Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- module:adressen [30.08.2022 09:12]
Renzo Lauper [Spalten]
+++ module:adressen [19.03.2024 14:29] (aktuell)
Renzo Lauper [Erwachsene Kinder]
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 ==== Allgemeine Filter ====
-Im Panel-Element "Filter" können Sie nach allen erfassten Angaben suchen. Zuerst wählen Sie dazu den gewünschten Filter, z.B. "Adresse > PLZ", und geben nun weiter unten beim Eingabefeld "PLZ" die Postleitzahl ein, nach der Sie suchen wollen. Ein Klick auf "Neu anwenden" zeigt nur noch diese Adressen.
+{{ :module:leute_filter.png?direct|}}Im Panel-Element "Filter" können Sie nach allen erfassten Angaben suchen. Zuerst wählen Sie dazu den gewünschten Filter, z.B. "Adresse > PLZ", und geben nun weiter unten beim Eingabefeld "PLZ" die Postleitzahl ein, nach der Sie suchen wollen. Ein Klick auf "Neu anwenden" zeigt nur noch diese Adressen.
 Bei einigen Filtern können Sie mehrere Werte zur Filterung eingeben, z.B. bei "Status > Geburtsdatum". Wenn Sie bei "Tag" "1" und bei "Monat" "8" eingeben, erscheinen alle Personen, die am 1.8. Geburtstag haben. Alternativ können Sie das Feld "Tag" leer lassen, um alle Personen zu finden, die im August Geburtstag haben.
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 === Export-Format: ===
-  * Excel: Erstellt direkt eine Excel-Datei
+  * **Excel**: Erstellt direkt eine Excel-Datei
-  * Excel+: Zeigt erst einige Optionen, bevor eine Excel-Datei erstellt wird. Vor allem interessant bei Haushalt-/Familien-Exporten
+  * **Excel+**: Zeigt erst einige Optionen, bevor eine Excel-Datei erstellt wird. Vor allem interessant bei Haushalt-/Familien-Exporten
-  * E-Mail: In einem Formular kann direkt ein E-Mail verfasst und anschliessen verschickt werden. Für die exportierten Spalten stehen Platzhalter zur Verfügung um ein personalisiertes E-Mail zu verschicken. Alternativ können E-Mails als [[module:gruppen_e-mails|Gruppen E-Mails]] verschickt werden.
+  * **E-Mail**: In einem Formular kann direkt ein E-Mail verfasst und anschliessen verschickt werden. Für die exportierten Spalten stehen Platzhalter zur Verfügung um ein personalisiertes E-Mail zu verschicken. Alternativ können E-Mails als [[module:gruppen_e-mails|Gruppen E-Mails]] verschickt werden.
-  * Etiketten: Direkte Ausgabe als PDF-Datei, die auf Etikettenbögen ausgedruckt werden kann. Details dazu unter [[Etiketten erstellen|Etiketten]].
+  * **Etiketten**: Direkte Ausgabe als PDF-Datei, die auf Etikettenbögen ausgedruckt werden kann. [[#etiketten_erstellen|Mehr dazu]].
-  * Vorlagen: Wählen Sie eine der Druckvorlagen, die für die gewählten Adressen verwendet werden soll. Druckvorlagen können Sie selber als Word-Dateien hinterlegen oder melden Sie sich bei [[https://www.laupercomputing.ch|LAUPER COMPUTING]], falls Sie spezielle Exporte benötigen.
+  * **Vorlagen**: Wählen Sie eine der Druckvorlagen, die für die gewählten Adressen verwendet werden soll. Druckvorlagen können Sie selber als Word-Dateien hinterlegen oder melden Sie sich bei [[https://www.laupercomputing.ch|LAUPER COMPUTING]], falls Sie spezielle Exporte benötigen. [[#druckvorlagen|Mehr dazu]].
-  * SMS: An alle Adressen, die eine gültige Mobilenummer erfasst haben, kann ein SMS verschickt werden. Mehr zu Absendern und Berechtigungen unter [[#sms_versenden|SMS-Versand]]
+  * **SMS**: An alle Adressen, die eine gültige Mobilenummer erfasst haben, kann ein SMS verschickt werden. Mehr zu Absendern und Berechtigungen unter [[#sms_versenden|SMS-Versand]]
-  * Telegram: [[https://telegram.org/|Telegram]] ist eine mobile App, mit der Mitteilungen kostenlos verschickt werden können - ähnlich wie WhatsApp. Aus kOOL können Sie Telegram-Mitteilungen verschicken sofern dies bei Ihnen aktiviert ist. Ein gemischter Versand von Telegram- und SMS-Mitteilungen ist ebenfalls möglich. Mehr dazu weiter [[#telegram_versenden|unten]].
+  * **Telegram**: [[https://telegram.org/|Telegram]] ist eine mobile App, mit der Mitteilungen kostenlos verschickt werden können - ähnlich wie WhatsApp. Aus kOOL können Sie Telegram-Mitteilungen verschicken sofern dies bei Ihnen aktiviert ist. Ein gemischter Versand von Telegram- und SMS-Mitteilungen ist ebenfalls möglich. [[#telegram_versenden|Mehr dazu]].
-  * Threema: [[https://www.threema.ch|Threema]] ist ein mobile Messenger-Dienst ähnlich wie WhatsApp, der den Hauptfokus auf Sicherheit und Datenschutz legt. Aus kOOL können Mitteilungen an Threema-Empfänger verschickt werden. Mehr dazu weiter unten.
+  * **Threema**: [[https://www.threema.ch|Threema]] ist ein mobile Messenger-Dienst ähnlich wie WhatsApp, der den Hauptfokus auf Sicherheit und Datenschutz legt. Aus kOOL können Mitteilungen an Threema-Empfänger verschickt werden. [[#threema|Mehr dazu]].
-  * vCard: Eine vCard kann einmalig in eine andere Adresssoftware wie z.B. Outlook importiert werden. Danach werden die Adressen nicht automatisch aktualisiert, da nur eine Kopie gespeichert wird. Mehr über den Online-Adresszugriff unter #...
+  * **vCard**: Eine vCard kann einmalig in eine andere Adresssoftware wie z.B. Outlook importiert werden. Danach werden die Adressen nicht automatisch aktualisiert, da nur eine Kopie gespeichert wird. Mehr über den Online-Adresszugriff unter #...
-  * CSV: CSV steht für "Comma separated value", als kommagetrennte Werte. Diese Dateien können in Excel geöffnet werden und sind vor allem dann praktisch, wenn Sie sehr viele Adressen exportieren möchten.
+  * **CSV**: CSV steht für "Comma separated value", als kommagetrennte Werte. Diese Dateien können in Excel geöffnet werden und sind vor allem dann praktisch, wenn Sie sehr viele Adressen exportieren möchten.
-  * PDF-Datei: Eine fertig formatierte PDF-Datei Ihrer Adressen. Die Layouts können im Admin-Modul definiert werden.
+  * **PDF-Datei**: Eine fertig formatierte PDF-Datei Ihrer Adressen. Die Layouts können im Admin-Modul definiert werden.
 ==== Etiketten erstellen ====
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 === Druckvorlagen erstellen ===
-Im Admin-Modul finden Sie den Menüpunkt "Druckvorlagen anzeigen", wo Sie alle aktuellen Druckvorlagen finden. Dort haben Sie auch die Möglichkeit eine neue zu erstellen und dafür eine Wordvorlage hochzuladen. Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen finden Sie die Liste aller verfügbaren Platzhalter, die Sie in der Worddatei verwenden können. Beim Erstellen eines Exportes werden diese Platzhalter mit den Daten der zu exportierenden Adresse gefüllt.\\
+Im Admin-Modul finden Sie den Menüpunkt "Druckvorlagen anzeigen", wo Sie alle aktuellen Druckvorlagen finden. Dort haben Sie auch die Möglichkeit eine neue zu erstellen und dafür eine Wordvorlage hochzuladen. Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen finden Sie die Liste der verfügbaren Platzhalter, die Sie in der Worddatei verwenden können.  Beim Erstellen eines Exportes werden diese Platzhalter mit den Daten der zu exportierenden Adresse gefüllt.\\
+Es erscheinen die Platzhalter der aktuell im Leute-Modul angezeigten Spalten. Falls Sie also eine bestimmte Spalte benötigen, können Sie vorgängig im Leute-Modul alle benötigten einblenden, damit die Platzhalter hier erscheinen.\\
 Bei den Platzhaltern finden Sie solche, die mit "address_" und solche die mit "user_" beginnen. Die mit "address_" werden für die exportierte Adresse verwendet, die mit "user_" werden beim Export mit den Werten der aktuell eingeloggten Person befüllt. Letztere können Sie z.B. für Absenderangaben verwenden.
+==== E-Mails versenden ====
+Prinzipiell gibt es in kOOL zwei Varianten, um E-Mails zu versenden: Mit der E-Mail Aktion im Leute-Modul oder über [[module:gruppen_e-mails|Gruppen E-Mails]]. Normalerweise sind Gruppen E-Mails zu bevorzugen, denn damit schreiben Sie das E-Mail ganz normal mit Ihrem Mailprogramm (z.B. Outlook), haben somit Ihre Signatur drin und das Mail wird bei den gesendeten E-Mails gespeichert.
+Der Versand über die E-Mail-Aktion kommt vor allem in zwei Fällen zum Zug: Für Serien E-Mails und bei Standard E-Mails, für die Sie vorgefertigte Textbausteine verwenden möchten. Für Serien E-Mails stehen beim Schreiben Platzhalter zur Verfügung, die für jeden Empfänger entsprechend ausgefüllt werden.
+=== E-Mail Textbausteine ===
+Neben dem Textfeld können Sie einen Textbaustein an der aktuellen Cursorposition einfügen. Diese Textbausteine können Sie mit dem Button "Neuer Textbaustein" erweitern und bei jedem wählen, in welchen Modulen er verfügbar sein soll und ob er nur Ihrem oder allen Logins zur Verfügung steht.
 ===== Haushalte / Familien =====
 Jede Person wird als einzelne Adresse erfasst. Dies ist auch nötig, z.B. nur schon für die Erfassung des Geburtsdatums. Aber in vielen Fällen ist es wichtig zu wissen, wer in einer Familie oder in einem Haushalt zusammengehört.
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   * Bearbeiten Sie die erste Person des Haushaltes, z.B. den Vater. Klicken Sie beim Haushalt auf "Neuer" und definieren Sie die Haushaltrolle "Mann"
   * Bearbeiten Sie die Frau und suchen Sie im Feld ganz links oben "Ehepartner" den Mann und wählen diesen aus der Liste aus. Sobald dies passiert ist, erscheint rechts ein Vorschlag, um diese Adresse dem Haushalt des Mannes zuzuweisen. Klicken Sie dies an, wodurch die Frau dem Haushalt des Mannes zugewiesen wird.
-  * Bearbeiten Sie nun noch die Kinder und weisen dort unter "Vater" und "Mutter" jeweils die Eltern zu. Beim ersten Mal erscheint wiederum der Vorschlag, das Kinde dem Haushalt des Vaters resp. der Mutter zuzuweisen, den sie wieder anklicken.
+  * Bearbeiten Sie nun noch die Kinder und weisen dort unter "Vater" und "Mutter" jeweils die Eltern zu. Beim ersten Mal erscheint wiederum der Vorschlag, das Kind dem Haushalt des Vaters resp. der Mutter zuzuweisen, den sie wieder anklicken.
 Wenn Sie das bei einem frisch verheirateten Ehepaar machen, ist es wichtig, dass Sie die Person zuerst bearbeiten und damit den neuen Haushalt gründen, die an der neuen gemeinsamen Adresse wohnt. Denn alle weiteren Haushaltmitglieder werden nach der Zuweisung zum Haushalt die Adresse des Haushaltes übernehmen.
 ==== Exporte an Haushalte ====
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 Das Alter für diesen Filter können Sie in den globalen Einstellungen ändern, standardmässig ist es auf 18 gesetzt.
+==== Zu löschende Adressen (Adressen archivieren) ====
+Unter diesem Menüpunkt "Zu löschende Adressen" finden Sie eine Liste von abgelaufenen Adressen. Das sind solche, mit denen in den vergangenen 10 Jahren nicht mehr passierte - aus technischer Sicht also kein Kontakt mehr bestand. Solche Adressen (falls vorhanden) werden hier aufgelistet und können entweder archiviert, gelöscht oder permanent gelöscht werden:
+  * **Archivieren**: Diese Adressen werden ausgeblendet, ähnlich wie beim Verstecken. Allerdings können diese archivierten Adressen nur noch von Admins betrachtet werden und bei Bedarf wieder reaktiviert werden. Dazu steht Ihnen in der Liste der Adressen rechts oben das Schloss-Icon zur Verfügung (gleich neben dem Abfalleimer-Icon für die gelöschten Adressen).
+  * **Löschen**: Sie können diese abgelaufenen Adressen löschen. Dadurch landen sie bei den anderen gelöschten Adressen und können ab dann nicht mehr von normal gelöschten Adressen unterschieden werden.
+  * **PERMANENT Löschen**: Damit werden die Adressen komplett aus kOOL gelöscht, was sich nicht rückgängig machen lässt. Das ist identisch dazu, wenn Sie eine bereits gelöschte Adresse im kOOL definitiv löschen.
+Damit eine Adresse als abgelaufen erscheint müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:
+  * Sie darf keiner aktiven Gruppe zugewiesen sein. Zuweisungen zu Gruppen mit Stoppdatum älter als 10 Jahre dürfen bestehen, diese gelten als "abgelaufen".
+  * Für die Adresse dürfen keine Absenzen erfasst sein und es darf kein Login zu dieser Adresse bestehen.
+  * Die Adresse darf bei keiner anderen Adresse als Kontakt zugewiesen sein
+  * Es dürfen keine Spenden, CRM-Einträge, Dienstplan-Einträge, Präsenzlisten-Einträge, Gruppen E-Mails, Rechnungen oder Reservationen neuer als 10 Jahre für diese Adresse bestehen.
+Das Limit von 10 Jahren können Sie in den globalen Einstellungen zum Leute-Modul anpassen.
 ===== Statistiken =====
 Unter dem Punkt "Statistiken" finden Sie einige Statistiken rund um die Adressen in kOOL.\\