Das Rechnungs-Modul

Das Rechnungs-Modul in kOOL bietet eine Debitorenverwaltung für zwei Hauptbereiche: Kursanmeldungen und Reservationen. Für beide Bereiche gibt es die Möglichkeit, automatisch Rechnungen erstellen zu lassen, aber natürlich ist es auch möglich, diese manuell anzupassen oder Rechnungen ganz manuell zu erfassen. Nach dem Ausstellen der Rechnung unterstützt Sie kOOL bei allfälligen Mahnungen oder beim Einlesen der Zahlungen.

Jede Position auf der Rechnung entspricht einem Artikel, wobei ein Artikel natürlich mehrfach verwendet werden kann. Typischerweise entspricht ein Artikel also einem materiellen Artikel, wie z.B. einem Buch. Andererseits können auch Seminargebühren, eine Übernachtung oder ein Essen ein Artikel sein.

Normalerweise definieren Sie den Preis in der gewählten Währung. Es ist aber auch möglich einen negativen Preis oder eine Prozentzahl als Preis einzutragen. Ein Prozent-Artikel reduziert alle Artikel, die vor diesem auf der Rechnung erscheinen um die angegebene Prozentzahl (falls der Prozentwert negativ ist, z.B. -10%). Für einen Zuschlag wie die MWST muss der Prozentwert positiv eingetragen werden, z.B. 7.7%). Die Reihenfolge der Artikel ist bei Prozent-Artikeln entscheidend, da der Prozent-Artikel auf die Positionen oberhalb angewandt wird.

Wenn diese Option bei einem Artikel gewählt ist, wird dieser Artikel automatisch der Rechnung hinzugefügt. Dies kann über folgende Einstellungen eingeschränkt werden:

• Start/Stopp: Wenn diese Felder leer sind, wird der Artikel immer hinzugefügt. Falls aber der Tag der Erstellung der Rechnung nicht in diesen Zeitraum zwischen Start und Stopp fällt, wird dieser Artikel nicht hinzugefügt. Damit sind zeitabhängige Preise wie z.B. EarlyBird-Preise möglich.
• Bedingung: Hier können Sie einen Adressfilter (wie im Leute-Modul) definieren. Falls der Rechnungsempfänger in diesem Filter enthalten ist, wir der Artikel verwendet, sonst nicht. Wenn Sie zwei Artikel mit unterschiedlichen Preisen und gegengleichen Bedingungen definieren, können Sie z.B. separate Preise für unter 18-jährige und über 18-jährige definieren. Oder sie wählen bei der Bedingung eine Mitgliedschafts-Gruppe aus und definieren einen Rabatt, der somit nur den Mitgliedern gewährt wird.

Normalerweise wird ein automatischer Artikel einmal auf die Rechnung hinzugefügt. Die Anzahl kann aber von einem erfassten Wert - meist einem Gruppen-Datenfeld - abhängig gemacht werden. So können Sie z.B. in einem Gruppendatenfeld die Anzahl bestellten Essen erfassen lassen und dieses Gruppendatenfeld dann als Anzahl-Feld definieren. Dann wird der Artikel so oft auf der Rechnung aufgeführt wie in diesem Gruppendatenfeld gespeichert ist.

Falls Sie die Artikel nicht automatisch hinzufügen oder manuelle Änderungen vornehmen möchten, können Sie das auf der Rechnung jederzeit machen. Die automatischen Artikel sollen lediglich eine Hilfe sein.

Normalerweise kann ein Artikel nur auf eine Rechnung hinzugefügt werden, wenn dieser Artikel im entsprechenden Dossier zugewiesen ist. Es gibt aber Artikel, die potenziell in allen Dossiers verwendet werden, deshalb kann ein Artikel als global definiert werden, wodurch er auf jede Rechnung, unabhängig vom Dossier, hinzugefügt werden kann. Ein typisches Beispiel für solche globale Artikel sind einer für die MWST oder einer für einen Rabatt.

Eine neue Rechnung erfassen Sie manuell im Rechnungs-Modul mittels „Neue Rechnung“. Zuerst geben Sie nur das Dossier und den Rechnungs-Empfänger an. Mit diesen Angaben werden bei „Speichern“ alle Artikel automatisch hinzugefügt, die für diesen Rechnungsempfänger relevant sind. (Siehe mehr zu den Bedingungen weiter oben.) Nun können Sie diese Rechnung manuell bearbeiten und vor allem die Artikel bei Bedarf verändern. Dabei können Sie alle Angaben zu den Artikeln ändern: Titel, Beschreibung, Anzahl und Preis - und auch die Reihenfolge, welche bei Artikeln mit Prozent wichtig ist. Angaben wie das Zahlungsziel oder die Referenznummer sollten Sie nicht verändern, diese werden beim Versand der Rechnung gemäss den Dossier-Einstellungen ausgefüllt.

Unter „Aktionen“ im Leute-Modul finden Sie einen eigenen Rechnungsexport, mit Sie für die aktuell gefilterten oder markierten Adressen auf einmal eine Rechnung erstellen können. Dazu müssen Sie lediglich noch das Dossier wählen, für welches die Rechnungen erstellt werden sollen. Mehr dazu.

Nach dem eine Rechnung neu erstellt wurde, hat sie den Status „offen“. In diesem Zustand können Sie alle Einstellungen daran ändern, z.B. die Rechnungsadresse anpassen oder die Artikel bearbeiten. Sobald alles korrekt erfasst ist, kann die Rechnung einzeln oder zusammen mit anderen offenen verschickt werden. Für eine einzelne Rechnung können Sie dazu mit der Maus über das +-Icon fahren und „Erstellen & Versandt“ wählen, wodurch die Rechnung erstellt und als versandt markiert wird. Um mehrere offene Rechnungen auf einmal zu versenden wählen Sie links unter „Rechnungen > Rechnungen versenden“ den PDF-Export. Dadurch erhalten Sie ein mehrseitiges PDF-Dokument mit allen Rechnungen für den Ausdruck und alle werden als versandt markiert.
Alternativ können Sie mehrere Rechnungen als Excel-Datei exportieren, welche alle nötigen Angaben inkl. Referenznummer etc. enthält, um die Rechnungen z.B. mittels Serienbrief mit Word zu erstellen.
Die dritte Option ist der Versand per E-Mail, welcher wiederum für eine einzelne Rechnung oder für mehrere offenen möglich ist. Dies ist allerdings nur möglich, wenn der Rechnungsempfänger eine E-Mail Adresse erfasst hat.

Zahlungseingänge können Sie entweder manuell oder automatisch in kOOL einlesen. Die manuelle Bestätigung erfolgt über das +-Icon bei einer versandten Rechnung: „Bezahlt“. Nach der Abfrage des Zahlungsdatums und des bezahlten Betrages wird diese Rechnung als bezahlt markiert.
Das automatische Einlesen der Zahlungen ist möglich, wenn beim Versand der Rechnungen Referenznummern verwendet werden - also orange Einzahlungsscheine. Das Abrufen der Zahlungseingänge bei Bank oder PostFinance erfolgt im Format camt.054. Das Einlesen dieser Zahlungsfiles kann entweder manuell über das Admin-Modul oder vollautomatisch über FDS erfolgen. Für Details zur Einrichtung wenden Sie sich bitte an LAUPER COMPUTING.

Zahlungen, die bis zur Zahlungsfrist nicht bezahlt wurden, werden in kOOL rot markiert. In der Spalte „Zahlungsziel“ erscheint die Dauer, seit wann die Zahlung hätte bezahlt werden sollen. Das Erstellen von Mahnungen erfolgt analog zum Versand von Rechnungen: Entweder einzeln pro Rechnung über das +-Icon oder für mehrere gleichzeitig über „Rechnungen > Mahnungen versenden“.

Ein Dossier ist eine Sammlung von Rechnungen zum gleichen Thema, z.B. für einen einzelnen Kurs. Jede Rechnung muss zu einem Dossier gehören, weil gewisse Einstellungen für jede Rechnung vom zugewiesenen Dossier übernommen werden. So definiert das Dossier z.B. die verwendete Bankverbindung und das Rechnungslayout. Weiter müssen Sie auf dem Dossier definieren, welche Artikel hier überhaupt verfügbar sind. Das ist gerade für die automatischen Artikel wichtig, dass nur die für dieses Dossier relevanten Artikel überhaupt zur Verfügung stehen.

Für Kursanmeldungen ist die Option Für diese Gruppen-Mitglieder automatisch Rechnung erstellen sehr praktisch. Damit wird bei einer Gruppenzuweisung einer Person sofort eine Rechnung erstellt.

Als Zahlungsziel für die Rechnung dieses Dossiers können Sie entweder eine Frist in Tagen (z.B. 30) eintragen oder ein manuelles Zahlungsdatum. Ebenfalls können Sie eine separate Frist angeben, die auf Mahnungen erscheinen soll.

Sobald eine Zahlung als bezahlt markiert wird, kann dies zusätzlich verbucht werden. Entweder in einem Gruppen-Datenfeld oder auf einem Spendenkonto. Dazu kann auf der Anmeldegruppe z.B. ein Gruppendatenfeld „bezahlt“ definiert werden, welches auf dem Dossier als Verbuchungsziel eingetragen wird. Dadurch wird dieses Gruppendatenfeld gesetzt, sobald die Rechnung bezahlt wird. Alternativ können Sie ein Spendenkonto auswählen. In diesem Falls wird der einbezahlte Betrag als Spende auf diesem Konto erfasst. Eine mögliche Anwendung dafür ist ein Sponsoring wie ein Sponsorenlauf.

Eine neu erstellte Rechnung kann per sofort als E-Mail an den Rechnungsempfänger verschickt werden. Diese Option sollte mit Vorsicht eingesetzt werden, weil damit nachträgliche Korrekturen an den automatisch hinzugefügten Artikeln nicht mehr möglich sind, da die Rechnung bereits verschickt wurde. Auf dem Dossier können Betreff und Text für die Rechnungs E-Mails definiert werden. Die Rechnung wird automatisch als PDF-Datei an dieses E-Mail angehängt. Weiter ist es möglich Absender-Adresse und -E-Mail zu definieren. Falls diese Felder leer bleiben, wird der globale Absender verwendet, der in den globalen Einstellungen zum Rechnungs-Modul definiert ist.

Damit die Einzahlungsscheine auf den Rechnungen korrekt bedruckt werden können, müssen Sie eine Bankverbindung erfassen. Falls Sie auf ein Postkonto einzahlen lassen reicht die Angabe unter „Konto: Postkontonummer (der Bank)“. Andernfalls, falls Sie bei einer Bank sind, müssen Sie dort die ESR-Teilnehmernummer Ihrer Bank eintragen und unter „Kontonummer des Empfänger (IBAN)“ Ihre eigene IBAN-Nummer eintragen. Falls Sie mit orangen Einzahlungsscheinen arbeiten, müssen Sie ein Muster für die Referenznummer erfassen. In der Hilfe zu diesem Feld sind die möglichen Platzhalter aufgeführt, die verwendet werden können. Sobald Rechnungen versandt wurden sollte diese Referenznummer-Basis nicht mehr geändert werden, weil sonst bereits verschickte Rechnungen nicht mehr korrekt zugewiesen werden können.

In der Liste der einblendbaren Spalten finden Sie pro Rechnungs-Dossier eine eigene Spalte. Diese zeigt pro Adresse, ob eine Rechnung in diesem Dossier vorhanden ist. Ebenfalls erscheinen Versanddatum, Rechnungsbetrag, Status sowie ein Link auf den Rechnungsdatensatz.

Unter „Aktionen“ im Leute-Modul finden Sie die Möglichkeit für mehrere Personen aus der Adressdatenbank Rechnungen zu erstellen. Dabei werden für jeden Empfänger die Artikeln gemäss den erfassten Bedingungen zugewiesen, so dass jeder Rechnungsempfänger potenziell unterschiedliche Artikel zugewiesen erhält.

Beim Erstellen der Rechnungen wird ebenfalls die Auswahl unter „Zeilen“ berücksichtigt, was es Ihnen erlaubt pro Haushalt nur eine Rechnung zu erstellen. In diesem Fall wird der ganze Haushalt adressiert und die Artikel der einzelnen Personen erscheinen alle auf der selben Rechnung. Bei jedem Artikel wird aufgeführt für welche Person dieser verrechnet wird.

Falls Sie Vermietungen als Reservationen erfassen, können Sie diese über das Rechnungs-Modul automatisch verrechnen. Dazu müssen Sie als erstes die globale Einstellung im Rechnungsmodul aktivieren: Rechnungen aus Reservationen-Modul erstellen lassen?

Als Vorbereitung müssen Sie die Mietpreise Ihrer Reservations-Objekte in kOOL erfassen. Dazu finden Sie auf jedem Reservationsobjekt mehrere neue Optionen:

• Rechnungen für dieses Objekt in folgendem Dossier speichern: Wählen Sie ein Dossier, in dem die Rechnungen für dieses Objekt abgelegt werden sollen
• Rechnungs-Artikel: Halber Tag / Ganzer Tag / Abend / Pro Stunde: Für die verschiedenen Zeiträume können Sie nun jeweils separate Rechnungs-Artikel hinterlegen. Diese werden jenachdem einmal oder mehrfach auf die Rechnung hinzugefügt, z.B. wenn die Mietdauer 2 Stunden war. Sie müssen nicht bei allen Zeiträumen einen Artikel hinterlegen, dann werden diese Zeiträume nicht berücksichtigt. Für spezielle Preisberechnungen wenden Sie sich bitte an LAUPER COMPUTING.

Die Artikel, die Sie den Objekten zuweisen, müssen Sie vorgängig natürlich im Rechnungs-Modul anlegen und dem Reservations-Dossier zuweisen. Bei diesen Artikeln sollten Sie „Automatisch zu Rechnung hinzufügen“ deaktivieren, denn die Berechnung funktioniert hier etwas anders.

Damit eine Reservation verrechnet werden kann, müssen Sie auf der entsprechenden Reservation bei „Verrechnungs-Status“ die Option „Verrechnung offen“ wählen, denn sonst wird diese Reservation nicht verrechnet. Weiter müssen Sie einen Rechnungskontakt angeben, das ist eine Adresse aus dem Leute-Modul.

Im Reservations-Modul finden Sie nun links im Panel unter „Export > Verrechnen“ die Möglichkeit, für alle zu verrechnenden Reservationen eine Rechnung erstellen zu lassen. Dort sehen Sie eine Auflistung der Reservationen gruppiert nach Rechnungsempfänger, d.h. mehrere Reservationen mit dem selben Rechnungsempfänger erhalten nur eine Rechnung.
Normalerweise erscheinen hier nur die vergangenen Reservationen zur Verrechnung. In den globalen Einstellungen zum Rechnungsmodul können Sie dies aber anpassen, dass Sie auch künftige Reservationen schon verrechnen können.
Nach dem Klick auf „Rechnungen erstellen“ wird für jeden Rechnungskontakt im Rechnungs-Modul eine neue Rechnung erstellt. Die entsprechenden Artikel - abhängig von der Mietdauer - werden automatisch hinzugefügt. Nach einer allfälligen manuellen Kontrolle können Sie diese Rechnungen nun wie gewohnt verschicken.

Vor allem im Zusammenhang mit der Verrechnung von Reservationen kann die Ausstellung von Auftragsbestätigungen (oder Offerten) sehr hilfreich sein. In der Liste der Reservationen können Sie eine zusätzliche Spalte „Auftragsbestätigung“ einblenden. Dadurch sehen Sie bei jeder Reservation, die einen Rechnungskontakt hat und zu verrechnen ist, einen Link um die Auftragsbestätigung zu erstellen.
Um die Bestätigung für mehrere Reservationen auf einmal erstellen zu lassen, finden Sie unterhalb der Liste einen Button „Für ausgewählte Reservationen Auftragsbestätigungen erstellen“.

Die Auftragsbestätigungen werden im Rechnungsmodul wie normale Rechnungen gespeichert, erhalten aber den Status „Offerte“. Im Filter können Sie nach diesem Status filtern. Eine solche Auftragsbestätigung können Sie wie gewohnt als PDF exportieren und verschicken. Ebenfalls können Sie jederzeit Änderungen an den Artikeln vornehmen. Sobald dieser Auftrag verrechnet werden soll, können Sie mit der Maus auf das +-Icon gehen und „In Rechnung umwandeln“ wählen. Dadurch wird die aktuelle Auftragsbestätigung mit allen Artikeln in eine Rechnung mit dem Status „Offen“ umgewandelt. Ab da läuft der Versand wieder wie gewohnt.

• Standard-Seite: Wählen Sie, was Sie beim Klick auf „Rechnungen“ im Hauptmenü sehen wollen.
• Anzahl Dossiers/Rechnungen pro Seite

• Absender für Rechnungs E-Mails: E-Mail Adresse: Wählen Sie eine Absender-E-Mail für den Rechnungsversand. Diese Adresse gilt für alle Dossiers, ausser Sie definieren eine andere E-Mail Adresse auf einem Dossier.
• Absender für Rechnungs E-Mails: Name: Der Name des Absenders, siehe E-Mail Adresse oben.
• Rechnungs E-Mails: BCC-Empfänger: Wenn Sie hier eine E-Mail Adresse eintragen, werden alle verschickten Rechnungen als BCC an diese Adresse geschickt.
• Rechnungs E-Mails: unter diesem Alter (in Jahren) an Eltern versenden: Falls ein Rechnungsempfänger jünger als hier angegeben ist, wird das E-Mail nicht an den Rechnungsempfänger sondern an die Eltern verschickt. Falls keine Eltern in kOOL erfasst sind oder diese keine gültige E-Mail Adresse haben, wird die Rechnung trotzdem an das Kind oder sonst gar nicht verschickt.
• Rechnungen aus Reservationen-Modul erstellen lassen?: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Reservationen verrechnen wollen. Mehr dazu.
• Folgende Reservationen verrechnen: Wählen Sie, welche Reservationen in der Auflistung der zu verrechnenden Reservationen erscheinen sollen.
• Reservationen beim Verrechnen standardmässig deaktivieren: In der Auflistung der zu verrechnenden Reservationen können Sie für jede einzelne Reservation mit einer Checkbox definieren, ob Sie diese in diesem Durchgang verrechnen möchten oder nicht. Normalerweise sind alle zur Verrechnung aktiviert. Falls Sie meist nur einzelne verrechnen wollen, können Sie diese Option aktivieren, damit jeweils keine Rechnungen zum Verrechnen vorausgewählt sind.

Für das Rechnungsmodul gibt es wie bei allen Modulen ein ALLE-Recht, welches als Minimumstufe gilt. Dieses können Sie pro Dossier anheben. Dabei gibt es folgende Stufen:

• 0: Keine Rechte
• 1: Rechnungen betrachten aber nichts daran ändern oder neue erstellen
• 2: Neue Rechnungen erstellen und bestehende bearbeiten aber nicht löschen
• 3: Rechnungen verschicken, exportieren. Als PDF-, Excel- oder E-Mail Export
• 4: Rechnungen als bezahlt verbuchen und löschen
• 5: Dossiers, Bankverbindungen und Artikel verwalten - also Administrator für das Rechnungsmodul

Damit Sie Rechnungen für Reservationen erstellen können, benötigen Sie natürlich Zugriff auf das Reservations-Modul. Und um z.B. die Artikel den Reservations-Objekten zuzuweisen, benötigen Sie im Reservations-Modul die nötige Berechtigungsstufe.