Unterschiede

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--- module:dienstplan [31.10.2019 12:45]
Renzo Lauper [iCal-Abo]
+++ module:dienstplan [16.09.2022 08:01] (aktuell)
Renzo Lauper [Konsensus (Doodle-Umfrage)]
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 ===== Dienste =====
 Jede Art von Mitarbeit an einem Anlass wird als Dienst bezeichnet. Dienste sind z.B. Predigt, Worship, Kirchenkaffee, etc. Unter "Dienste anzeigen" können Sie alle bestehenden anzeigen und mit "Neuer Dienst" einen neuen erfassen.
-Die wichtigsten zwei Angaben neben dem Namen des Dienstes sind:
+Die wichtigsten Angaben neben dem Namen des Dienstes sind:
   * ** Dieser Dienst kommt in folgenden Termingruppen zum Einsatz**: Das Kirchenkaffee z.B. wird allenfalls nur nach dem Gottesdienst nicht aber nach einem Jugendanlass benötigt. Deshalb können Sie hier die Termingruppen auswählen, in denen dieser Dienst gebraucht wird.
+  * **Auf Termine mit diesen Stichworten beschränken**: Falls ein Dienst nur an Terminen Einsatz hat, bei denen ein Stichwort vergeben ist, können Sie neben den Termingruppen hier noch eines oder mehrere Stichworte auswählen. Dieser Dienst ist dann aktiv in Terminen aus den gewählten Termingruppen die zusätzlich eines der gewählten Stichworte haben.\\ Sie können auch nur Stichworte zuweisen ohne eine Termingruppe zu wählen, dann ist dieser Dienst in allen Terminen mit einem der gewählten Stichworte aktiv (unabhängig von der Termingruppe).
   * **Mitarbeiter aus folgenden Gruppen verwenden**: Wählen Sie hier eine oder mehrere Gruppen, in denen die Mitarbeiter für diesen Dienst sind. Für die Einteilung stehen dann diese Personen zur Auswahl.\\ Wenn Sie hier eine Gruppe auswählen, die selber Untergruppen hat, können Sie beim Einteilen eine ganze Gruppe auswählen. Dies kann praktisch sein, wenn Sie in einem Dienst mehrere Teams haben.
 ==== Sortierung der Dienste ====
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 ===== Amtstage =====
 {{ :module:amtstage_enter.png?nolink|}}Diensteinteilungen gelten normalerweise für einen einzelnen Anlass. Sie können den Typ eines Dienstes aber ändern von "Pro Anlass" zu "Amtstage". Bei einem solchen Dienst teilen Sie die Mitarbeitenden nicht mehr pro Anlass ein, sondern pro Wochentag. In der Einteilen-Ansicht erscheint deshalb die ganze Kalenderwoche. Pro MitarbeiterIn können Sie nun die Wochentage klicken, an denen die entsprechende Person Einsatz hat. Wenn Sie mit der Maus bei gedrückter Maustaste über die ganze Woche fahren, können Sie gleich die ganze Woche zuweisen.
-Bei einem normalen Dienstplan-Export wird die Person aus einem Amtstage-Dienst allen Terminen an diesem Datum zugewiesen. D.h. wenn Sie einen Dienstplan-Export mit eingeblendetem Amtstage-Dienst machen, erscheinen in diesem Dienst die Personen wie bei allen anderen Diensten auch.
 {{ :module:amtstage_absence.png?nolink|}}Beim Erfassen von Amtstagen werden die erfassten Absenzen der Mitarbeitenden berücksichtigt. Die Tage, an denen eine Absenz erfasst ist, erscheint dabei rot durchgestrichen. Eine Einteilung ist trotzdem möglich, aber in den meisten Fällen natürlich nicht gewünscht.
+==== Amtstage-Einsätze in Terminen ====
+Bei einem normalen Dienstplan-Export wird die Person aus einem Amtstage-Dienst allen Terminen an diesem Datum zugewiesen. D.h. wenn Sie einen Dienstplan-Export mit eingeblendetem Amtstage-Dienst machen, erscheinen in diesem Dienst die Personen wie bei allen anderen Diensten auch. Dies allerdings nur für die Termingruppen, für die der Amtstage-Dienst aktiviert ist gemäss der Einstellung "Dieser Dienst kommt in folgenden Termingruppen zum Einsatz" auf dem Dienst. Das ist ja bei den "normalen" Diensten auch der Fall.
+{{ :module:rota_amtstage_itemlist.png?nolink|}}In der Einteilen-Ansicht können Sie bei den Diensten die Amtstage-Dienste mit einer Checkbox einblenden. Mit "(Einteilen)" erscheint das Erfassungsformular mit den Wochentagen pro Kalenderwoche. Und mit "Anzeige" erscheint pro Termin die eingeteilte Person.
 ==== Amtstage im Terminkalender ====
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 {{ :module:consensus.png?direct&400|}}Der Konsensus erlaubt es einem Dienstleiter die Verfügbarkeit seiner Mitarbeiter zu erfragen und diese Angaben direkt in die Planung einfliessen zu lassen - ähnlich einer Doodle-Umfrage.\\
 Um die Umfrage zu starten wählen Sie in der Einteilen-Ansicht den gewünschten Zeitraum aus und starten den E-Mail Versand (Couvert-Icon ganz oben). Im E-Mail Text können Sie nun den Platzhalter "CONSENSUS_LINK" einfügen, der bei jedem Empfänger einen persönlichen Link enthält. Klickt der Empfänger auf diesen Link, erscheint eine Ansicht ähnlich einer Doodle-Umfrage, in der er für jeden Termin angeben kann, ob er dann Einsatz leisten kann oder nicht.\\
+Die Antwort für einen Termin kann komplett gelöscht werden, indem der Benutzer auf die markierte Antwort nochmals klickt und die Sicherheitsabfrage bestätigt.
 Die so erfassten Präferenzen erscheinen in der Einteilen-Ansicht mit entsprechenden Farbcodes. Die Einteilung kann dann direkt über einen Klick auf die aufgeführten Mitarbeiter erfolgen - idealerweise immer einen grün markierten.
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 ==== Kontinuierlicher Konsensus ====
-Normalerweise können Ihre Benutzer im Konsensus nur die Termine des vor dem Versand gewählten Zeitraumes eintragen. D.h. Sie wählen in der Einteilen-Ansicht den gewünschten Zeitraum und verschicken dann das E-Mail mit dem Konsensus-Link.\\
+Normalerweise können Ihre Benutzer im Konsensus nur die Termine des vor dem Versand gewählten Zeitraumes eintragen. D.h. Sie wählen in der Einteilen-Ansicht den gewünschten Zeitraum und verschicken dann das E-Mail mit dem Konsensus-Link.
-Es ist aber auch möglich, dass die Benutzer selber durch die Monate durchblättern können und ihre Präferenzen eintragen können. Dann müssen Sie den Link nicht immer wieder für einen neuen Zeitraum versenden, sondern ein einmal verschickter Link kann vom Benutzer immer wieder verwendet werden. Diesen fortlaufenden Konsensus können Sie in den globalen Einstellungen zum Dienstplan-Modul aktivieren: "Fortlaufenden Kalender im Konsensus aktivieren".
+{{ :module:consensus_continuous.png?nolink|}}Es ist aber auch möglich, dass die Benutzer selber durch die Monate durchblättern können und ihre Präferenzen eintragen können. Dann müssen Sie den Link nicht immer wieder für einen neuen Zeitraum versenden, sondern ein einmal verschickter Link kann vom Benutzer immer wieder verwendet werden. Diesen fortlaufenden Konsensus können Sie in den globalen Einstellungen zum Dienstplan-Modul aktivieren: "Fortlaufenden Kalender im Konsensus aktivieren".\\
+Mit der zusätzlichen Einstellung "Zeitspanne für fortlaufenden Kalender im Konsensus" können Sie definieren, welcher Zeitraum im fortlaufenden Konsensus auf einer Seite erscheint.
+Haben Sie den kontinuierlichen Konsensus aktiviert, erscheint bei jedem Dienstmitarbeiter auf der Startseite von kOOL ein Link zur Konsensusansicht (falls er in einem Dienst mitarbeitet, für den der Konsensus aktiviert ist). Sie können natürlich weiterhin den Konsensuslink über den Versand aus dem Dienstplan verwenden, die Mitarbeitenden können aber zusätzlich direkt über den Link auf der Starseite den Konsensus öffnen.
 ==== Statistiken ====
-{{ :module:rota_stats.png?nolink|}Mit der Benutzer-Einstellung [[#benutzer-einstellungen|"Beim Einteilen Einteilungsstatistik pro Helfer anzeigen"]] können Sie die vergangenen und/oder zukünftigen Einteilungen pro Mitarbeiter einblenden. Diese erscheint nur, wenn für den Dienst Konsensus aktiviert ist. Dazu können Sie rechts in der Liste aller Mitarbeitenden eines Dienstes über den entsprechenden Namen fahren.\\
+{{ :module:rota_stats.png?nolink|}}Mit der Benutzer-Einstellung [[#benutzer-einstellungen|"Beim Einteilen Einteilungsstatistik pro Helfer anzeigen"]] können Sie die vergangenen und/oder zukünftigen Einteilungen pro Mitarbeiter einblenden. Diese erscheint nur, wenn für den Dienst Konsensus aktiviert ist. Dazu können Sie rechts in der Liste aller Mitarbeitenden eines Dienstes über den entsprechenden Namen fahren.\\
 Die selben Statistiken sehen Sie auch im "Data"-Tab, wenn Sie die Adresse eines einzelnen Mitarbeitenden bearbeiten.
 ==== Kommentare der Mitarbeitenden ====
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 ==== Filterung ====
-Die Konsensus-Ansicht kann mit den Filtern oben rechts gefiltert werden. Einerseits ist es möglich, nur die Termine einer einzelnen Termingruppe anzuzeigen, und andererseits können die Termine nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Z.B. nur solche, bei denen ich selber noch nichts eingetragen habe, oder solche, bei denen noch niemand geantwortet hat.
+{{ :module:consensus_filter.png?nolink|}}Die Konsensus-Ansicht kann mit den Filtern oben rechts gefiltert werden. Einerseits ist es möglich, nur die Termine einer einzelnen Termingruppe anzuzeigen, und andererseits können die Termine nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Z.B. nur solche, bei denen ich selber noch nichts eingetragen habe, oder solche, bei denen noch niemand geantwortet hat.
 ===== Absenzen der Mitarbeiter erfassen =====
-Neben der Verfügbarkeit mit Konsensus können Sie Ihre Mitarbeitenden auch ihre Absenzen (Ferien, Weiterbildungen etc.) erfassen lassen. Damit wird die Dienstplanung noch weiter vereinfacht, weil Sie sofort sehen, wer wann verfügbar ist.\\
+Alle Mitarbeitenden können ihre Absenzen (Ferien, Weiterbildungen etc.) erfassen. Beim Einteilen erscheint diese Person grau und mit einem Hinweis-Icon, falls für dieses Datum eine Absenz eingetragen ist. Ebenfalls sind die Absenzen im Konsensus sichtbar, damit man selber dran denkt, wann man abwesend ist.
+Ihr Mitarbeitenden können die eigenen Absenzen ohne kOOL-Login in kOOL erfassen. Beim E-Mail Versand aus dem Dienstplan-Modul gibt es dafür den Platzhalter "ABSENCE_LINK". Dieser fügt im E-Mail einen persönlichen Link pro Empfänger ein, mit dem diese Person die eigenen Absenzen verwalten kann.
 Lesen Sie mehr zur Verwaltung der [[/module/termine#absenzenferien|Absenzen im Termine-Modul]].
 ===== Integration ins Termine-Module =====
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 {{ :module:icon_columns.png?nolink|}}In der Listen-Ansicht der Termine können Sie rechts oberhalb der Liste auf das Spalten-Icon klicken. Dort finden Sie ganz unten alle Dienste aufgeführt, welche Sie hier als einzelne Spalten einblenden können. Damit ist es einfach möglich, eine Terminübersicht inkl. den Diensthabenden zu erstellen und z.B. als Excel-Datei zu exportieren.
+==== Planung ====
+{{ :module:event_rota.png?nolink|}}Sie können einen einzelnen Termin bearbeiten und die ganze Dienstplanung für diesen einen Termin bearbeiten. Dazu können Sie mit einem Klick auf "Dienstplanung für diesen Termin" die Einteilung öffnen. Änderungen können Sie hier direkt vornehmen, die Handhabung ist dabei identisch zu Einteilung im Dienstplan-Modul.
 ===== Integration ins Leute-Module =====
 Mit dem Filter "Gruppen > Dienstplan-Einteilung" können die Personen angezeigt werden, die an einem bestimmten Anlass eingeteilt sind. Dabei kann auch nach Dienst eingeschränkt werden, resp. nach einer Liste von Diensten, indem eine Vorlage von Diensten gewählt wird. Diese Vorlagen können im Dienstplan-Modul gespeichert werden.
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   * **Konsensus Link auf Dienste beschränken, die vom Versender verwaltet werden:** Wenn jemand einen Konsensus-Link verschickt und der Empfänger in mehreren Diensten mitarbeitet, für die der Konsensus aktiviert ist, sieht dieser Mitarbeiter alle seine Dienste im Konsensus, auch wenn er das Mail nur von einem Leiter erhalten hat. Um dies zu unterbinden kann diese Option aktiviert werden.
   * **Darstellung der Eintragungen in Konsensus-Ansicht**: In der Konsensus-Ansicht können mit dieser Option bei jedem Termin die Anzahl Einträge für "Ja", "Vielleicht" und "Nein" angezeigt werden. Entweder nur als Zahl oder inkl. Namen oder auch gar nicht.
+  * **Fortlaufenden Kalender im Konsensus aktivieren**: Normalerweise zeigt der Konsensus dem Benutzer die Termine gemäss der Zeitdauer, die vor dem Versenden des Konsensus-Links aktiv war. Mit dieser Option können Sie den fortlaufenden Konsensus aktivieren, d.h. die Benutzer können selber durch die Monate blättern. Dadurch müssen Sie nicht regelmässig neue Konsensus-Links verschicken, sondern ein einmal verschickter kann immer wieder verwendet werden.
 ===== Tipps und Tricks =====
 Lesen Sie die [[/tipps_und_tricks#dienstplan-modul|Tipps und Tricks zum Dienstplan-Modul]], um nützliche Tipps für die Praxis zu erhalten.