Unterschiede

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--- module:termine [29.11.2019 08:14]
Renzo Lauper [Termingruppen]
+++ module:termine [13.07.2021 15:53]
Renzo Lauper [Erinnerungen]
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 ===== Termingruppen =====
-Jeder Termin in kOOL gehört zu genau einer Termingruppe. Eine Termingruppe ist die Kategorie, also die Art des Termins. Beispiele für Termingruppen sind "Gottesdienst", "Fiire mit de Cliine", "Deutsch-Kurs" oder "Senioren-Nachmittag".
+{{ :module:eg_cal.png?nolink|}}Jeder Termin in kOOL gehört zu genau einer Termingruppe. Eine Termingruppe ist die Kategorie, also die Art des Termins. Beispiele für Termingruppen sind "Gottesdienst", "Fiire mit de Cliine", "Deutsch-Kurs" oder "Senioren-Nachmittag".
 Termingruppen dienen zur Filterung der Anlässe und für die Vergabe von [[/module:termine#berechtigungen|Benutzerrechten]].
-{{ :module:eg_cal.png?nolink|}}Termingruppen können in sogenannten Kalendern zusammengefasst werden. Diese helfen, die Termingruppen besser zu organisieren. Kalender können z.B. für Standorte oder Arbeitsbereiche verwendet werden. Im Beispiel rechts sind die Gottesdienste und die Anlässe der Jugend jeweils zusammengefasst.
+Termingruppen können in sogenannten Kalendern zusammengefasst werden. Diese helfen, die Termingruppen besser zu organisieren. Kalender können z.B. für Standorte oder Arbeitsbereiche verwendet werden. Im Beispiel rechts sind die Gottesdienste und die Anlässe der Jugend jeweils zusammengefasst.
 Jede Termingruppe kann einem Kalender zugewiesen werden, es ist aber auch möglich, Termingruppen ohne Kalender zu haben. [[module:termine#kalender|Mehr dazu weiter unten]].
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 ===== Exporte =====
+==== PDF-Exporte ====
 {{ :module:terminspalten.png?200&nolink|}}Sämtliche Kalender-Ansichten können direkt als PDF exportiert werden, dazu finden Sie jeweils links unterhalb der Kalenderansicht einen PDF-Link. Dabei werden immer nur die Termine exportiert, die aktuell sichtbar sind, siehe Termingruppen-Filter links im Panel.
 Im Panel finden Sie zusätzlich den Bereich "Export", in dem weitere Exportformate zur Verfügung stehen, z.B. der Jahres- und der Semester-Export.
 Über die Vorlagen können Sie spezielle Exportvorlagen vorbereiten. Damit ist es z.B. möglich, ein Schuljahr auf einer Seite zu exportieren, indem ein Jahr von August bis Juli definiert wird, oder Wochenexporte von Samstag bis Samstag durchzuführen, usw.
+==== Excel-Exporte ====
 Aus der Liste der Termine ist es zusätzlich möglich, die Termine als Excel-Datei zu exportieren. Dabei werden nur die angezeigten Spalten pro Termin exportiert, allenfalls müssen vorgängig also noch die benötigten Spalten eingeblendet werden. Dies können Sie über das Spalten-Icon rechts oberhalb der Liste der Termine machen. Falls Sie öfter die selben Angaben als Export benötigen, können Sie die gewählten Spalten als Vorlage speichern und vor dem Export dann diese Spaltenvorlage auswählen.
+==== Export eines einzelnen Termines ====
+In der Liste der Termine finden Sie bei jedem Termin ein +-Icon, welches einen PDF-Link öffnet. Dieser erstellt eine PDF-Datei für diesen Anlass mit allen Termin-Angaben, Dienstplan-Einteilungen und allenfalls dem Ablauf des Anlasses. Weiter haben Sie die Möglichkeit, einen freien Text für oben und unten im Export zu erfassen. Diese Texte werden für Ihr Login gespeichert und beim nächsten Export wieder vorausgefüllt. Der selbe Export ist auch aus dem Dienstplan-Modul möglich. Dort finden Sie bei jedem Anlass in der Erfassen-Ansicht einen PDF-Button, der den selben Ablaufplan erstellt.
+Damit erhalten Sie eine Übersicht aller Infos zu diesem Anlass.
+==== Weitere Exporte ====
 Die Grundidee von kOOL ist es, alle Angaben nur einmal erfassen zu müssen, um sie dann flexibel verwenden zu können. Benötigen Sie Daten aus dem kOOL in einer anderen Form als standardmässig vorgesehen, können speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Exporte mittels Plugin ins kOOL eingebaut werden. Damit sind z.B. Exporte möglich, die direkt für ein Zeitungsinserat verwendet werden können. Wenden Sie sich an [[http://www.laupercomputing.ch|LAUPER COMPUTING]] für Details.
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   * Kirchenjahr: https://www.pfarrverein.ch/perikopen/
   * Kirchenjahr Bayern: https://www.kirchenjahr-evangelisch.de/ical-kalender-download.php
+===== Reservationen zu Terminen =====
+Sehr häufig wird ein Termin in Ihren Räumen stattfinden und somit Reservationen auslösen. Deshalb ist es möglich, dass Sie zu einem Termin gleich eines oder mehrere Reservationsobjekt reservieren können.\\
+Dazu wählen Sie ganz unten im Formular unter "Für diesen Termin folgende Reservationen ausführen" einzeln die gewünschten Reservationsobjekte aus. Für jedes Reservationsobjekt können Sie nun die Start- und Endzeit separat erfassen sowie definieren, ob die Reservation einen oder mehrere Tage vor oder nach dem Termin beginnen resp. enden soll.
+Solche Reservationen zu Terminen erscheinen als eigene Reservationen im Kalender der Reservationen, sind aber mit dem Termin verbunden. D.h. Sie können den Termin im Kalender verschieben oder löschen, dann werden auch die Reservationen mitverschoben oder gelöscht. Ein Verschieben eines solchen Termines geht natürlich nur, falls die Räume am neuen Zeitpunkt noch verfügbar sind.\\
+Änderungen an solchen Reservationen können Sie entweder im Reservations-Modul vornehmen, oder meist einfacher über die Bearbeitung des Termines.
+Falls ein Termin immer etwa die selben Räume benötigt, lohnt es sich, auf der entsprechenden Termingruppe die nötigen Reservationsobjekte und allenfals -zeiten zu erfassen. Beim Erstellen eines neuen Termines zu dieser Termingruppe werden diese Objekte dann bereits vorausgewählt. Änderungen daran sind für einzelne Termine dann immer noch möglich.
+==== Termin- und Reservationsangaben gegenseitig anzeigen ====
+{{ :module:terminspalten.png?nolink&150|}}Im Reservations-Modul können Sie die Angaben des Termine einblenden, zu dem diese Reservation gehört. Einerseits ist dies in der Liste der Reservationen möglich, indem Sie pro Terminangabe eine eigene Spalte einblenden können, andererseits können Sie im Kalender im Tooltip diese Angaben auch einblenden. Die Spalten blenden Sie wie gewohnt mit dem "Spalten"-Button rechts oberhalb der Liste ein, welche Angaben im Tooltip im Kalender erscheinen sollen, definieren Sie in den Einstellungen zum Reservations-Modul mit der Option "Termine-Tooltip: diese Felder anzeigen".
+Im Termine-Modul können Sie die zu einem Termin gehörenden Reservationen im Kalender-Tooltip oder in der Liste der Termine anzeigen. Dies erfolgt analog zum oben beschriebenen Vorgehen für die Reservationen über die "Spalten"-Auswahl resp. die Benutzer-Einstellung, diesmal in den Einstellungen zum Termine-Modul.
 ===== Absenzen / Ferien =====
 Wenn Sie Ihre MitarbeiterInnen (freiwillige und angestellte) ihre Absenzen in kOOL erfassen lassen, kann dies die Übersicht erhöhen und die Planung erleichtern, vor allem für die Dienstplanung.
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 Weiter muss dem Login Zugriff auf die Absenzen gewährt werden. In den Berechtigungen zum Termine-Modul können Sie unter "Absenzen verwalten" eine der folgenden 4 Optionen wählen:
   * **Kein Zugriff**: Damit kann dieses Login gar keine Absenzen erfassen
-  * **Nur eigene Absenzen**: Nur die eigenen Absenzen können verwaltet werden. Das ist die typische Einstellung für Mitarbeitende.
+  * **Nur eigene Absenzen erfassen**: Nur die eigenen Absenzen können verwaltet werden. Das ist die typische Einstellung für Mitarbeitende.
-  * **Alle sehen**: Neben dem Erfassen der eigenen Absenzen können auch die Absenzen alle anderen Benutzer gesehen aber nicht bearbeitet werden.
+  * **Eigene erfassen und alle sehen**: Neben dem Erfassen der eigenen Absenzen können auch die Absenzen alle anderen Benutzer gesehen aber nicht bearbeitet werden.
   * **Alle bearbeiten**: Mit dieser Admineinstellung können alle Absenzen verwaltet werden.
 Damit erscheint nun im Termin-Modul ein neuer Menüpunkt "Absenzen". Dort erscheint eine Auflistung aller zukünftigen, erfassten Absenzen - je nach Berechtigung nur die eigenen oder alle. Mit dem Plus-Icon über der Liste können Sie eine neue Absenz erfassen. Normalerweise erscheinen nur die zukünftigen Absenzen, dies können Sie aber mit dem Zeitfilter links ändern.
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 ==== Darstellung in Kalender ====
 In der Kalenderansicht finden Sie links im Termingruppen-Filter eine neue Termingruppe "Absenzen". Diese können Sie wie jede andere Termingruppe ein- oder ausblenden, um die Absenzen im Kalender zu sehen. Bei einem Kalender-Export erscheinen diese ebenfalls, falls sie eingeblendet sind.\\
+Sie finden drei Möglichkeiten, die Absenzen einzublenden:
+  * Absenzen (alle): Damit sehen Sie die Absenzen aller Personen, auf die Sie Zugriff haben.
+  * Absenzen (nur eigene): Damit erscheinen nur Ihre eigenen Absenzen im Kalender.
+  * Absenzen (Filter): Damit können Sie selber Gruppen von Personen bilden, deren Absenzen Sie zusammen sehen möchten. Hier erscheinen alle Filtervorlagen aus dem Leute-Modul, die Sie mit Ihrem Login erstellt haben. So können Sie z.B. eine Filtervorlage nach einer Gruppe speichern, dann sehen Sie hiermit nur die Absenzen dieser Gruppenmitglieder.
 In der Liste der Termine erscheinen die Absenzen nicht, stattdessen sollten Sie dazu die Auflistung unter "Absenzen" verwenden. Dort finden Sie auch die Möglichkeit eines Excel-Exportes.
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 ===== Erinnerungen =====
-{{ :module:erinnerungen.png?150&nolink|}}Möchten Sie zwei Tage vor einem Anlass ein Erinnerungs E-Mail erhalten, damit Sie die letzten Vorbereitungen nicht vergessen? Dafür sind die Erinnerungen im Termin-Modul gedacht. Diese können Sie nur verwalten, wenn auf Ihrem Login für das Terminmodul die Verwaltung der Erinnerungen aktiviert ist.\\
+{{ :module:erinnerungen.png?150&nolink|}}Möchten Sie zwei Tage vor einem Anlass ein Erinnerungs E-Mail erhalten, damit Sie die letzten Vorbereitungen nicht vergessen? Dafür sind die Erinnerungen im Termin-Modul gedacht. Diese können Sie nur verwalten, wenn auf Ihrem Login für das Terminmodul die Verwaltung der Erinnerungen aktiviert ist.
-Eine Erinnerung gilt immer für die Termine einer Termingruppe und mit der Deadline können Sie definieren, wann die Erinnerung verschickt werden soll. Dabei sind Zeitpunkte vor oder auch nach dem entsprechenden Anlass möglich. Die Empfänger der Erinnerung können Sie auf drei Arten definieren, die sich auch kombinieren lassen: Einzelne Personen, eine ganze Gruppe oder einzelne E-Mail Adressen. Zuletzt können Sie noch den Erinnerungstext erfassen, der jeweils verschickt werden soll. Im Text können Sie Platzhalter einfügen, die mit den Angaben des Empfängers oder des Termins ersetzt werden. Ein Beispiel finden Sie im Hilfetext zum Nachrichten-Text.
+==== Termine ====
+Als erstes müssen Sie wählen, für welche Termine Sie die Erinnerungen verschicken möchten. Dabei können Sie eine der folgenden Optionen wählen:
+  * Kalender: Wählen Sie einen ganzen Kalender, dann wird für jeden Termin aus einer Termingruppe aus diesem Kalender eine Erinnerung verschickt.
+  * Termingruppe: Mit einer einzelnen Termingruppe werden nur Erinnerungen für Termine aus dieser Termingruppe verschickt, also z.B. für jeden erfassten Gottesdienst (aus der Termingruppe "Gottesdienste")
+  * Stichwort: Mit einem einzelnen Stichwort können Sie für alle Termine eine Erinnerung verschicken lassen, die dieses Stichwort zugewiesen haben - über alle Termingruppen hinweg.
+  * Vorlage: Erstellen Sie im Termingruppen-Filter eine Filtervorlage mit den gewünschten Terminen und wählen Sie diese hier aus, dann wird diese Erinnerung für alle diese Termine verschickt werden.
+Sie können mehrere Erinnerungen erstellen, die je andere Termine aus unterschiedlichen Termingruppen erinnern. Ebenfalls ist es aber möglich, für die selben Termine mehrere Erinnerungen zu erstellen, z.B. eine 3 Tage vor dem Anlass und eine 7 Tage nach dem Anlass.
+==== Deadline ====
+Wählen Sie die gewünschte Deadline. Diese gilt immer relativ zum entsprechenden Anlass. Falls es an einem Tag zwei Termine hat, für die Erinnerungen verschickt werden, kann es sein, dass gleichzeitig zwei Erinnerungen verschickt werden.
+==== Empfänger ====
+Die Empfänger der Erinnerung können Sie auf verschiedene Arten definieren, die sich auch kombinieren lassen:
+  * Leute: Wählen Sie hier Personen aus der Datenbank
+  * Gruppen: Wählen Sie eine oder mehrere Gruppen, die diese Erinnerung erhalten sollen
+  * E-Mail Adressen, kommagetrennt: Tragen Sie hier einzelne E-Mail Adressen ein. Dabei ist zu beachten, dass damit keine Platzhalter im Text verwendet werden können (siehe unten).
+  * Eingeteilte Mitarbeitende folgender Dienste: Wählen Sie hier Dienste aus dem Dienstplan-Modul aus. Alle Personen, die in einem dieser Dienste am Termin eingeteilt sind, für den eine Erinnerung verschickt wird, erhalten die Erinnerung. Damit können Sie alle Diensthabenden vor einem Anlass an deren Einsatz erinnern. Hier sind einige Platzhalter praktisch (siehe unten).
+Zuletzt können Sie noch den Erinnerungstext erfassen, der jeweils verschickt werden soll. Im Text können Sie Platzhalter einfügen, die mit den Angaben des Empfängers oder des Termins ersetzt werden. Ein einfaches Beispiel finden Sie im Hilfetext zum Nachrichten-Text. Hier eine umfangreichere Liste der möglichen Platzhalter:
+=== Angaben zum Termin ===
+  * ###e_startdatum###: Datum des Anlasses, z.B. 13.7.2021
+  * ###e_startzeit###: Startzeit des Anlasses, z.B. 11:00
+  * ###e_title###: Titel
+  * ###e_kommentar###: Beschreibung
+  * ###e_kommentar2###: Interne Bemerkungen
+  * ###e_rota_own###: Die Dienste, in denen der Empfänger an diesem Anlass eingeteilt ist.
+  * ###e_rota_all_teams###: Auflistung aller Dienste, die an diesem Anlass Einsatz haben inkl. den Einteilungen (Nur Namen)
+  * ###e_rota_all_teams_details###: Auflistung aller Dienste, die an diesem Anlass Einsatz haben inkl. den Einteilungen (Namen inkl. Telefon und E-Mail der Mitarbeitenden)
+=== Angaben zum Empfänger ===
+  * ###r__salutation###: Persönliche Anrede, z.B. Liebe
+  * ###r__salutation_format###: Förmliche Anrede, z.B. Sehr geehrte Frau
+  * ###r_vorname###: Vorname des Empfängers
+  * ###r_nachname###: Nachname des Empfängers
 ===== Info E-Mail bei Terminänderungen =====
 Über die Option "Info-E-Mail bei Terminänderungen senden an" beim Bearbeiten einer Termingruppe können Sie eine oder mehrere Gruppen auswählen, deren Empfänger automatisch ein Info-E-Mail erhalten, wenn ein Termin dieser Termingruppe hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird. Beim Erfassen oder Ändern des Termins erscheint bei solchen Termingruppen ein Schalter, mit dem diese Benachrichtigung im Einzelfall unterdrückt werden kann. Dies kann z.B. praktisch sein, wenn Sie lediglich einen Tippfehler korrigieren.\\
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 ===== Taxonomie-Stichworte =====
 Ein Termin gehört immer zu genau einer Termingruppe. Manchmal kann es aber praktisch sein, parallel dazu eine Kategorisierung der Termine zu erlauben, bei der ein Termin z.B. auch zu mehr als einer Kategorie gehört. Dafür bietet kOOL das Konzept der Taxonomie-Stichworte.
+Um die Stichworte zu verwenden, muss Ihr Login das Modul "Taxonomie" mit der nötigen Berechtigungsstufe haben. Ansonsten steht diese Funktionalität nicht zur Verfügung.
 ==== Neues Stichwort erstellen ====
 {{ :module:tags_create.png?nolink|}}Am einfachsten bearbeiten Sie einen Termin oder eine Termingruppe und tragen im Feld "Stichworte" das neue Stichwort als Text ein. Dadurch erscheint die Möglichkeit, dieses Stichwort neu zu erstellen.