kOOL-Newsletter November 2018

kOOL wird ständig weiter entwickelt, deshalb möchte ich Sie hier regelmässig über neue Funktionen informieren.

Für Gruppen und Termine können Sie neu Stichworte vergeben. Dies ermöglicht eine freie Kategorisierung von Terminen und Gruppen. Termine können nach den Stichworten gefiltert werden und künftig wird es auch möglich sein, auf der Website nur die Termine zu einzelnen Stichworten anzuzeigen. Bei den Gruppen können einerseits die Gruppen nach Stichwort gefiltert werden, aber interessanter ist es, die Personen zu suchen, die bei einer Gruppe mit definiertem Stichwort dabei sind. Damit ist es möglich, einen Zusammenhang zwischen Gruppen herzustellen, die in der Gruppenstruktur an verschiedenen Stellen abgelegt sind.

Diese Stichworte sind über ein neues Modul „Taxonomie“ verfügbar. Damit Sie und Ihre Mitarbeitenden damit arbeiten können, müssen Sie erst die Logins bearbeiten, dieses Modul aktivieren und die nötige Rechtestufe vergeben.

Lesen Sie mehr zu den Taxonomie-Stichworten:
Termine: https://kool.help/module/termine#taxonomie-stichworte
Gruppen: https://kool.help/module/gruppen#taxonomie-stichworte

In praktisch allen Listen in kOOL können Sie auf eine hellblau hinterlegte Spaltenüberschrift klicken, um die Liste nach dieser Spalte zu sortieren oder zu filtern. In der Liste der Termine können Sie so z.B. auf die Spaltenüberschrift „Datum“ klicken, um nur die Anlässe zu zeigen, die an einem Sonntag stattfinden. Bisher war es aber nicht möglich, nach zwei Kriterien innerhalb der selben Spalte zu filtern, also z.B. nicht alle Termine anzuzeigen, die am Sonntag oder Samstag erscheinen. Neu geht das, indem Sie einfach ein zweites Kriterium auswählen.

Im Leute-Modul finden Sie links in der Navigation den neuen Punkt „Statistiken“. Dort sehen Sie einige grafische Darstellungen zu Ihren Adressdaten. Ganz zu oberst finden Sie neu eine Grafik, die den zeitlichen Verlauf zeigt. Neben der Anzahl aktiven Adressen und den Haushalten finden Sie auch für jede Ihrer eigenen und globalen Filtervorlagen die zeitliche Entwicklung. Falls Sie also für einige Kennzahlen sehen möchten, wie sich diese über die Zeit entwickeln, können Sie dafür Filtervorlagen im Leute-Modul anlegen.

In jedem Newsletter gebe ich einige Tipps, die die tägliche Arbeit mit kOOL erleichtern können.

In den globalen Einstellungen zu diesen zwei Modulen können Sie angeben, welche Felder für eine neue Reservation resp. einen neuen Termin zwingend ausgefüllt werden müssen. Dadurch können Sie fehlerhafte oder unvollständige Anfragen verhindern. Da es sich um globale Einstellungen handelt, können Sie diese nur als Administrator ändern, und sie gelten für alle kOOL-Logins. Bei den Reservationen ist es zusätzlich möglich, für den Gastbenutzer andere Felder als Pflichtfelder zu definieren als für eingeloggte Benutzer.

Wenn Sie regelmässig Jubilaren suchen möchten, also Personen, die in diesem Jahr einen runden Geburtstag feiern, kann der Jubilaren-Filter sehr praktisch sein. Sie können zwar auch einfach nach Jahrgang filtern, dann müssen Sie aber erstens selber rechnen und zweitens müssen Sie diesen Filter jedes Jahr anpassen. Mit dem Jubilarenfilter wählen Sie das Mindestalter, den Altersschritt und ob Sie das aktuelle oder das nächste Jahr als Stichjahr verwenden möchten. Sie können diesen Filter auch mehrfach anwenden: Um z.B. alle Jubilaren zu finden, die 70, 75, 80 oder 85 und zusätzlich alle ab 85 Jahren, dann wenden Sie erst einen Jubilarenfilter mit Mindestalter 70 und Schritt 5 an und zusätzlich einen Jubilarenfilter mit Mindestalter 85 und Schritt 1.

Normalerweise werden die Dienste im Dienstplan alphabetisch sortiert. Dies sowohl in der Erfassungsansicht im kOOL als auch in den verschiedenen Exporten. Diese Reihenfolge können Sie bei Bedarf manuell anpassen. Dazu müssen Sie als erstes in den globalen Einstellungen zum Dienstplan-Modul die Einstellung „Dienste manuell sortieren lassen“ aktivieren. Nun können Sie in der Liste der Dienste („Dienste anzeigen“) die einzelnen Zeilen mit der Maus nach oben und unten verschieben (Drag&Drop).

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