Möglichkeiten,​ von denen je nach Anforderung die eine oder andere geeigneter ist.
 +  * Haushalt-Export:​ Haben Sie eine Liste von Personen, deren Haushalte Sie anschreiben wollen, können Sie bei den Aktionen unter "​Zeilen"​ "​Gefilterte (Haushalte)"​ wählen und dann den E-Mail Versand starten. Dadurch wird einer der Haushalt-Vorstände (Mann/Frau) per Mail angeschrieben. Pro Haushalt können Sie in den Haushalt-Einstellungen definieren, ob jeweils Vater oder Mutter primär angeschrieben werden soll - falls die gewählte Person keine E-Mail Adresse hat, geht der Versand an den anderen Elternteil.
 +  * Filter "​UndEltern":​ Zu den gefilterten Personen können Sie mit dem Filter "​UndEltern"​ die Eltern hinzufügen,​ um danach Kinder und Eltern (oder nur Eltern) anzuschreiben. Bei diesem Filter können Sie wählen, ob Sie nur die Eltern angezeigt haben wollen oder z.B. nur die Eltern von Kindern, die nicht schon selber eine E-Mail Adresse haben.
 ==== Filterung nach Haushalt/​Familie ==== ==== Filterung nach Haushalt/​Familie ====
 Mit den Filtern unter "​Haushalt / Familie"​ können die erfassten Haushalt/​Familien-Angaben zur Filterung verwendet werden. Neben der Filterung nach einem Haushalt oder einer Haushaltrolle können mit den Filtern "​UndEltern"​ und "​UndKinder"​ zu den angezeigten Personen jeweils die Eltern resp. Kinder eingeblendet werden. Dies ist z.B. hilfreich bei einer Teilnehmerliste eines Kinderlagers,​ um alle Altern der TeilnehmerInnen zu finden und diese mit einem Infobrief anzuschreiben. Mit den Filtern unter "​Haushalt / Familie"​ können die erfassten Haushalt/​Familien-Angaben zur Filterung verwendet werden. Neben der Filterung nach einem Haushalt oder einer Haushaltrolle können mit den Filtern "​UndEltern"​ und "​UndKinder"​ zu den angezeigten Personen jeweils die Eltern resp. Kinder eingeblendet werden. Dies ist z.B. hilfreich bei einer Teilnehmerliste eines Kinderlagers,​ um alle Altern der TeilnehmerInnen zu finden und diese mit einem Infobrief anzuschreiben.
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 Das Alter für diesen Filter können Sie in den globalen Einstellungen ändern, standardmässig ist es auf 18 gesetzt. Das Alter für diesen Filter können Sie in den globalen Einstellungen ändern, standardmässig ist es auf 18 gesetzt.
  
 +==== Zu löschende Adressen (Adressen archivieren) ====
 +Unter diesem Menüpunkt "Zu löschende Adressen"​ finden Sie eine Liste von abgelaufenen Adressen. Das sind solche, mit denen in den vergangenen 10 Jahren nicht mehr passierte - aus technischer Sicht also kein Kontakt mehr bestand. Solche Adressen (falls vorhanden) werden hier aufgelistet und können entweder archiviert, gelöscht oder permanent gelöscht werden:
 +  * **Archivieren**:​ Diese Adressen werden ausgeblendet,​ ähnlich wie beim Verstecken. Allerdings können diese archivierten Adressen nur noch von Admins betrachtet werden und bei Bedarf wieder reaktiviert werden. Dazu steht Ihnen in der Liste der Adressen rechts oben das Schloss-Icon zur Verfügung (gleich neben dem Abfalleimer-Icon für die gelöschten Adressen).
 +  * **Löschen**:​ Sie können diese abgelaufenen Adressen löschen. Dadurch landen sie bei den anderen gelöschten Adressen und können ab dann nicht mehr von normal gelöschten Adressen unterschieden werden.
 +  * **PERMANENT Löschen**: Damit werden die Adressen komplett aus kOOL gelöscht, was sich nicht rückgängig machen lässt. Das ist identisch dazu, wenn Sie eine bereits gelöschte Adresse im kOOL definitiv löschen.
 +
 +Damit eine Adresse als abgelaufen erscheint müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:
 +  * Sie darf keiner aktiven Gruppe zugewiesen sein. Zuweisungen zu Gruppen mit Stoppdatum älter als 10 Jahre dürfen bestehen, diese gelten als "​abgelaufen"​.
 +  * Für die Adresse dürfen keine Absenzen erfasst sein und es darf kein Login zu dieser Adresse bestehen.
 +  * Die Adresse darf bei keiner anderen Adresse als Kontakt zugewiesen sein
 +  * Es dürfen keine Spenden, CRM-Einträge,​ Dienstplan-Einträge,​ Präsenzlisten-Einträge,​ Gruppen E-Mails, Rechnungen oder Reservationen neuer als 10 Jahre für diese Adresse bestehen.
 +
 +Das Limit von 10 Jahren können Sie in den globalen Einstellungen zum Leute-Modul anpassen.
 ===== Statistiken ===== ===== Statistiken =====
 Unter dem Punkt "​Statistiken"​ finden Sie einige Statistiken rund um die Adressen in kOOL.\\ Unter dem Punkt "​Statistiken"​ finden Sie einige Statistiken rund um die Adressen in kOOL.\\
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 Vor allem auf mobilen Geräten ist der Zugriff über CardDAV ideal, weil dabei auf Ihrem Gerät eine Kopie der kOOL-Adressen gespeichert wird, wodurch diese auch verfügbar sind, wenn Sie offline sind. Für die Einrichtung benötigen Sie folgende Angaben: Vor allem auf mobilen Geräten ist der Zugriff über CardDAV ideal, weil dabei auf Ihrem Gerät eine Kopie der kOOL-Adressen gespeichert wird, wodurch diese auch verfügbar sind, wenn Sie offline sind. Für die Einrichtung benötigen Sie folgende Angaben:
   * **Konto-Typ:​** CardDAV   * **Konto-Typ:​** CardDAV
-  * **URL:** kool.domain.ch (oder volle Adresse: kool.domain.ch/​dav/​addressbooks/​USER/​contacts)+  * **URL:​** ​https://kool.domain.ch (oder volle Adresse: ​https://kool.domain.ch/​dav/​addressbooks/​USER/​contacts)
   * Benutzername und Passwort von kOOL   * Benutzername und Passwort von kOOL
 Dabei müssen Sie kool.domain.ch mit Ihrer URL für kOOL ersetzen. Normalerweise reicht es, nur die URL von kOOL einzugeben. Falls es damit nicht klappt, können Sie die volle Adresse wie oben beschrieben verwenden und dabei "​USER"​ durch Ihren Benutzernamen in kOOL ersetzen. Dabei müssen Sie kool.domain.ch mit Ihrer URL für kOOL ersetzen. Normalerweise reicht es, nur die URL von kOOL einzugeben. Falls es damit nicht klappt, können Sie die volle Adresse wie oben beschrieben verwenden und dabei "​USER"​ durch Ihren Benutzernamen in kOOL ersetzen.
  • module/adressen.1583831822.txt.gz
  • Zuletzt geändert: 10.03.2020 10:17
  • von Renzo Lauper