Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- module:termine [04.06.2020 20:24]
Renzo Lauper [Termin- und Reservationsangaben gegenseitig anzeigen]
+++ module:termine [12.10.2022 08:18] (aktuell)
Renzo Lauper [Absenzen erfassen]
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 Wie in allen Listen in kOOL können Sie Werte [[/tipps_und_tricks#direktbearbeitung|direkt bearbeiten]] und über die Bleistifte unterhalb der einzelnen Spalten [[/tipps_und_tricks#mehrfachbearbeitung|Mehrfachbearbeitungen]] durchführen.
-Im Panel links finden Sie die Möglichkeit, Termine zeitlich zu filtern. Normalerweise gilt dieser Filter nur für Ihr aktuelles Login. Wenn Sie diesen Filter aber global speichern (nur als Admin verfügbar), gilt der Zeitfilter für die Nicht-Admin-Benutzer. D.h. solche Benutzer sehen in ihrem kOOL nur Termine im Zeitraum des global angewandten Zeitfilters. Das genaue Verhalten des globalen Zeitfilters kann pro Login definiert werden: z.B. kann dieser für einzelne Logins erzwungen oder ignoriert werden.
+Im Panel links finden Sie die Möglichkeit, Termine zeitlich zu filtern. Normalerweise ist hier ein Filter ab heute aktiviert, den Sie durch einen Klick auf "ab heute" wiederherstellen können.
 {{ :module:icon_cols.png?nolink|}}Rechts oberhalb der Liste finden Sie ein Spalten-Icon, mit dem Sie die anzuzeigenden Spalten pro Termin definieren können. Dort können Sie alle Termineangaben wie Titel, Beschreibung oder Veranstaltungsort als eigene Spalten einblenden.\\
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 Schliesslich können Sie auch Termingruppen als Spalten einblenden. Dadurch erscheinen pro Termin die Anlässe aus der gewählten Termingruppe, die am selben Tag wie der Termin stattfinden. Vor allem für Ferien und Feiertage kann dies praktisch sein, wenn diese in eigenen Termingruppen gepflegt werden, dann nämlich erscheint bei jedem Anlass der Feiertag, der an diesem Tag erfasst ist.
+==== Globaler Zeitfilter ====
+Der Zeitfilter gilt normalerweise nur für das aktuelle Login und bis zum nächsten Logout. Mit der Checkbox "Global anwenden" können Sie diesen Zeitfilter aber global definieren (nur als Admin verfügbar). Damit gilt der Zeitfilter für die Nicht-Admin-Benutzer, d.h. solche Benutzer sehen in ihrem kOOL nur Termine im Zeitraum des global angewandten Zeitfilters. Das genaue Verhalten des globalen Zeitfilters kann pro Login definiert werden: z.B. kann dieser für einzelne Logins erzwungen oder ignoriert werden.
+{{ :module:events_global_filter.png?nolink|}}Ist ein globaler Zeitfilter aktiv, erscheint oben rechts eine Warnung. Deaktivieren können Sie den Filter wieder in der Listenansicht links bei "Filter", indem Sie die Checkbox beim globalen Filter wieder deaktivieren.
 ===== Veranstaltungsorte =====
 {{ :module:veranstaltungsort.png?nolink|}}Für jeden Termin können Sie einen Veranstaltungsort erfassen. Falls ein Termin an einem neuen Ort stattfindet, müssen Sie diesen Veranstaltungsort erst mit dem +-Icon erstellen. Durch einen Klick auf "+" erscheint das Eingabeformular für den Veranstaltungsort. Normalerweise reicht es, hier den "Veranstaltungsort" einzutragen. Die weiteren Einstellungen werden primär dann benötigt, wenn die Termine auf Ihrer Website angezeigt werden.\\
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 {{ :module:login_assign_address.png?nolink|}}Eine Absenz wird immer einer Person aus kOOL zugewiesen. Deshalb muss einem Login zwingend eine Person aus der Datenbank zugewiesen sein, damit dieses Login seine eigenen Absenzen erfassen kann. Dazu können Sie das Login bearbeiten und unter "Person aus Datenbank zuweisen" die entsprechend Adresse suchen und auswählen.
-Weiter muss dem Login Zugriff auf die Absenzen gewährt werden. In den Berechtigungen zum Termine-Modul können Sie unter "Absenzen verwalten" eine der folgenden 4 Optionen wählen:
+Weiter muss dem Login Zugriff auf die Absenzen gewährt werden. In den Berechtigungen zum Termine-Modul können Sie unter "Absenzen verwalten" eine der folgenden Optionen wählen:
   * **Kein Zugriff**: Damit kann dieses Login gar keine Absenzen erfassen
+  * **Eigene sehen**: Der Benutzer sieht seine eigenen Absenzen, kann diese aber nicht selber erfassen.
   * **Nur eigene Absenzen erfassen**: Nur die eigenen Absenzen können verwaltet werden. Das ist die typische Einstellung für Mitarbeitende.
+  * **Alle sehen**: Der Benutzer sieht alle Absenzen kann aber keine eigenen oder andere erfassen.
   * **Eigene erfassen und alle sehen**: Neben dem Erfassen der eigenen Absenzen können auch die Absenzen alle anderen Benutzer gesehen aber nicht bearbeitet werden.
   * **Alle bearbeiten**: Mit dieser Admineinstellung können alle Absenzen verwaltet werden.
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 ===== Erinnerungen =====
-{{ :module:erinnerungen.png?150&nolink|}}Möchten Sie zwei Tage vor einem Anlass ein Erinnerungs E-Mail erhalten, damit Sie die letzten Vorbereitungen nicht vergessen? Dafür sind die Erinnerungen im Termin-Modul gedacht. Diese können Sie nur verwalten, wenn auf Ihrem Login für das Terminmodul die Verwaltung der Erinnerungen aktiviert ist.\\
+{{ :module:erinnerungen.png?150&nolink|}}Möchten Sie zwei Tage vor einem Anlass ein Erinnerungs E-Mail erhalten, damit Sie die letzten Vorbereitungen nicht vergessen? Dafür sind die Erinnerungen im Termin-Modul gedacht. Diese können Sie nur verwalten, wenn auf Ihrem Login für das Terminmodul die Verwaltung der Erinnerungen aktiviert ist.
-Eine Erinnerung gilt immer für die Termine einer Termingruppe und mit der Deadline können Sie definieren, wann die Erinnerung verschickt werden soll. Dabei sind Zeitpunkte vor oder auch nach dem entsprechenden Anlass möglich. Die Empfänger der Erinnerung können Sie auf drei Arten definieren, die sich auch kombinieren lassen: Einzelne Personen, eine ganze Gruppe oder einzelne E-Mail Adressen. Zuletzt können Sie noch den Erinnerungstext erfassen, der jeweils verschickt werden soll. Im Text können Sie Platzhalter einfügen, die mit den Angaben des Empfängers oder des Termins ersetzt werden. Ein Beispiel finden Sie im Hilfetext zum Nachrichten-Text.
+==== Termine ====
+Als erstes müssen Sie wählen, für welche Termine Sie die Erinnerungen verschicken möchten. Dabei können Sie eine der folgenden Optionen wählen:
+  * Kalender: Wählen Sie einen ganzen Kalender, dann wird für jeden Termin aus einer Termingruppe aus diesem Kalender eine Erinnerung verschickt.
+  * Termingruppe: Mit einer einzelnen Termingruppe werden nur Erinnerungen für Termine aus dieser Termingruppe verschickt, also z.B. für jeden erfassten Gottesdienst (aus der Termingruppe "Gottesdienste")
+  * Stichwort: Mit einem einzelnen Stichwort können Sie für alle Termine eine Erinnerung verschicken lassen, die dieses Stichwort zugewiesen haben - über alle Termingruppen hinweg.
+  * Vorlage: Erstellen Sie im Termingruppen-Filter eine Filtervorlage mit den gewünschten Terminen und wählen Sie diese hier aus, dann wird diese Erinnerung für alle diese Termine verschickt werden.
+Sie können mehrere Erinnerungen erstellen, die je andere Termine aus unterschiedlichen Termingruppen erinnern. Ebenfalls ist es aber möglich, für die selben Termine mehrere Erinnerungen zu erstellen, z.B. eine 3 Tage vor dem Anlass und eine 7 Tage nach dem Anlass.
+==== Deadline ====
+Wählen Sie die gewünschte Deadline. Diese gilt immer relativ zum entsprechenden Anlass. Falls es an einem Tag zwei Termine hat, für die Erinnerungen verschickt werden, kann es sein, dass gleichzeitig zwei Erinnerungen verschickt werden.
+==== Empfänger ====
+Die Empfänger der Erinnerung können Sie auf verschiedene Arten definieren, die sich auch kombinieren lassen:
+  * Leute: Wählen Sie hier Personen aus der Datenbank
+  * Gruppen: Wählen Sie eine oder mehrere Gruppen, die diese Erinnerung erhalten sollen
+  * E-Mail Adressen, kommagetrennt: Tragen Sie hier einzelne E-Mail Adressen ein. Dabei ist zu beachten, dass damit keine Platzhalter im Text verwendet werden können (siehe unten).
+  * Eingeteilte Mitarbeitende folgender Dienste: Wählen Sie hier Dienste aus dem Dienstplan-Modul aus. Alle Personen, die in einem dieser Dienste am Termin eingeteilt sind, für den eine Erinnerung verschickt wird, erhalten die Erinnerung. Damit können Sie alle Diensthabenden vor einem Anlass an deren Einsatz erinnern. Hier sind einige Platzhalter praktisch (siehe unten).
+Zuletzt können Sie noch den Erinnerungstext erfassen, der jeweils verschickt werden soll. Im Text können Sie Platzhalter einfügen, die mit den Angaben des Empfängers oder des Termins ersetzt werden. Ein einfaches Beispiel finden Sie im Hilfetext zum Nachrichten-Text. Hier eine umfangreichere Liste der möglichen Platzhalter:
+=== Angaben zum Termin ===
+  * ###e_startdatum###: Datum des Anlasses, z.B. 13.7.2021
+  * ###e_startzeit###: Startzeit des Anlasses, z.B. 11:00
+  * ###e_title###: Titel
+  * ###e_kommentar###: Beschreibung
+  * ###e_kommentar2###: Interne Bemerkungen
+  * ###e_rota_own###: Die Dienste, in denen der Empfänger an diesem Anlass eingeteilt ist.
+  * ###e_rota_all_teams###: Auflistung aller Dienste, die an diesem Anlass Einsatz haben inkl. den Einteilungen (Nur Namen)
+  * ###e_rota_all_teams_details###: Auflistung aller Dienste, die an diesem Anlass Einsatz haben inkl. den Einteilungen (Namen inkl. Telefon und E-Mail der Mitarbeitenden)
+=== Angaben zum Empfänger ===
+  * %%###r__salutation###%%: Persönliche Anrede, z.B. Liebe
+  * %%###r__salutation_format###%%: Förmliche Anrede, z.B. Sehr geehrte Frau
+  * ###r_vorname###: Vorname des Empfängers
+  * ###r_nachname###: Nachname des Empfängers
 ===== Info E-Mail bei Terminänderungen =====
 Über die Option "Info-E-Mail bei Terminänderungen senden an" beim Bearbeiten einer Termingruppe können Sie eine oder mehrere Gruppen auswählen, deren Empfänger automatisch ein Info-E-Mail erhalten, wenn ein Termin dieser Termingruppe hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird. Beim Erfassen oder Ändern des Termins erscheint bei solchen Termingruppen ein Schalter, mit dem diese Benachrichtigung im Einzelfall unterdrückt werden kann. Dies kann z.B. praktisch sein, wenn Sie lediglich einen Tippfehler korrigieren.\\
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 ===== Anmeldungen für Termine =====
-{{ :module:gs_gid.png?nolink|}}Falls mit dem [[typo3:anmeldungen|TYPO3-Plugin kOOL-Gruppenanmeldungen]] arbeiten, können Sie für einen Termin automatisch eine Anmeldegruppe erstellen lassen. Dazu klicken Sie auf den blauen Balken "Gruppen-Anmeldung" und aktivieren die Checkbox. Nach dem Speichern des Termines gelangen Sie direkt zur neuen Gruppe, um dort allenfalls noch Einstellungen anzupassen, wie z.B. die benötigten Gruppen-Datenfelder.\\
+Wenn sich die Besucher eines Anlasses vorgängig anmelden müssen, können Sie dies mit dem Formulare-Modul in kOOL oder dem [[typo3:anmeldungen|TYPO3-Plugin kOOL-Gruppenanmeldungen]] sehr elegant lösen. In der Agenda auf der Website erscheint bei jedem Termin mit aktivierter Anmeldung automatisch ein Anmelde-Button. Solche Anmeldungen werden automatisch in kOOL gespeichert und können dort als Gruppen verwaltet werden.
-Diese Checkbox pro Termin ist nur verfügbar, wenn Sie in den globalen Einstellungen zum Termine-Modul bei der Option "Gruppen für Anmeldungen als Untergruppe dieser Gruppe anlegen" eine Gruppe ausgewählt haben. Die Anmeldegruppe für einen Termin wird als Untergruppe dieser Gruppe angelegt. Dabei wird automatisch noch eine Zwischenebene mit dem Jahr angelegt.
+==== Einrichtung ====
+Damit dies funktioniert, müssen Sie eine Platzhaltergruppe "Anmeldungen" in kOOL erstellen. In den Globalen Einstellungen zum Termine-Modul müssen Sie diese Gruppe nun unter "Gruppen für Anmeldungen als Untergruppe dieser Gruppe anlegen" auswählen, damit kOOL weiss, wo die Anmeldegruppen gespeichert werden sollen.\\
+Falls Sie Ihre Termine in Kalendern getrennt haben, wollen Sie ev. die Option "Anmeldegruppen nach Kalendar gruppieren" aktivieren. Damit wird die Gruppenstruktur unterhalb der Obergruppe "Anmeldungen" in Untergruppen nach Kalendern unterteilt - was zu mehr Übersichtlichkeit führen kann.
+=== Einstellungen pro Termingruppe ===
+Obige globale Einstellung gilt für alle Termine sofern auf der entsprechenden Termingruppe nicht eine separate Obergruppe definiert ist. Dort können Sie eine andere Obergruppe definieren, die dann nur für die Termine dieser Termingruppe verwendet wird - Sie können natürlich die selbe Obergruppe bei mehreren Termingruppen hinterlegen, dann werden die Anmeldegruppen all dieser Termine in dieser Gruppenstruktur erstellt.\\
+Weiter können Sie zwischen **Kalender- und Schuljahren** wählen. Je nach dem werden die Jahresuntergruppen nach Kalenderjahr oder von August-Juli angelegt.\\
+Mit dem **Standard-Anmeldeschluss** können Sie für jede Gruppe einen automatischen Anmeldeschluss definieren. Wenn Sie dort "7" eintragen, ist der Anmeldeschluss eine Woche vor dem Start des Anlasses. Denken Sie daran, diesen Anmeldeschluss anzupassen falls Sie später das Startdatum des Termines ändern sollten.
+=== Mit einer TYPO3-Website ===
+Sie müssen eine eigene Seite erstellen, auf der Sie ein Plugin "kOOL Gruppen-Anmeldungen" einfügen. In den Plugin-Einstellungen wählen Sie keine Gruppe aus sondern konfigurieren nur alle anderen Optionen. Z.B. die Formular- und Pflichtfelder, die Moderation der Anmeldungen, den Dankestext und allfällige E-Mails, die nach der Anmeldung verschickt werden sollen.\\
+Die Gruppe lassen Sie leer, weil diese dann aus der Agenda übergeben wird. Denn für jeden Termin landet der Benutzer mit dem Anmelde-Button auf dieser einen Seite. Für welchen Termin, resp. welche Gruppe, er sich anmeldet, hängt vom Termin ab.
+=== Mit dem Formulare-Modul ===
+Erstellen Sie im kOOL Formulare-Modul ein Formular. Weisen Sie keine Anmeldegruppe zu, das Feld "Anmeldung für folgende Gruppe(n)" muss also leer bleiben. Richten Sie sonst aber alles so ein wie gewünscht, z.B. die Moderation, die Formularfelder und allfällige E-Mails, die nach der Anmeldung verschickt werden sollen.\\
+Die Anmeldegruppe bleibt leer, weil diese vom Termin abhängt, für den sich der Besucher anmelden will. Aus der Agenda gelangt der Benutzer immer auf dieses eine Formular, um sich für einen Termin anzumelden. Die entsprechende Gruppe ist bei jedem Termin anders, diese wird aber über vom Button beim Termin automatisch ans Formular übergeben.
+Nun müssen Sie in den globalen Einstellungen zum Termine-Modul unter "Formular, das für Terminanmeldungen verwendet wird" das oben erstellte Formular zuweisen, damit kOOL weiss, welches Formular für die Terminanmeldungen verwendet werden soll. (Hinweis: Es erscheinen nur die Formular ohne zugewiesene Anmeldegruppe.)
+==== Anmeldung pro Termin aktivieren ====
+Bearbeiten Sie einen Termin und finden Sie den blauen Balken "Gruppen-Anmeldung". Aktivieren Sie den Schalter "Gruppe erstellen für Anmeldungen" und speichern Sie den Termin. Damit wird sofort eine neue Gruppe erstellt, in der die Anmeldungen später gespeichert werden. Im kOOL gelangen Sie sofort zur Bearbeitung dieser Gruppe, damit Sie gleich alle nötigen Einstellungen vornehmen können. Z.B. die maximale Anzahl Teilnehmer, den Anmeldeschluss oder Gruppen-Datenfelder.\\
+Das ist alles. Ab sofort erscheint in der Agenda der Anmeldebutton bei diesem Termin und neue Anmeldungen werden in kOOL als Adressen gespeichert, die der entsprechenden Anmeldegruppe zugewiesen sind.
+==== Zusatzoptionen ====
+=== Separate Formulare pro Termingruppe ===
+Falls Sie pro Termingruppe ein separates Anmeldeformular benötigen, z.B. mit anderen Formular- oder Pflichtfeldern, oder mit anderen Einstellungen zum E-Mailversand, Moderation etc., können Sie pro Termingruppe in kOOL ein eigenes Formular definieren. Normalerweise wird immer das Hauptformular verwendet, das in TYPO3 oder im kOOL definiert ist. Falls für eine Termingruppe aber ein separates definiert ist, wird für Termine dieser Termingruppe dieses spezielle verwendet.
+Bearbeiten Sie eine Termingruppe, um eine der folgenden Einstellungen anzupassen:
+  * Für TYPO3: "Anmelde-URL (oder TYPO3 Seiten-ID)": Tragen Sie hier die Seiten-ID aus TYPO3 ein, auf der Anmeldeformular für diese Termingruppe liegt.
+  * Für kOOL-Formulare: "Formular für Anmeldungen": Wählen Sie hier das Formular für diese Termingruppe. (Hinweis: Es erscheinen nur die Formular ohne zugewiesene Anmeldegruppe.)
+=== Externes Anmeldeformular ===
+In gewissen Fällen soll für einen Termin ein ganz eigenes oder externes Anmeldeformular verwendet werden. Dazu finden Sie im Formular des Termines unter "Gruppen-Anmeldung" das Feld "Anmelde-URL (für externe Anmeldung)". Tragen Sie dort die URL zum Anmeldeformular ein, damit der Anmeldebutton in der Agenda auf diese URL verlinkt.
+=== Hinweis zur Moderation ===
+Wenn Sie eine fixe Platzbeschränkung haben, sollten Sie die Anmeldungen unmoderiert machen. Denn bei moderierter Anmeldung können solange Anmeldungen gemacht werden, bis Sie die letzte Anmeldung moderiert haben. Wenn also z.B. 49 Anmeldungen gespeichert sind für eine Gruppe mit maximal 50 Personen, können noch drei zu moderierende Anmeldungen eingehen. Sie können davon dann nur eine bewilligen, weil die Gruppe dann voll ist - erst ab dann erscheint auf der Website der Hinweis, dass die Gruppe voll ist.
+Deshalb müssen Sie die Moderation deaktivieren, wenn nach der 50. Anmeldung sofort Schluss sein soll. Ohne Moderation wird in kOOL sofort eine neue Adresse angelegt und der Anmeldegruppe zugewiesen. Damit ist auch sofort ein weiterer Platz besetzt. Dadurch entstehen potenziell doppelte Adressen, wenn sich eine Person anmeldet, die bereits in kOOL gespeichert war. Damit Sie diese später bereinigen können, wird für jede solche Anmeldung eine [[https://kool.help/module/adressen#adressbereinigungen|Adressbereinigung]] gespeichert. Mit diesen können Sie die neuen Adressen zu bestehenden zuweisen.\\
+Falls Sie die Adressen kurz nach dem Anlass nicht mehr benötigen, können Sie eine unmoderierte Anmeldung auch ohne Adressbereinigungen einstellen. Damit bleiben die Adressen als Dupletten in kOOL bestehen. Sobald Sie die Anmeldungen nicht mehr benötigen, können Sie nach allen Teilnehmern suchen und diese alle löschen, danach auch gleich die Anmeldegruppe löschen. Damit haben Sie alle potenziell doppelten Adressen wieder aus kOOL gelöscht.
+=== Checkin ===
+Mit der Checkin-Funktionalität des Präsenzliste-Moduls können Sie beim Eingang zum Anlass gleich alle Besucher prüfen, ob sie eine gültige Anmeldung haben. Dazu können Sie beim Bestätigungs E-Mail für eine Anmeldung gleich einen QR-Code mitschicken, den der Besucher am Eingang vorweisen muss. Mehr dazu finden Sie unter [[https://kool.help/module/praesenzlisten#checkin_mit_qr-code-scanner|Checkin zum Präsenzliste-Modul]].
 ===== Termin-Moderation =====