Einleitung

kOOL ist eine webbasierte Software, d.h. die Bedienung findet komplett in einem Webbrowser statt. Sie müssen auf Ihrem PC also keine Software oder App installieren, sondern benötigen lediglich einen Computer mit Internetanschluss und einen aktuellen Webbrowser wie Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari etc. Aktuell empfehlen wir, Google Chrome zu benutzen.

Grundidee Datenhaltung

kOOL wurde so konzipiert, dass jede Information nur einmal gespeichert werden muss. Eine Person oder ein Termin beispielsweise werden nur einmal erfasst, dann aber in verschiedenen Anwendungen verwendet. Die selbe Person kann per E-Mail, per SMS, mittels Serienbrief oder Etikettendruck angeschrieben, in einen Gottesdienstplan eingeteilt oder als Rechnungskontakt für eine Vermietung oder Kursanmeldung verwendet werden. Ebenso wird ein Termin mit allen Angaben erfasst und erscheint dann automatisch in der Agenda auf Ihrer Website, wird für die Jahresplanung exportiert, erscheint in der Dienstplanung oder löst die benötigte Raumreservation aus.

Module

kOOL ist in verschiedene Module unterteilt. Jedes dieser Module ist in sich geschlossen und selbständig, gleichzeitig aber - wo nötig und hilfreich - durch Schnittstellen mit den anderen Modulen verbunden. Jedem Benutzer können keine bis alle Module zugänglich gemacht werden, und für jedes Modul bestehen verschiedene Berechtigungsstufen, die ebenfalls pro Benutzer vergeben werden.

Auf der linken Seite der Graphik sehen Sie kOOL mit den einzelnen Modulen als Boxen. Rechts wird die Website dargestellt, zu der es einige Schnittstellen gibt, damit Daten aus kOOL auf der Website angezeigt und umgekehrt gewisse Daten aus der Website in kOOL gespeichert werden können.

Daneben gibt es Schnittstellen von kOOL zu anderer Software. So ist es z.B. möglich, die kOOL-Adressen über LDAP- und CardDAV-Schnittstellen in E-Mail Programmen wie Outlook oder Apple Mail zu verwenden. Ebenso ist es möglich, Termine und Reservationen aus kOOL in der eigenen Kalender-Applikation zu abonnieren, damit diese nicht doppelt erfasst werden müssen.

Da kOOL webbasiert ist, ist der Zugang prinzipiell von überall her möglich. Das hat den Vorteil, dass z.B. freiwillige Mitarbeiter von zu Hause aus auf die Daten zugreifen können und Informationen auch von unterwegs abrufbar sind. Damit ist aber essentiell, dass die Benutzerrechte sauber vergeben werden, damit nur berechtigte Personen Zugang haben. In kOOL kann für jedes einzelne Login detailliert definiert werden, welche Daten sichtbar und welche änderbar sind. Die einzelnen Module können pro Login aktiviert oder deaktiviert werden, ebenso ist es im Modul selber möglich, sehr fein einzustellen, wer was sehen und bearbeiten darf. Mehr dazu unter Benutzerverwaltung.

Nachdem Sie kOOL in Ihrem Webbrowser geöffnet haben, müssen Sie sich zuerst oben rechts mittels „Anmelden“ einloggen, um Zugang zu allen Informationen zu erhalten. Sobald Sie sich erfolgreich angemeldet haben, erscheint der Button in grün und zeigt Ihren Benutzernamen. Ein Klick darauf ermöglicht es Ihnen, sich abzumelden oder Ihr Passwort zu ändern.

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  • Zuletzt geändert: 16.11.2017 14:56
  • von Tina Lauper