Register-Verwaltung

Die Führung der kirchlichen Register oder Rodelbücher lässt sich mit kOOL direkt in der Adress- resp. Mitgliederverwaltung lösen. Da viele Angaben zu den Mitglieder sowieso schon erfasst sind, erleichtert es die Erfassung der Zusatzdaten, die für die Führung der Register nötig sind.

Mit kOOL können die vier Hauptregister Taufe, Konfirmation, Trauung und Bestattung geführt werden. Einerseits erfolgt die Erfassung aller Registerdaten direkt im Adressformular, andererseits können die Ausdrucke als Ersatz für die Bücher Ende Jahr direkt aus kOOL generiert werden.

Sobald Sie eine bestehende Adresse bearbeiten finden Sie ganz oben einen neuen Tab „Register Einträge“. Dort können Sie einen neuen Eintrag erstellen. Als erstes wählen Sie dazu den Typ. Nach einem Klick auf „Speichern“ erscheint der neue Eintrag darunter. Alle Angaben, die auf dieser Adresse bereits erfasst sind, wie z.B. Geburtsdatum oder Namen der Eltern werden direkt auf den Rodeleintrag übernommen, damit sie nicht nochmals erfasst werden müssen. Jeden einzelnen Eintrag müssen Sie durch einen Klick auf „Speichern“ bestätigen.

Trauungsregister

Einen Eintrag im Trauungsregister erfassen Sie als erstes bei einem der Eheleute. Nach dem Speichern wird diese Eintrag ebenfalls auf dem Ehepartner gespeichert. Dabei werden alle möglichen Daten übernommen, Sie müssen den Registereintrag des Ehepartners trotzdem noch bearbeiten und einzelne Angaben ergänzen, die nicht gemeinsam sind.

Adresse mit Registereinträgen löschen

Sobald eine Adresse mindestens einen Registereintrag erfasst hat, kann diese in kOOL nicht mehr gelöscht werden. Denn dadurch würde das Register verändert, was nicht passieren darf. Falls eine Person verstirbt oder wegzieht, sollte diese bloss versteckt werden.

Bestehende Registereinträge können später bearbeitet werden. Solche Änderungen werden separat protokolliert und einerseits im Formular selber ausgewiesen und andererseits im Ausdruck auch separat aufgeführt.
Ebenfalls können Sie mit der höchsten Berechtigungsstufe Registereinträge wieder löschen, dazu finden Sie bei jedem Eintrag oben rechts ein Löschen-Icon.

Einzelner Registereintrag

Wenn Sie eine Adresse mit Registereinträgen bearbeiten, finden Sie im Tab „Register Einträge“ am Ende jedes Eintrages einen Button „Formular als PDF exportieren“, der von diesem Eintrag einen PDF-Auszug erstellt. Dieser Auszug enthält alle erfassten Angaben und kann z.B. dazu verwendet werden, zusätzliche Notizen handschriftlich zu ergänzen, die später in kOOL nachgetragen werden können.

Ganzes Register exportieren (für Bücher)

Ende Jahr können Sie alle erfassten Registereinträge exportieren. Im Leute-Modul finden Sie dazu den Punkt „Register Exporte“. Dort stehen folgende Exporte zur Verfügung:

  • Einträge nach Typ und Jahr: Damit können sie für alle Registertypen pro Jahr eine PDF-Datei herunterladen.
  • Seitennummern nach Typ: Hier finden Sie die Index-Exporte getrennt nach Registertyp. Diese laufen normalerweise über mehrere Jahre, müssen somit jedes Jahr komplett neu ausgedruckt werden. Sobald Sie ein Buch binden möchten, können Sie einen neuen Datumsbereich erstellen. Im neuen Bereich beginnt der Index wieder bei Null.

Seitenzahlen

Die Seitenzahlen der Register werden automatisch geführt. Beim Wechsel von den Büchern zur elektronischen Registerführung können Sie mit der bisherigen Seitennummerierung weiterfahren. Dazu finden Sie in den Einstellungen zum Leute-Modul je eine Einstellung pro Registertyp.

Unter „Diverse > Registereinträge“ finden Sie einen Filter, mit dem Sie nach Adressen suchen können, die gewisse Registereinträge erfasst haben. Dabei können Sie nach Registertyp wie auch nach Erfassungsjahr filtern. Einer oder beide dieser Werte können auch leer gelassen werden, um z.B. alle Taufeinträge seit immer zu finden.

In der Liste der Adressen können Sie die Spalte „Registereinträge“ einblenden. Damit erscheint bei jeder Adresse eine neue Spalte, die alle erfassten Registereinträge anzeigt. Dabei erscheinen nur Typ und Datum.

In den globalen Einstellungen zum Leute-Modul finden Sie einige Einstellungen rund um die Register:

  • Start-Seitennummer pro Registertyp: Wählen Sie hier die erste Seitennummer, die bei den Exporten verwendet werden soll. Ab dann wird automatisch hochgezählt.
  • Index-Export nach Anfangsbuchstaben separieren: Ist diese Option aktiviert beginnt jeder Buchstabe auf einer eigenen Seite im Index-Export.

Für das Register-Modul gelten folgende Berechtigungsstufen:

  1. Anzahl Registereinträge sehen: Damit erscheint lediglich die Anzahl Registereinträge, damit der Benutzer sieht, dass Einträge vorhanden sind. Die Details können aber nicht eingesehen werden.
  2. Registereinträge sehen: Damit können alle erfassten Registereinträge gesehen aber nicht geändert werden.
  3. Registereinträge erstellen / bearbeiten: Der Benutzer darf neue Einträge erstellen sowie bestehende bearbeiten - aber nicht löschen.
  4. Registereinträge löschen: Damit bestehen volle Rechte, inkl. dem Löschen bestehender Einträge.
  • plugins/register.txt
  • Zuletzt geändert: 02.07.2018 11:07
  • von Renzo Lauper