Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- plugins:rechnungen [09.11.2018 13:24]
Renzo Lauper [Berechtigungen]
+++ plugins:rechnungen [06.12.2023 10:31] (aktuell)
Renzo Lauper [Export]
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 ==== Rechnungen aus dem Leute-Modul ====
 Unter "Aktionen" im Leute-Modul finden Sie einen eigenen Rechnungsexport, mit Sie für die aktuell gefilterten oder markierten Adressen auf einmal eine Rechnung erstellen können. Dazu müssen Sie lediglich noch das Dossier wählen, für welches die Rechnungen erstellt werden sollen. [[/plugins:rechnungen#export|Mehr dazu]].
+Die Auswahl "Zeilen > Ab 2 als Haushalt" beim Export kann hier auch verwendet werden, um pro Haushalt nur eine Rechnung erstellen zu lassen. Dabei werden die Artikel für alle gefilterten Personen auf die selbe Rechnung hinzugefügt. Bei der Beschreibung jedes Artikels wird dabei automatisch der Name der Person ergänzt, für die dieser Artikel hinzugefügt wurde.
+==== Automatisch Rechnungen erstellen lassen ====
+In gewissen Fällen möchten Sie für alle Gruppen-Mitglieder automatisch eine Rechnung erstellen lassen. Sobald jemand einer Gruppe hinzugefügt wird (z.B. ein Kurs oder ein Lager) soll sofort eine Rechnung erstellt werden. Dazu können Sie auf dem entsprechenden Dossier unter "Für diese Gruppen-Mitglieder automatisch Rechnung erstellen" die Gruppe des Anlasses auswählen. Sobald Sie das Dossier so speichern, wird für alle Adressen, die bereits dieser Gruppe zugewiesen sind, eine Rechnung erstellt. Adressen, die Sie später hinzufügen, erhalten automatisch eine offene Rechnung im Rechnungs-Modul. Diese muss dann noch verschickt werden. Dies erfolgt normalerweise nicht automatisch, damit man die Rechnung vor dem Versand noch kontrollieren kann.
+Dies ist vor allem praktisch im Zusammenhang mit der Online-Anmeldung auf einer Website oder den [[module:anmeldung|Formularen]] aus kOOL.
 ==== Rechnungen versenden ====
-Nach dem eine Rechnung neu erstellt wurde, hat sie den Status "offen". In diesem Zustand können Sie alle Einstellungen daran ändern, z.B. die Rechnungsadresse anpassen oder die Artikel bearbeiten. Sobald alles korrekt erfasst ist, kann die Rechnung einzeln oder zusammen mit anderen offenen verschickt werden. Für eine einzelne Rechnung können Sie dazu mit der Maus über das +-Icon fahren und "Erstellen & Versandt" wählen, wodurch die Rechnung erstellt und als versandt markiert wird. Um mehrere offene Rechnungen auf einmal zu versenden wählen Sie links unter "Rechnungen > Rechnungen versenden" den PDF-Export. Dadurch erhalten Sie ein mehrseitiges PDF-Dokument mit allen Rechnungen für den Ausdruck und alle werden als versandt markiert.\\
+Nachdem eine Rechnung neu erstellt wurde, hat sie den Status "offen". In diesem Zustand können Sie alle Einstellungen daran ändern, z.B. die Rechnungsadresse anpassen oder die Artikel bearbeiten. Sobald alles korrekt erfasst ist, kann die Rechnung einzeln oder zusammen mit anderen offenen verschickt werden. Für eine einzelne Rechnung können Sie dazu mit der Maus über das +-Icon fahren und "Erstellen & Versandt" wählen, wodurch die Rechnung erstellt und als versandt markiert wird. Um mehrere offene Rechnungen auf einmal zu versenden wählen Sie links unter "Rechnungen > Rechnungen versenden" den PDF-Export. Dadurch erhalten Sie ein mehrseitiges PDF-Dokument mit allen Rechnungen für den Ausdruck und alle werden als versandt markiert.\\
-Alternativ können Sie mehrere Rechnungen als Excel-Datei exportieren, welche alle nötigen Angaben inkl. Referenznummer etc. enthält, um die Rechnungen z.B. mittels Serienbrief mit Word zu erstellen.\\
+Mit diesem Button werden alle offenen Rechnungen verschickt. Wenn Sie dies nur für einzelne tun möchten, können Sie diese vorgängig mit den Checkboxen links markieren.
+Alternativ können Sie mehrere Rechnungen als Excel-Datei exportieren, welche alle nötigen Angaben inkl. Referenznummer etc. enthält, um die Rechnungen z.B. mittels Serienbrief mit Word zu erstellen. Das empfiehlt sich meist nur, wenn Sie diese Datei einer Druckerei geben wollen für einen grossen Versand.
 Die dritte Option ist der Versand per E-Mail, welcher wiederum für eine einzelne Rechnung oder für mehrere offenen möglich ist. Dies ist allerdings nur möglich, wenn der Rechnungsempfänger eine E-Mail Adresse erfasst hat.
+=== Rechnungen per E-Mail versenden ===
+Sie können Rechnungen per E-Mail verschicken. Dadurch erhält jeder Empfänger ein E-Mail mit einem vordefinierten E-Mail Text und einem PDF-Anhang mit der Rechnung inkl. Einzahlungsschein.\\
+Damit dies funktioniert müssen Sie vorgängig einige Einstellungen vornehmen:
+  * Absender: In den globalen Einstellungen müssen Sie im Abschnitt "E-Mail" eine Absender E-Mail und einen Absender Namen erfassen. Die Empfänger sehen diese Adresse als Absender und antworten bei Rückfragen auf diese Adresse.
+  * E-Mail Inhalt: In den globalen Einstellungen müssen Sie einen Betreff und Text für die Rechnungs-E-Mails erfassen. Optional können Sie auch gleich die Texte für die Zahlungserinnerungen erfassen.
+Diese globalen Einstellungen gelten damit für alle Rechnungen. Sie können diese aber pro Dossier überschreiben, falls Sie für bestimmte Rechnungen einen anderen Absender oder andere Texte möchten. Wenn Sie ein Dossier bearbeiten, finden Sie im Abschnitt "E-Mail" die selben Einstellungen, die dann aber nur für dieses Dossier gelten. Sind die Einstellungen auf einem Dossier leer gelten die aus den globalen Einstellungen.
+== Zusätzliche Anhänge ==
+Bei jeder Rechnung, die Sie per E-Mail verschicken, wird automatisch das Rechnungs-PDF angehängt. Sie können zusätzliche Dateianhänge mitschicken lassen, z.B. AGBs oder sonstige Dokumente. Diese Dateien können Sie einerseits auf dem Dossier hinterlegen, wodurch diese Anhänge an alle Rechnungen aus diesem Dossier angehängt werden. Andererseits können Sie auf einer Rechnung selber weitere Dateianhänge definieren, die dann nur für diese eine Rechnung im Anhang mitgeschickt werden.
 ==== Rechnungen verbuchen ====
-Zahlungseingänge können Sie entweder manuell oder automatisch in kOOL einlesen. Die manuelle Bestätigung erfolgt über das +-Icon bei einer versandten Rechnung: "Bezahlt". Nach der Abfrage des Zahlungsdatums und des bezahlten Betrages wird diese Rechnung als bezahlt markiert.\\
+Zahlungseingänge können Sie entweder manuell oder automatisch in kOOL einlesen. Die manuelle Bestätigung erfolgt über das +-Icon bei einer versandten Rechnung: "Bezahlt". Nach der Abfrage des Zahlungsdatums und des bezahlten Betrages wird diese Rechnung als bezahlt markiert. Sie sollten nicht die Rechnung bearbeiten und den Status manuell auf "bezahlt" setzen, denn dadurch werden gewisse Automatismen nicht durchgeführt.
 Das automatische Einlesen der Zahlungen ist möglich, wenn beim Versand der Rechnungen Referenznummern verwendet werden - also orange Einzahlungsscheine. Das Abrufen der Zahlungseingänge bei Bank oder PostFinance erfolgt im Format camt.054. Das Einlesen dieser Zahlungsfiles kann entweder manuell über das Admin-Modul oder vollautomatisch über FDS erfolgen. Für Details zur Einrichtung wenden Sie sich bitte an [[https://www.laupercomputing.ch/ueber-uns/kontakt/|LAUPER COMPUTING]].
 ==== Mahnungen ====
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 Auf dem Dossier können Betreff und Text für die Rechnungs E-Mails definiert werden. Die Rechnung wird automatisch als PDF-Datei an dieses E-Mail angehängt. Weiter ist es möglich Absender-Adresse und -E-Mail zu definieren. Falls diese Felder leer bleiben, wird der globale Absender verwendet, der in den globalen Einstellungen zum Rechnungs-Modul definiert ist.
+==== Automatische Zahlungsbestätigung ====
+Sobald eine Rechnung als bezahlt markiert wird, können Sie dem Kunden automatisch eine Bestätigung per E-Mail zusenden lassen. Dazu finden Sie die Option "Bestätigungs-E-Mail verschicken, sobald Rechnung bezahlt wurde?" auf dem Dossier. Ist dieses aktiviert müssen Sie noch einen Betreff und Text erfassen, der an den Kunden geschickt werden soll. Mit der Option "Zahlungs-Bestätigung: Beleg als PDF anhängen?" können Sie zusätzlich den Rechnungsbeleg als Anhang an dieses Mail anhängen lassen. Dies ist nur möglich, wenn Ihre Rechnungsvorlage Belege unterstützt.\\
+Ist dies aktiviert, erhält der Zahler automatisch diese E-Mail sobald die Rechnung in kOOL als bezahlt markiert wurde. Dies erfolgt entweder automatisch beim Einlesen der camt.054 Daten von der Bank oder Post, oder nachdem Sie die Rechnung manuell als bezahlt markiert haben. Hier ist es wichtig, dies über den Link "Bezahlt" unter dem +-Icon bei der Rechnung zu tun. Sie dürfen die Rechnung nicht bearbeiten und den Status auf "bezahlt" ändern, sonst wird kein Mail verschickt.
 ===== Bankverbindungen =====
 Damit die Einzahlungsscheine auf den Rechnungen korrekt bedruckt werden können, müssen Sie eine Bankverbindung erfassen. Falls Sie auf ein Postkonto einzahlen lassen reicht die Angabe unter "Konto: Postkontonummer (der Bank)". Andernfalls, falls Sie bei einer Bank sind, müssen Sie dort die ESR-Teilnehmernummer Ihrer Bank eintragen und unter "Kontonummer des Empfänger (IBAN)" Ihre eigene IBAN-Nummer eintragen.
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 Beim Erstellen der Rechnungen wird ebenfalls die Auswahl unter "Zeilen" berücksichtigt, was es Ihnen erlaubt pro Haushalt nur eine Rechnung zu erstellen. In diesem Fall wird der ganze Haushalt adressiert und die Artikel der einzelnen Personen erscheinen alle auf der selben Rechnung. Bei jedem Artikel wird aufgeführt für welche Person dieser verrechnet wird.
+==== Zusatzangaben pro Rechnungs-Empfänger ====
+Wenn Sie eine Adresse bearbeiten, die als Rechnungsempfänger definiert ist, können Sie einige zusätzliche Einstellungen vornehmen:
+  * **Bevorzugte Versandmethode für Rechnungen**: Wählen Sie hier die gewünschte Versandmethode, damit dieser Rechnungskontakt die Rechnungen jeweils nur per Post oder nur per E-Mail erhält. Mehr dazu weiter unten.
+  * **Manuelle Rechnungsadresse**: Normalerweise wird die Adresse dieser Person verwendet für die Rechnungsadresse. Hier können Sie aber eine manuelle Rechnungsadresse (komplett mit Name, Strasse, Ort, etc) eintragen, damit Rechnungen an diese Person entsprechend adressiert werden.
+  * **Kommentar zu Rechnungen**: Kommentare, die Sie hier erfassen, erscheinen jeweils zu diesem Rechnungskontakt. Einerseits, wenn Sie eine neue Rechnung für diese Person erstellen aber auch in der Liste der Rechnungen mit einem Sprechblase-Icon.
+  * **Sprache**: Falls Sie mit mehrsprachigen Rechnungen arbeiten, können Sie hier die Sprache für diesen Rechnungskontakt wählen. Rechnungen an diesen werden dann in der gewählten Sprache erstellt.
+=== Bevorzugter Versand per Post oder E-Mail ===
+Wenn ein Rechnungskontakt eine bevorzugte Versandmethode gewählt hat, erscheint dies in der Liste der Rechnungen mit einem entsprechenden Icon. Wenn Sie im Rechnungs-Modul nun PDF-Rechnungen erstellen, werden damit nur die berücksichtigt, bei denen der Rechnungskontakt keine Präferenz oder Post als Präferenz gesetzt hat. Das selbe gilt bei einem Versand per E-Mail, dort werden solche mit bevorzugter Versandmethode "Post" nicht verschickt.\\
+Somit ist die Reihenfolge des Verschickens der Rechnungen entscheidend. Denn alle Rechnungskontakte ohne Präferenz werden beim ersten Versand (als PDF oder als E-Mail) verschickt.
 ===== Rechnungen für Reservationen =====
 Falls Sie Vermietungen als Reservationen erfassen, können Sie diese über das Rechnungs-Modul automatisch verrechnen. Dazu müssen Sie als erstes die globale Einstellung im Rechnungsmodul aktivieren: **Rechnungen aus Reservationen-Modul erstellen lassen?**
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 ==== Reservationen verrechnen ====
-Damit eine Reservation verrechnet werden kann, müssen Sie auf der entsprechenden Reservation bei "Verrechnungs-Status" die Option "Verrechnung offen" wählen, denn sonst wird diese Reservation nicht verrechnet. Weiter müssen Sie einen Rechnungskontakt angeben, das ist eine Adresse aus dem Leute-Modul.
+Damit eine Reservation verrechnet werden kann, müssen Sie auf der entsprechenden Reservation bei "Verrechnungs-Status" die Option "Verrechnung offen" wählen, denn sonst wird diese Reservation nicht verrechnet. Weiter müssen Sie einen Rechnungskontakt angeben, das ist eine Adresse aus dem Leute-Modul.\\
+Falls Sie teilweise eine Barzahlung erhalten für eine Vermietung, können Sie beim Verrechnungs-Status "Barzahlung" wählen. Damit wird für diese Rechnung diese Zahlungsmethode gesetzt, was zur Folge hat, dass keine Rechnung sondern ein Beleg erstellt wird. Die Rechnung im Rechnungs-Modul müssen Sie dann manuell auf bezahlt setzen, sobald Sie das Geld erhalten haben.
 Im Reservations-Modul finden Sie nun links im Panel unter "Export > Verrechnen" die Möglichkeit, für alle zu verrechnenden Reservationen eine Rechnung erstellen zu lassen. Dort sehen Sie eine Auflistung der Reservationen gruppiert nach Rechnungsempfänger, d.h. mehrere Reservationen mit dem selben Rechnungsempfänger erhalten nur eine Rechnung.\\
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   * **Anzahl Dossiers/Rechnungen pro Seite**
 ==== Globale Einstellungen ====
+  * **Zahlungsziel beim Versenden neu berechnen?**: Normalerweise wollen Sie das Zahlungsziel (Verssanddatum + Frist) beim effektiven Versand neu berechnen lassen. Falls Sie das Versanddatum aber jeweils manuell erfassen wollen, können Sie diese Option auf "Nein" stellen.
+  * **Mehrere Rechnungen auf einmal löschen lassen?**: Aus Sicherheitsgründen sollten Sie diese Option auf "Nein" belassen. Falls Sie aber mal aus Versehen viele falsche Rechnungen erstellt haben, können Sie über diese Option mehrere Rechnungen auf einmal löschen.
+  * **Verwenden Sie perforiertes Papier für die QR-Rechnungen?**: Ist diese Option auf "Ja" werden die Schere-Icons und Trennlinien beim Einzahlungsschein nicht gedruckt, was praktisch ist, wenn Sie auf perforiertes Papier drucken.
+  * **Rechnungs-Vorlagen: Einen Monat im Voraus verrechnen?** Mit dieser Option werden die Rechnungsvorlagen einen Monat vor dem nächsten Datum grün markiert, um eine neue Rechnung daraus generieren zu lassen.
+  * **TWINT-Schlüssel für QR-Rechnungen (aufgeteilt auf 2 Zeilen)** Tragen Sie hier Ihren TWINT-Key ein, um die QR-Codes TWINT-fähig zu machen.
   * **Absender für Rechnungs E-Mails: E-Mail Adresse**: Wählen Sie eine Absender-E-Mail für den Rechnungsversand. Diese Adresse gilt für alle Dossiers, ausser Sie definieren eine andere E-Mail Adresse auf einem Dossier.
   * **Absender für Rechnungs E-Mails: Name**: Der Name des Absenders, siehe E-Mail Adresse oben.
   * **Rechnungs E-Mails: BCC-Empfänger**: Wenn Sie hier eine E-Mail Adresse eintragen, werden alle verschickten Rechnungen als BCC an diese Adresse geschickt.
   * **Rechnungs E-Mails: unter diesem Alter (in Jahren) an Eltern versenden**: Falls ein Rechnungsempfänger jünger als hier angegeben ist, wird das E-Mail nicht an den Rechnungsempfänger sondern an die Eltern verschickt. Falls keine Eltern in kOOL erfasst sind oder diese keine gültige E-Mail Adresse haben, wird die Rechnung trotzdem an das Kind oder sonst gar nicht verschickt.
+  * **Rechnungs E-Mails: Standard E-Mail Betreff**: Betreff für Rechnungsversand per E-Mail. Dieser kann pro Dossier überschrieben werden.
+  * **Rechnungs E-Mails: Standard E-Mail Text**: Text für Rechnungsversand per E-Mail. Dieser kann pro Dossier überschrieben werden.
+  * **Mahnung E-Mails: Standard E-Mail Betreff**: Betreff für Mahnungsversand per E-Mail. Dieser kann pro Dossier überschrieben werden.
+  * **Mahnung E-Mails: Standard E-Mail Text**: Text für Mahnungsversand per E-Mail. Dieser kann pro Dossier überschrieben werden.
+  * **Auftragsbestätigung E-Mails: Standard E-Mail Betreff**: Betreff für Versand per E-Mail. Dieser kann pro Dossier überschrieben werden.
+  * **Auftragsbestätigung E-Mails: Standard E-Mail Text**: Text für Versand per E-Mail. Dieser kann pro Dossier überschrieben werden.
+  * **Zahlungsbestätigung E-Mails: Standard E-Mail Betreff**: Betreff für Versand per E-Mail. Dieser kann pro Dossier überschrieben werden.
+  * **Zahlungsbestätigung E-Mails: Standard E-Mail Text**: Text für Versand per E-Mail. Dieser kann pro Dossier überschrieben werden.
   * **Rechnungen aus Reservationen-Modul erstellen lassen?**: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Reservationen verrechnen wollen. [[/plugins:rechnungen#rechnungen_fuer_reservationen|Mehr dazu]].
   * **Folgende Reservationen verrechnen**: Wählen Sie, welche Reservationen in der Auflistung der zu verrechnenden Reservationen erscheinen sollen.
   * **Reservationen beim Verrechnen standardmässig deaktivieren**: In der Auflistung der zu verrechnenden Reservationen können Sie für jede einzelne Reservation mit einer Checkbox definieren, ob Sie diese in diesem Durchgang verrechnen möchten oder nicht. Normalerweise sind alle zur Verrechnung aktiviert. Falls Sie meist nur einzelne verrechnen wollen, können Sie diese Option aktivieren, damit jeweils keine Rechnungen zum Verrechnen vorausgewählt sind.
+  * **Dieses Feld als Rechnungskommentar verwenden**: Wählen Sie das Feld, das auf der Rechnung als Artikel-Beschreibung ausgegeben werden soll.
+  * **Titel für Reservations-Rechnungen automatisch setzen**: Damit wird der Titel der Rechnung automatisch mit Zweck und Datum der Reservation(en) befüllt.
+  * **Rechnungsvorschau in Reservationsformular anzeigen für**: Im Erfassungsformular für eine neue Reservation kann eine Artikelvorschau angezeigt werden, die den Preis bereits beim Erstellen der Reservation zeigt. Wählen Sie hier, wer diese Vorschau sehen soll.
+  * **Gruppenauswahl für Rechnungskontakt**: Wählen Sie hier eine oder mehrere Gruppen, die der Benutzer beim Erstellen einer neuen Reservation auswählen kann. Meist wird dies für eine Selbstdeklaration für eine Rabattgruppe verwendet. Der neue Rechnungskontakt wird dieser Gruppe zugewiesen, wodurch allfällige Preisanpassungen gemäss den Bedinungen auf den Artikeln, angewandt werden.
+  * **Hinweistext für Gruppenzuweisung**: Erklärungstext zu obigen Rabattgruppen, damit die Benutzer wissen, welche sie auswählen müssen.
+  * **Rechnungen aus Termine-Modul erstellen lassen?**: Aktivieren Sie diese Option, um Rechnungen für Termine erstellen zu lassen. Dies macht nur Sinn zusammen mit Gruppen-Anmeldungen für Termine.
+  * **Rechnungen aus Termine-Modul: Artikel**: Wählen Sie den Artikel, der für Termin-Rechnungen verwendet werden soll.
+  * **CRM: Verrechnung von CRM-Kontakt-Einträgen erlauben?** Damit erscheinen bei CRM-Kontakt-Einträgen die Zusatzfelder, um diesen Kontakt rechnungsrelevant zu machen.
 ===== Berechtigungen =====
 Für das Rechnungsmodul gibt es wie bei allen Modulen ein ALLE-Recht, welches als Minimumstufe gilt. Dieses können Sie pro Dossier anheben. Dabei gibt es folgende Stufen:
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 Lesen Sie die [[/tipps_und_tricks#rechnungs-modul|Tipps und Tricks zum Rechnungs-Modul]], um nützliche Tipps für die Praxis zu erhalten.
 ===== Rechnungsvorlagen / Wiederkehrende Rechnungen =====
+==== Konzept ====
+Wiederkehrende Rechnungen können als Vorlage erfasst werden, um bei Bedarf mit einem Klick eine neue Rechnung erstellen zu lassen. Dies wird normalerweise für wiederkehrende Rechnungen wie Mieten verwendet.
+Eine Rechnungsvorlage erstellen Sie genau gleich wie eine normale Rechnung. Zusätzlich erfassen Sie ein Datum für die nächste Fälligkeit "Nächste Rechnung" und eine Frequenz "Rechnungsintervall".
+==== Rechnungen erstellen ====
+In der Liste der Rechnungsvorlagen erscheinen die fälligen grün hinterlegt. Mit dem Link "Rechnung erstellen" unter dem +-Icon können Sie ein einzelne Vorlage in eine Rechnung umwandeln. Alternativ markieren Sie alle gewünschten Vorlagen und klicken unterhalb der Liste den Button "Rechnungen erstellen OK", um alle markierten Rechnungen zu erstellen.\\
+Unter "Rechnungsliste" erscheinen dann diese Rechnungen als neue offene Rechnungen, bereit für den Versand. Nach allfälligen manuellen Anpassungen können Sie diese nun versenden.
+Das nächste Rechnungsdatum der Rechnungsvorlage(n) wurde beim Umwandeln automatisch um das gewählte Intervall korrigiert.
+==== Statistiken ====
+In den Statistiken zum Rechnungsmodul finden Sie die Übersicht "Prognose über Zahlungseingänge aus Vorlagen". Dort sehen Sie die künftigen, geplanten Eingänge für die nächsten 12 Monate, inkl. einem monatlichen Durchschnitt.