Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- plugins:rechnungen [15.09.2023 16:56]
Renzo Lauper [Reservationen verrechnen]
+++ plugins:rechnungen [06.12.2023 10:31] (aktuell)
Renzo Lauper [Export]
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 Dies ist vor allem praktisch im Zusammenhang mit der Online-Anmeldung auf einer Website oder den [[module:anmeldung|Formularen]] aus kOOL.
 ==== Rechnungen versenden ====
-Nach dem eine Rechnung neu erstellt wurde, hat sie den Status "offen". In diesem Zustand können Sie alle Einstellungen daran ändern, z.B. die Rechnungsadresse anpassen oder die Artikel bearbeiten. Sobald alles korrekt erfasst ist, kann die Rechnung einzeln oder zusammen mit anderen offenen verschickt werden. Für eine einzelne Rechnung können Sie dazu mit der Maus über das +-Icon fahren und "Erstellen & Versandt" wählen, wodurch die Rechnung erstellt und als versandt markiert wird. Um mehrere offene Rechnungen auf einmal zu versenden wählen Sie links unter "Rechnungen > Rechnungen versenden" den PDF-Export. Dadurch erhalten Sie ein mehrseitiges PDF-Dokument mit allen Rechnungen für den Ausdruck und alle werden als versandt markiert.\\
+Nachdem eine Rechnung neu erstellt wurde, hat sie den Status "offen". In diesem Zustand können Sie alle Einstellungen daran ändern, z.B. die Rechnungsadresse anpassen oder die Artikel bearbeiten. Sobald alles korrekt erfasst ist, kann die Rechnung einzeln oder zusammen mit anderen offenen verschickt werden. Für eine einzelne Rechnung können Sie dazu mit der Maus über das +-Icon fahren und "Erstellen & Versandt" wählen, wodurch die Rechnung erstellt und als versandt markiert wird. Um mehrere offene Rechnungen auf einmal zu versenden wählen Sie links unter "Rechnungen > Rechnungen versenden" den PDF-Export. Dadurch erhalten Sie ein mehrseitiges PDF-Dokument mit allen Rechnungen für den Ausdruck und alle werden als versandt markiert.\\
-Alternativ können Sie mehrere Rechnungen als Excel-Datei exportieren, welche alle nötigen Angaben inkl. Referenznummer etc. enthält, um die Rechnungen z.B. mittels Serienbrief mit Word zu erstellen.\\
+Mit diesem Button werden alle offenen Rechnungen verschickt. Wenn Sie dies nur für einzelne tun möchten, können Sie diese vorgängig mit den Checkboxen links markieren.
+Alternativ können Sie mehrere Rechnungen als Excel-Datei exportieren, welche alle nötigen Angaben inkl. Referenznummer etc. enthält, um die Rechnungen z.B. mittels Serienbrief mit Word zu erstellen. Das empfiehlt sich meist nur, wenn Sie diese Datei einer Druckerei geben wollen für einen grossen Versand.
 Die dritte Option ist der Versand per E-Mail, welcher wiederum für eine einzelne Rechnung oder für mehrere offenen möglich ist. Dies ist allerdings nur möglich, wenn der Rechnungsempfänger eine E-Mail Adresse erfasst hat.
+=== Rechnungen per E-Mail versenden ===
+Sie können Rechnungen per E-Mail verschicken. Dadurch erhält jeder Empfänger ein E-Mail mit einem vordefinierten E-Mail Text und einem PDF-Anhang mit der Rechnung inkl. Einzahlungsschein.\\
+Damit dies funktioniert müssen Sie vorgängig einige Einstellungen vornehmen:
+  * Absender: In den globalen Einstellungen müssen Sie im Abschnitt "E-Mail" eine Absender E-Mail und einen Absender Namen erfassen. Die Empfänger sehen diese Adresse als Absender und antworten bei Rückfragen auf diese Adresse.
+  * E-Mail Inhalt: In den globalen Einstellungen müssen Sie einen Betreff und Text für die Rechnungs-E-Mails erfassen. Optional können Sie auch gleich die Texte für die Zahlungserinnerungen erfassen.
+Diese globalen Einstellungen gelten damit für alle Rechnungen. Sie können diese aber pro Dossier überschreiben, falls Sie für bestimmte Rechnungen einen anderen Absender oder andere Texte möchten. Wenn Sie ein Dossier bearbeiten, finden Sie im Abschnitt "E-Mail" die selben Einstellungen, die dann aber nur für dieses Dossier gelten. Sind die Einstellungen auf einem Dossier leer gelten die aus den globalen Einstellungen.
+== Zusätzliche Anhänge ==
+Bei jeder Rechnung, die Sie per E-Mail verschicken, wird automatisch das Rechnungs-PDF angehängt. Sie können zusätzliche Dateianhänge mitschicken lassen, z.B. AGBs oder sonstige Dokumente. Diese Dateien können Sie einerseits auf dem Dossier hinterlegen, wodurch diese Anhänge an alle Rechnungen aus diesem Dossier angehängt werden. Andererseits können Sie auf einer Rechnung selber weitere Dateianhänge definieren, die dann nur für diese eine Rechnung im Anhang mitgeschickt werden.
 ==== Rechnungen verbuchen ====
 Zahlungseingänge können Sie entweder manuell oder automatisch in kOOL einlesen. Die manuelle Bestätigung erfolgt über das +-Icon bei einer versandten Rechnung: "Bezahlt". Nach der Abfrage des Zahlungsdatums und des bezahlten Betrages wird diese Rechnung als bezahlt markiert. Sie sollten nicht die Rechnung bearbeiten und den Status manuell auf "bezahlt" setzen, denn dadurch werden gewisse Automatismen nicht durchgeführt.
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 Beim Erstellen der Rechnungen wird ebenfalls die Auswahl unter "Zeilen" berücksichtigt, was es Ihnen erlaubt pro Haushalt nur eine Rechnung zu erstellen. In diesem Fall wird der ganze Haushalt adressiert und die Artikel der einzelnen Personen erscheinen alle auf der selben Rechnung. Bei jedem Artikel wird aufgeführt für welche Person dieser verrechnet wird.
+==== Zusatzangaben pro Rechnungs-Empfänger ====
+Wenn Sie eine Adresse bearbeiten, die als Rechnungsempfänger definiert ist, können Sie einige zusätzliche Einstellungen vornehmen:
+  * **Bevorzugte Versandmethode für Rechnungen**: Wählen Sie hier die gewünschte Versandmethode, damit dieser Rechnungskontakt die Rechnungen jeweils nur per Post oder nur per E-Mail erhält. Mehr dazu weiter unten.
+  * **Manuelle Rechnungsadresse**: Normalerweise wird die Adresse dieser Person verwendet für die Rechnungsadresse. Hier können Sie aber eine manuelle Rechnungsadresse (komplett mit Name, Strasse, Ort, etc) eintragen, damit Rechnungen an diese Person entsprechend adressiert werden.
+  * **Kommentar zu Rechnungen**: Kommentare, die Sie hier erfassen, erscheinen jeweils zu diesem Rechnungskontakt. Einerseits, wenn Sie eine neue Rechnung für diese Person erstellen aber auch in der Liste der Rechnungen mit einem Sprechblase-Icon.
+  * **Sprache**: Falls Sie mit mehrsprachigen Rechnungen arbeiten, können Sie hier die Sprache für diesen Rechnungskontakt wählen. Rechnungen an diesen werden dann in der gewählten Sprache erstellt.
+=== Bevorzugter Versand per Post oder E-Mail ===
+Wenn ein Rechnungskontakt eine bevorzugte Versandmethode gewählt hat, erscheint dies in der Liste der Rechnungen mit einem entsprechenden Icon. Wenn Sie im Rechnungs-Modul nun PDF-Rechnungen erstellen, werden damit nur die berücksichtigt, bei denen der Rechnungskontakt keine Präferenz oder Post als Präferenz gesetzt hat. Das selbe gilt bei einem Versand per E-Mail, dort werden solche mit bevorzugter Versandmethode "Post" nicht verschickt.\\
+Somit ist die Reihenfolge des Verschickens der Rechnungen entscheidend. Denn alle Rechnungskontakte ohne Präferenz werden beim ersten Versand (als PDF oder als E-Mail) verschickt.
 ===== Rechnungen für Reservationen =====
 Falls Sie Vermietungen als Reservationen erfassen, können Sie diese über das Rechnungs-Modul automatisch verrechnen. Dazu müssen Sie als erstes die globale Einstellung im Rechnungsmodul aktivieren: **Rechnungen aus Reservationen-Modul erstellen lassen?**