Gruppen E-Mails

Das Gruppen E-Mail Modul bietet die Möglichkeit, E-Mails an Adressen aus kOOL zu senden. Die Idee ist, dass Sie die E-Mail Adressen Ihrer Adressen nicht parallel verwalten müssen, sondern die erfassten E-Mail Adressen aus kOOL verwenden können. Der Versand der E-Mails erfolgt gestaffelt, wodurch die Gruppen E-Mails an eine grosse Anzahl Empfänger problemlos verschickt werden können.

Sie schicken ein normales E-Mail aus Ihrem Mailprogramm (z.B. Outlook) an eine spezielle E-Mail Adresse aus kOOL. In kOOL wird zuerst überprüft, ob Sie genügend Rechte haben für den Versand. Falls alles OK ist, schickt Ihnen kOOL zur Sicherheit ein E-Mail, welches Sie beantworten müssen. Erst danach startet der eigentliche Versand und jeder Empfänger erhält ein persönliches Mail mit Ihrem Absender und seiner eigenen Adresse als Empfänger.

Der ganze Versand erfolgt gestaffelt, ca. 30 Mails alle 5 Minuten. Dadurch wird die Gefahr minimiert, dass diese Mails bei den Empfängern im Spamordner landen.

Der zweite Schritt mit dem Bestätitungs E-Mail ist nötig, damit das System nicht missbraucht werden kann. Da es sehr einfach ist, die Absender Adresse bei E-Mails zu fälschen, könnte jemand sehr einfach E-Mails an kOOL-Adressen verschicken, sobald er eine E-Mail Adresse eines kOOL-Logins mit Zugang zum Gruppen E-Mail Modul erraten kann. Weil aber das Bestätigungs-E-Mail nur vom richtigen Absender gelesen werden kann, macht dieser Schritt den ganzen Prozess sicher gegen solche Zugriffe auf die kOOL-Adressen.

Damit ein kOOL-Benutzer Gruppen E-Mails verschicken darf, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Lesezugriff auf die entsprechende Gruppe/Kleingruppe und deren Adressen
  • Zugriff auf das Gruppen E-Mail Modul
  • Eine gültige E-Mail Adresse, die seinem Login zugewiesen ist. Das ist einerseits die E-Mail Adresse auf der dem Login zugewiesenen Adresse und andererseits die Admin E-Mailadresse, die auf dem Login definiert werden kann. Beide E-Mail Adresse sind gültige Absender für dieses Login.

Spezielle Rechte für Gruppen

Bei den einzelnen Gruppen können die Berechtigungen für den Versand verfeinert werden. Wenn Sie die Gruppe selber bearbeiten finden Sie unter dem Abschnitt „Gruppen E-Mails“ alle Einstellungen für diese Gruppe.

Hier ist es möglich mit der Option „Dürfen Moderatoren / Logins E-Mails senden?“ die Eigenmoderation zu deaktivieren. D.h. E-Mails an diese Gruppe werden ohne Bestätigungs E-Mail sofort verschickt.

Weiter können Sie Gruppen-Mitgliedern oder sogar externen Adressen erlauben, Mails mit oder ohne Moderation an diese Gruppe zu senden. Bei Gruppen-Mitgliedern erfolgt der Check wiederum über die Absender-Adresse.

Normalerweise schicken Sie ein Gruppen E-Mail an alle Mitglieder einer Gruppe. Dafür finden Sie bei jeder Gruppe ein Papierflieger-Icon, welches ein direkter E-Mail Link für diese Gruppe ist. D.h. durch Klick auf dieses Icon öffnet sich Ihr normales E-Mail Programm (z.B. Outlook) mit der richtigen Empfänger-Adresse für diese Gruppe.
Um einen solchen Versand an eine Gruppe zu starten ist nichts weiter nötig, als dass eine Gruppe bestehen muss und dieser Gruppe alle Empfänger zugewiesen sein müssen.

E-Mail nur an eine Rolle

Falls eine Gruppe Rollen enthält, ist es möglich, das Gruppen E-Mail nur an die Personen zu senden, die einer bestimmten Rolle zugewiesen sind. Sobald Sie mit der Maus über das Papierflieger-Icon fahren, erscheinen in diesem Fall mehrere Links, um entweder der ganzen Gruppe ein E-Mail zu senden, oder eben nur einer einzelnen Rolle innerhalb dieser Gruppe.

E-Mail Alias

Falls Sie regelmässig E-Mails an die selbe Gruppe schicken wollen, können Sie der Gruppe eine eigene E-Mailadresse vergeben, ein sogenannten Alias. Wenn Sie die Gruppe bearbeiten, können Sie den vorderen Teil der E-Mail Adresse vor dem @ selber eingeben, also z.B. vorstand@kool.domain.tld.

Falls die gewünschten Adressaten nicht bereits einer Gruppe zugewiesen sind, können Sie diese trotzdem anschreiben. Meist empfiehlt es sich nicht, die Adresse extra für den E-Mail Versand einer eigenen Gruppe zuzuweisen, denn der Unterhalt dieser Gruppe muss danach gegeben sein, ansonsten veralten diese Gruppen mit der Zeit.

Empfänger: Filter-Vorlage aus dem Leute-Modul

Falls Sie eine gefilterte Liste von Adressen anschreiben möchten, die nicht alle in einer Gruppe gespeichert sind, können Sie den aktuellen Filter als Filtervorlage speichern. Denn für alle Filtervorlagen gibt es ebenfalls Gruppen E-Mail Adressen, die Sie im Bereich Filter im Panel des Leute-Moduls finden.

Empfänger: "Meine Liste"

Mit der Adresse ml@kool.domain.tld werden alle Adressen angeschrieben, die momentan in „Meine Liste“ gespeichert sind. Diesen Link finden Sie im Leute-Modul bei „Meine Liste“, sobald Sie Adressen in Meine Liste gespeichert haben. Hier ist wichtig, dass Sie die „Meine Liste“ nicht leeren bevor der Versand begonnen hat, was normalerweise wenige Minuten nach dem Verschicken des Bestätigungs E-Mails passiert. Denn es werden die Adressen als Empfänger verwendet, die zum Zeitpunkt der Bestätigung in Ihrer Meine Liste sind.

Empfänger: Kleingruppen-Mitglieder

Alle einer Kleingruppe zugewiesenen Adressen können über eine E-Mail Adresse nach dem Muster sgXXXX@kool.domain.tld addressiert werden, wobei XXXX für die vierstellige ID dieser Kleingruppe steht. Diese Adresse ist für jede Kleingruppe anders und kann in der Liste der Kleingruppen über das Papierflieger-Icon gefunden werden. Ebenfalls erscheint diese Adresse als E-Mail Link, wenn Sie die Kleingruppe bearbeiten. Auch hierfür können Sie ein E-Mail Alias definieren.

Unter Admin > Einstellungen finden Sie einen Abschnitt mit Einstellungen zu den Gruppen E-Mails:

  • Anzahl E-Mails, die aufs Mal verschickt werden: Je nach sendendem Mailserver kann dies angepsast werden, damit das Versandlimit nicht überschritten wird.
  • Maximale Anzahl Empfänger (0 für kein Limit): Falls hier ein Limit eingetragen ist, das bei einem Versand überschritten würde, erhält der Absender eine Fehlermeldung zurück. Dies kann als Schutz dienen, damit nicht aus Versehen zu viele E-Mails verschickt werden.
  • Versand nur über E-Mail Alias erlauben: Ist diese Option gesetzt, muss für eine Gruppe zwingend ein Alias definiert werden, bevor sie zum Versenden von Gruppen E-Mails verwendet werden kann.
  • Mehrfachversand an dieselbe E-Mailadresse erlauben: Normalerweise geht ein Gruppen E-Mail nur einmal an die selbe E-Mail Adresse, wenn zwei Adressen in der Gruppe die selbe E-Mailadresse hinterlegt haben. Mit dieser Option kann dies geändert werden, was sinnvoll sein kann, wenn man die Empfänger mit Platzhaltern persönlich anschreiben will.
  • Gruppen E-Mail: Sender-Adresse: Um zu verhindern, dass empfangene Gruppen E-Mails beim Empfänger im Spam landen, sollte hier eine E-Mail Adresse eingetragen werden, über die der Versand auch erfolgt.

Versand-Optionen pro Gruppe

Für eine einzelne Gruppe können Sie weitere Optionen wählen, die den Versand an die Mitglieder dieser Gruppe beeinflussen. Diese Einstellungen finden Sie, wenn Sie die entsprechende Gruppe bearbeiten:

  • Moderatoren: Wenn Sie den Versand der Gruppen-Mitglieder oder der externen Adressen nur moderiert zulassen, können Sie mit der Option „Moderatoren sind durch folgende Rolle definiert“ eine Rolle auswählen. Alle Personen, die der aktuellen Gruppe in der hier gewählten Rolle zugewiesen sind, sind Moderatoren. D.h. diese Personen erhalten das Bestätigungs-E-Mail, sobald ein Gruppenmitglied oder eine externe Person ein E-Mail an dieser Gruppe schickt.
  • Antwort senden an: Wenn ein Empfänger eines Gruppen E-Mails auf dieses antwortet, kann diese Antwort an verschiedene Empfänger gehen: Entweder die Antwort geht an den Absender, an die ganze Gruppe oder an die Adresse, die im ursprünglichen E-Mail als Antwort-Adresse definiert war.
  • Adressierung der einzelnen E-Mails: Wenn Sie ein E-Mail z.B. an gr000012@kool.domain.tld senden, sieht jeder Empfänger als Empfänger-Adresse seine eigene E-Mail Adresse, diese Gruppen E-Mail Adresse erscheint also nicht beim Empfänger. Oft ist das gewünscht, deshalb ist die Option „Persönlich an eigene E-Mail Adresse“ als Standard definiert. Wenn Sie aber z.B. ein Mail an den Vorstand (vorstand@kool.domain.tld) senden, möchten Sie ev., dass die Empfänger sehen, dass dieses Mail nicht nur an sie persönlich ging sondern eben an den ganzen Vorstand. Mit der Option „An Gruppen E-Mail Adresse“ passiert genau das. Ein weiterer Nebeneffekt davon ist, dass auch alle weiteren An- und CC-Empfänger bestehen bleiben. Bei der Standard-Option ist dies nicht der Fall, der Empfänger sieht wirklich nur seine eigene Adresse unter „An“.
  • E-Mail Präfix: Hier können Sie einen Text eintragen, der bei jedem E-Mail an diese Gruppe vor den Betreff gesetzt wird. Das kennt man vor allem von Mailinglisten, bei denen z.B. „[Liste XY]“ im Betreff erscheint. Dies ist z.B. für die Filterung im Mailprogramm ideal.

Im E-Mail Text können Platzhalter verwendet werden, die beim Versand an jeden Empfänger individuell ersetzt werden, wodurch persönliche E-Mails möglich werden. Die Platzhalter haben folgendes Muster: ###FELD###, wobei FELD dem entsprechenden Adressfeld entspricht. Einige wichtige Platzhalter:

  • ###_SALUTATION###: Persönliche Anrede, „Liebe“ oder „Lieber“
  • ###_SALUTATION_FORMAL###: Formelle Anrede, z.B. „Sehr geehrte Frau “
  • ###VORNAME###: Der Vorname des Empfängers
  • ###NACHNAME###: Der Nachname des Empfängers

Für komplexere Platzhalter empfiehlt es sich, den Versand nicht über Ihr E-Mail Programm zu machen, sondern die E-Mail Aktion im Leute-Modul zu verwenden, denn dort können die Platzhalter aus einer Auswahlliste ausgewählt werden. Dazu filtern Sie nach den gewünschten Empfängern, blenden im Leute-Modul die Spalten ein, die Sie im E-Mail verwenden möchten und wählen die Aktion „E-Mail“. Nun können Sie den E-Mailtext verfassen und die Platzhalter aus der Liste auswählen.

  • module/gruppen_e-mails.txt
  • Zuletzt geändert: 15.06.2018 09:18
  • von Renzo Lauper