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module:adressen [10.08.2022 15:24] – [Exporte an Haushalte] Renzo Lauper | module:adressen [19.09.2024 08:07] (aktuell) – [CardDAV] Renzo Lauper | ||
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Für jede Person wird ein eigener Adresseintrag in kOOL erfasst. Die Zusammenfassung zu Familien erfolgt separat - mehr dazu weiter unten. Zu jeder Adresse können Angaben wie Adresse, Telefonnummer oder Geburtsdatum erfasst werden, weiter können über die Gruppen aber auch sonstige Kategorisierungen vorgenommen werden, wie z.B. Mitarbeit in Teams, Teilnehmer an Anlässen, Newsletter-Listen etc. Mehr dazu beim [[module: | Für jede Person wird ein eigener Adresseintrag in kOOL erfasst. Die Zusammenfassung zu Familien erfolgt separat - mehr dazu weiter unten. Zu jeder Adresse können Angaben wie Adresse, Telefonnummer oder Geburtsdatum erfasst werden, weiter können über die Gruppen aber auch sonstige Kategorisierungen vorgenommen werden, wie z.B. Mitarbeit in Teams, Teilnehmer an Anlässen, Newsletter-Listen etc. Mehr dazu beim [[module: | ||
===== Spalten ===== | ===== Spalten ===== | ||
- | {{ :module:spalten.png?nolink|}}Die verschiedenen Angaben pro Person können einzeln als Spalten in der Liste der Adressen eingeblendet werden. Dazu dient das Panel-Element | + | {{ :module:leute_spalten.png?direct& |
Haben Sie einige Spalten gewählt und so eine Ansicht definiert, die Sie später wieder verwenden möchten, können Sie sich diese markierten Spalten als **Spaltenvorlage** speichern. Solche Spaltenvorlagen sind persönlich - also nur für Ihr Login sichtbar -, ausser Sie speichern sie als global. Mit dem Pfeil rechts neben dem Speichern-Icon können Sie eine Spaltenvorlage nicht nur für sich sondern auch für andere Benutzer speichern, damit diese die selbe verwenden können. Die anderen Benutzer erhalten eine Kopie dieser Spaltenvorlage, | Haben Sie einige Spalten gewählt und so eine Ansicht definiert, die Sie später wieder verwenden möchten, können Sie sich diese markierten Spalten als **Spaltenvorlage** speichern. Solche Spaltenvorlagen sind persönlich - also nur für Ihr Login sichtbar -, ausser Sie speichern sie als global. Mit dem Pfeil rechts neben dem Speichern-Icon können Sie eine Spaltenvorlage nicht nur für sich sondern auch für andere Benutzer speichern, damit diese die selbe verwenden können. Die anderen Benutzer erhalten eine Kopie dieser Spaltenvorlage, | ||
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==== Allgemeine Filter ==== | ==== Allgemeine Filter ==== | ||
- | Im Panel-Element " | + | {{ : |
Bei einigen Filtern können Sie mehrere Werte zur Filterung eingeben, z.B. bei " | Bei einigen Filtern können Sie mehrere Werte zur Filterung eingeben, z.B. bei " | ||
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=== Export-Format: | === Export-Format: | ||
- | * Excel: Erstellt direkt eine Excel-Datei | + | |
- | * Excel+: Zeigt erst einige Optionen, bevor eine Excel-Datei erstellt wird. Vor allem interessant bei Haushalt-/ | + | |
- | * E-Mail: In einem Formular kann direkt ein E-Mail verfasst und anschliessen verschickt werden. Für die exportierten Spalten stehen Platzhalter zur Verfügung um ein personalisiertes E-Mail zu verschicken. Alternativ können E-Mails als [[module: | + | |
- | * Etiketten: Direkte Ausgabe als PDF-Datei, die auf Etikettenbögen ausgedruckt werden kann. Details dazu unter [[Etiketten erstellen|Etiketten]]. | + | |
- | * Vorlagen: Wählen Sie eine der Druckvorlagen, | + | |
- | * SMS: An alle Adressen, die eine gültige Mobilenummer erfasst haben, kann ein SMS verschickt werden. Mehr zu Absendern und Berechtigungen unter [[# | + | |
- | * Telegram: [[https:// | + | |
- | * Threema: [[https:// | + | |
- | * vCard: Eine vCard kann einmalig in eine andere Adresssoftware wie z.B. Outlook importiert werden. Danach werden die Adressen nicht automatisch aktualisiert, | + | |
- | * CSV: CSV steht für "Comma separated value", | + | |
- | * PDF-Datei: Eine fertig formatierte PDF-Datei Ihrer Adressen. Die Layouts können im Admin-Modul definiert werden. | + | |
==== Etiketten erstellen ==== | ==== Etiketten erstellen ==== | ||
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=== Druckvorlagen erstellen === | === Druckvorlagen erstellen === | ||
- | Im Admin-Modul finden Sie den Menüpunkt " | + | Im Admin-Modul finden Sie den Menüpunkt " |
+ | Es erscheinen die Platzhalter der aktuell im Leute-Modul angezeigten Spalten. Falls Sie also eine bestimmte Spalte benötigen, können Sie vorgängig im Leute-Modul alle benötigten einblenden, damit die Platzhalter hier erscheinen.\\ | ||
Bei den Platzhaltern finden Sie solche, die mit " | Bei den Platzhaltern finden Sie solche, die mit " | ||
+ | |||
+ | ==== E-Mails versenden ==== | ||
+ | Prinzipiell gibt es in kOOL zwei Varianten, um E-Mails zu versenden: Mit der E-Mail Aktion im Leute-Modul oder über [[module: | ||
+ | |||
+ | Der Versand über die E-Mail-Aktion kommt vor allem in zwei Fällen zum Zug: Für Serien E-Mails und bei Standard E-Mails, für die Sie vorgefertigte Textbausteine verwenden möchten. Für Serien E-Mails stehen beim Schreiben Platzhalter zur Verfügung, die für jeden Empfänger entsprechend ausgefüllt werden. | ||
+ | === E-Mail Textbausteine === | ||
+ | Neben dem Textfeld können Sie einen Textbaustein an der aktuellen Cursorposition einfügen. Diese Textbausteine können Sie mit dem Button "Neuer Textbaustein" | ||
===== Haushalte / Familien ===== | ===== Haushalte / Familien ===== | ||
Jede Person wird als einzelne Adresse erfasst. Dies ist auch nötig, z.B. nur schon für die Erfassung des Geburtsdatums. Aber in vielen Fällen ist es wichtig zu wissen, wer in einer Familie oder in einem Haushalt zusammengehört. | Jede Person wird als einzelne Adresse erfasst. Dies ist auch nötig, z.B. nur schon für die Erfassung des Geburtsdatums. Aber in vielen Fällen ist es wichtig zu wissen, wer in einer Familie oder in einem Haushalt zusammengehört. | ||
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* Bearbeiten Sie die erste Person des Haushaltes, z.B. den Vater. Klicken Sie beim Haushalt auf " | * Bearbeiten Sie die erste Person des Haushaltes, z.B. den Vater. Klicken Sie beim Haushalt auf " | ||
* Bearbeiten Sie die Frau und suchen Sie im Feld ganz links oben " | * Bearbeiten Sie die Frau und suchen Sie im Feld ganz links oben " | ||
- | * Bearbeiten Sie nun noch die Kinder und weisen dort unter " | + | * Bearbeiten Sie nun noch die Kinder und weisen dort unter " |
Wenn Sie das bei einem frisch verheirateten Ehepaar machen, ist es wichtig, dass Sie die Person zuerst bearbeiten und damit den neuen Haushalt gründen, die an der neuen gemeinsamen Adresse wohnt. Denn alle weiteren Haushaltmitglieder werden nach der Zuweisung zum Haushalt die Adresse des Haushaltes übernehmen. | Wenn Sie das bei einem frisch verheirateten Ehepaar machen, ist es wichtig, dass Sie die Person zuerst bearbeiten und damit den neuen Haushalt gründen, die an der neuen gemeinsamen Adresse wohnt. Denn alle weiteren Haushaltmitglieder werden nach der Zuweisung zum Haushalt die Adresse des Haushaltes übernehmen. | ||
==== Exporte an Haushalte ==== | ==== Exporte an Haushalte ==== | ||
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Das Alter für diesen Filter können Sie in den globalen Einstellungen ändern, standardmässig ist es auf 18 gesetzt. | Das Alter für diesen Filter können Sie in den globalen Einstellungen ändern, standardmässig ist es auf 18 gesetzt. | ||
+ | ==== Zu löschende Adressen (Adressen archivieren) ==== | ||
+ | Unter diesem Menüpunkt "Zu löschende Adressen" | ||
+ | * **Archivieren**: | ||
+ | * **Löschen**: | ||
+ | * **PERMANENT Löschen**: Damit werden die Adressen komplett aus kOOL gelöscht, was sich nicht rückgängig machen lässt. Das ist identisch dazu, wenn Sie eine bereits gelöschte Adresse im kOOL definitiv löschen. | ||
+ | |||
+ | Damit eine Adresse als abgelaufen erscheint müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein: | ||
+ | * Sie darf keiner aktiven Gruppe zugewiesen sein. Zuweisungen zu Gruppen mit Stoppdatum älter als 10 Jahre dürfen bestehen, diese gelten als " | ||
+ | * Für die Adresse dürfen keine Absenzen erfasst sein und es darf kein Login zu dieser Adresse bestehen. | ||
+ | * Die Adresse darf bei keiner anderen Adresse als Kontakt zugewiesen sein | ||
+ | * Es dürfen keine Spenden, CRM-Einträge, | ||
+ | |||
+ | Das Limit von 10 Jahren können Sie in den globalen Einstellungen zum Leute-Modul anpassen. | ||
===== Statistiken ===== | ===== Statistiken ===== | ||
Unter dem Punkt " | Unter dem Punkt " | ||
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Vor allem auf mobilen Geräten ist der Zugriff über CardDAV ideal, weil dabei auf Ihrem Gerät eine Kopie der kOOL-Adressen gespeichert wird, wodurch diese auch verfügbar sind, wenn Sie offline sind. Für die Einrichtung benötigen Sie folgende Angaben: | Vor allem auf mobilen Geräten ist der Zugriff über CardDAV ideal, weil dabei auf Ihrem Gerät eine Kopie der kOOL-Adressen gespeichert wird, wodurch diese auch verfügbar sind, wenn Sie offline sind. Für die Einrichtung benötigen Sie folgende Angaben: | ||
* **Konto-Typ: | * **Konto-Typ: | ||
- | * **URL:** https:// | + | * **URL:** https:// |
* Benutzername und Passwort von kOOL | * Benutzername und Passwort von kOOL | ||
Dabei müssen Sie kool.domain.ch mit Ihrer URL für kOOL ersetzen. Normalerweise reicht es, nur die URL von kOOL einzugeben. Falls es damit nicht klappt, können Sie die volle Adresse wie oben beschrieben verwenden und dabei " | Dabei müssen Sie kool.domain.ch mit Ihrer URL für kOOL ersetzen. Normalerweise reicht es, nur die URL von kOOL einzugeben. Falls es damit nicht klappt, können Sie die volle Adresse wie oben beschrieben verwenden und dabei " | ||
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* iPhone / iPad: Ohne Zusatzsoftware | * iPhone / iPad: Ohne Zusatzsoftware | ||
* Apple OS X: Ab 10.7 ohne Zusatzsoftware | * Apple OS X: Ab 10.7 ohne Zusatzsoftware | ||
- | * Android: Mit [[http://dmfs.org/wiki/index.php?title=CardDAV-Sync|CardDAV-Sync-App]] aus dem Google PlayStore | + | * Android: Mit kostenpflichtiger App aus dem Google PlayStore, z.B. [[https://play.google.com/store/apps/ |
* Thunderbird: | * Thunderbird: | ||
* Outlook: Mit Zusatzsoftware [[https:// | * Outlook: Mit Zusatzsoftware [[https:// |