Anbindung an Newsletter-Systeme

Eine der Grundideen von kOOL ist es, alle Angaben nur einmal erfassen zu müssen. Deshalb ist es möglich, die Adressen aus kOOL auch als Newsletter-Empfänger zu verwenden.

Normalerweise verwenden Sie eine Gruppe aus kOOL als Empfängerliste. Dadurch können Sie den Benutzern erlauben, sich selber ein- und auszutragen. Sämtliche anderen erfassten Angaben zu dieser Adresse bleiben aber bestehen, z.B. auch wenn sich jemand von einem Newsletter abmeldet.

Manuelle Mutationen können Sie also jederzeit in kOOL vornehmen, indem Sie eine Adresse der Newsletter-Gruppe hinzufügen oder sie daraus entfernen.

Aktuell bietet kOOL Schnittstellen zu den Newsletter-Systemen Mailchimp, CleverReach und Newsletter2Go.

Als erstes müssen Sie im Newsletter-System eine neue Empfängerliste anlegen, die am besten leer ist. Danach können Sie in kOOL die entsprechende Gruppe bearbeiten und diese Empfängerliste des Newsletter-Systems zuweisen. Dadurch sind diese kOOL-Gruppe und die Empfängerliste aus dem Newsletter-System miteinander verbunden. Dadurch werden die Adressen regelmässig im Hintergrund abgeglichen.
Beim ersten Zuweisen der Empfängerliste werden alle Adresse in kOOL, die dieser Gruppe bereits zugewiesen sind, in die Empfängerliste des Newsletter-Systems exportiert. Sie können dies also gut für eine bestehende kOOL-Gruppe machen.

Je nach Newsletter-System ist der Abgleich leicht zeitverzögert, d.h. eine Änderung in kOOL erscheint ev. erst wenige Minuten später im Newsletter-System.

In kOOL können Sie bei einer Gruppe (A) eine verknüpfte Gruppe (B) definieren. Dadurch werden Adressen, die Sie der Gruppe A zuweisen automatisch der Gruppe B zugewiesen. Wenn Sie eine solche Adresse später aus der Gruppe A entfernen bleibt sie in der Gruppe B bestehen - und umgekehrt.

Oben erwähnte Newsletter-Systeme bieten ein Website-Plugin, mit dem Sie auf Ihrer Website ein An-/Abmeldeformular anzeigen können. Diese An-/Abmeldungen werden zuerst im Newsletter-System gespeichert, von dort aber automatisch in kOOL übertragen.
Bei einer Abmeldung wird die bestehende Adresse in kOOL aus der entsprechenden kOOL-Gruppe ausgetragen.
Bei einer Neuanmeldung wird in kOOL eine neue Adresse erstellt und der entsprechenden kOOL-Gruppe zugewiesen. Zusätzlich wird ein Adressbereinigungseintrag erstellt, den Sie im Leute-Modul unter „Leute > Adressbereinigungen“ finden. Dort haben Sie die Möglichkeit, diese neue Adresse einer bestehenden zuzuweisen, falls Sie diese Adresse bereits in kOOL erfasst hatten. Mehr dazu lesen Sie hier.

Mit den Gruppen-Anmeldungen und dem Anmeldungen-Modul im kOOL können Sie Ihren Benutzer ermöglichen, sich gleich für einen Newsletter anzumelden. Dazu wählen Sie normalerweise als Zusatzgruppe die Newslettergruppe aus, die im Formular als Checkbox erscheint. Wählt ein Besucher bei seiner Anmeldung diese Checkbox, wird er zusätzlich der Newsletter-Gruppe zugewiesen - resp. Sie moderieren seine Anmeldung in kOOL.