Das Reservations-Modul

Bei Reservationen geht es um die Belegung von Räumen oder die Vermietung von Gegenständen, z.B. Technik-Equipment. Hauptfunktionen sind, Doppelbelegungen zu vermeiden, Verfügbarkeiten einfach zu erkennen, die Reservation zu dezentralisieren und allenfalls die Vermietungen zu verrechnen.

Ein Termin ist ein Anlass, eine Veranstaltung, die Sie potenziell auf Ihrer Website oder in einer Zeitung veröffentlichen. Dieser besteht aus Angaben, die ein Besucher benötigt, wie z.B. Startzeit oder Adresse des Veranstaltungsortes. Dagegen ist eine Reservation lediglich die Belegung eines Raumes oder Objektes. Eine Reservation kann zwar zu einem Termin gehören, muss aber nicht. So ist z.B. die private Verwendung eines Beamers lediglich eine Reservation aber kein Termin. Andererseits kann ein Termin auch ohne Reservationen erfasst werden, z.B. ein Jungschi-Nachmittag im Wald. Dabei wird für den Wald keine Reservation ausgeführt. Oft ist es aber natürlich so, dass ein Termin Reservationen auslösen soll, denn viele Anlässe werden einen oder mehrere Räume und ev. weitere Ausrüstung benötigen.

Jeder Raum, jeder Beamer und jedes Fahrzeug, das Sie über das Reservations-Modul verwalten, erfassen Sie als eigenes Objekt. Neben dem Namen und der Beschreibung können Sie jedem Objekt eine eigene Farbe geben, was im Kalender für mehr Übersichtlichkeit sorgen kann.
Objekte können Sie in Reservations-Gruppen zusammenfassen. Dies kann z.B. für unterschiedliche Gebäude hilfreich sein. D.h. Sie können pro Standort eine eigene Reservations-Gruppe erstellen und darunter dann die einzelnen Räume dieses Gebäudes als Objekte erfassen.

Einem Reservationsobjekt können weitere Objekte zugewiesen (verknüpft) werden. Dadurch werden diese bei einer Reservation ebenfalls mitreserviert und sind somit auch belegt. Dies kann z.B. praktisch sein bei einem zweiteiligen Raum mit Trennwand. In diesem Fall definieren Sie zwei Objekte „Raum links“ und „Raum rechts“ und zusätzlich ein Objekt „Ganzer Raum“, der die anderen beiden Objekte als verknüpfte zugewiesen hat. In der Liste der Objekte wird dies mit „(+2)“ ausgewiesen, dass ein Objekt noch zwei verknüpfte Objekte hat.

Im Kalender sehen Sie bei einer Belegung dann nur einen Eintrag für „Ganzer Raum“. In der Ressourcen-Ansicht erscheinen aber alle drei Objekte als belegt. Ebenfalls werden alle drei Objekte als belegt gewertet für die Prüfung neuer Reservationen auf Doppelbelegungen.

Durch einen Klick auf den gewünschten Tag im Kalender oder durch einen Klick auf „Neue Reservation“ links im Panel können Sie eine neue Reservation erfassen. Diese kann für mehr als ein Objekt auf einmal erfolgen, falls Sie mehrere Räume benötigen.

Falls dieser Raum z.B. wöchentlich belegt werden soll, können Sie im Erfassungsformular auf „Wiederholung“ klicken und die Wiederholungsfrequenz und das Ende der Wiederholung angeben. Eine nachträgliche Bearbeitung der Serie ist nicht direkt möglich, sondern das erledigen Sie über die Mehrfachbearbeitung in der Listenansicht (siehe unten). Falls Sie die Wiederholung z.B. in den Schulferien aussetzen möchten, können Sie bei den Wiederholungsoptionen eine Termingruppe mit den Schulferien auswählen. Andernfalls müssen Sie die zu viel erfassten Reservationen anschliessend manuell über die Kalender-Ansicht löschen.

Wie bei den Terminen können die Reservationen in einem Monats-, Wochen und Tageskalender betrachtet werden. Mit den nötigen Rechten ist es möglich, im Kalender neue Reservationen zu erfassen (Klick auf den gewünschten Tag / Stunde) oder bestehende zu bearbeiten oder zu löschen. Eine Verschiebung einer Reservation kann bequem mittels Drag&Drop erfolgen. Dies allerdings nur, falls durch die Verschiebung keine Doppelbelegung entsteht - denn in diesem Fall springt die Reservation an den ursprünglichen Zeitpunkt zurück. In den Wochen- und Tagesansichten ist es ebenfalls möglich, eine Reservation zeitlich zu verlängern, indem das Ende mit der Maus nach oben oder unten gezogen wird.

Neben den Kalender-Ansicht gibt es drei weitere, sogenannte Ressourcen-Ansicht (mehrfarbige Icons). In dieser Darstellung kann die Verfügbarkeit zu einem gewissen Zeitpunkt sehr einfach überprüft werden, da für alle Objekte sichtbar ist, ob sie belegt sind oder nicht. Ebenfalls ist es in dieser Ansicht sehr einfach, eine Reservation in einen anderen Raum zu verschieben - z.B. um Platz für eine andere Belegung zu schaffen.

In der Listenansicht können Sie die Reservationen nach allen erfassten Angaben filtern, indem Sie auf die entsprechende Spaltenüberschrift klicken. Dort können Sie nach dieser Spalte filtern oder sortieren. Falls die gewünschte Spalte aktuell nicht sichtbar ist, müssen Sie diese erst einblenden. Dazu finden Sie rechts oberhalb der Liste das Icon mit den drei Spalten. So können Sie z.B. alle Reservationen des Männerchors suchen, indem Sie beim Zweck nach „Männerchor“ suchen.

Im Panel links finden Sie die Möglichkeit, die Reservationen zeitlich zu filtern. Normalerweise gilt dieser Filter nur für Ihr aktuelles Login. Wenn Sie diesen Filter aber global speichern (nur als Admin verfügbar), gilt der Zeitfilter für die Nicht-Admin-Benutzer. D.h. solche Benutzer sehen in ihrem kOOL nur Reservationen im Zeitraum des global angewandten Zeitfilters. Das genaue Verhalten des globalen Zeitfilters kann pro Login definiert werden: z.B. kann dieser für einzelne Logins erzwungen oder ignoriert werden.

Eine häufige Aufgabe, die mit der Listenansicht elegant gelöst werden kann, ist die Mehrfachbearbeitung. Falls Sie eine Reihe von Reservationen um eine Stunde schieben oder sonst wie anpassen müssen, können Sie diese wie oben beschrieben rausfiltern und dann mit dem Mehrfachbearbeitungs-Icon unterhalb der gewünschten Spalte auf einmal bearbeiten. Für eine zeitliche Änderung verwenden Sie das Bleistift-Icon unterhalb der Zeitspalte oder für den Zweck das unterhalb der Zweckspalte. Ebenfalls ist es möglich aus der Listenansicht mehrere Reservationen auf einmal zu löschen.

Wenn Sie erlauben möchten, dass Ihre Mitarbeiter selber Reservationen erfassen können, kann es hilfreich sein, ihnen das zu ermöglichen, aber erst nachdem Sie die Reservationen bewilligt haben. Dazu können Sie pro Reservations-Objekt die Moderation aktivieren, wodurch Logins mit Berechtigungsstufe 2 zwar neue Reservationen erfassen können, diese aber erst provisorisch gespeichert werden. D.h. Sie als Moderator müssen dann diese offenen Anfragen erst moderieren - also akzeptieren oder ablehnen. Wenn Sie auf dem Reservationsobjekt bei der Moderation ausgewählt haben, dass Sie ein Mail erhalten möchten, wird für jede Anfrage ein Mail an alle Moderatoren verschickt. Auf jeden Fall sehen Sie die offenen Moderations-Anfragen unter „Reservationen > Offene Reservationen“ und auch im Kalender mit schraffiertem Hintergrund. Diese Anfragen sehen nur Sie als Moderator und allenfalls der Antragstellende (Einstellung). Nun können Sie diese bewilligen oder ablehnen und dem Antragstellenden noch ein E-Mail zukommen lassen.
Für Anfragen wird noch keine Prüfung auf Doppelbelegung gemacht, d.h. es können zwei Anfragen für das selbe Objekt zum selben Zeitpunkt gemacht werden. Sie als Moderator müssen dann entscheiden, welche ausgeführt werden soll. Oder Sie haben auch die Möglichkeit, eine Anfrage zu bearbeiten, gewisse Angaben zu ändern und dann so zu bewilligen. So können Sie z.B. die Zeit etwas schieben, so dass beide an einander vorbei passen.

Sobald ein Login beim Reservations-Modul für ein Objekt oder eine Reservations-Gruppe die Berechtigungsstufe 6 hat, ist dieses Login Moderator. Das ist der einzige Unterschied zwischen der Stufe 5 und 6. Zur Kontrolle sehen Sie in der Liste der Reservations-Objekte in der Spalte „Moderation“ die Anzahl Moderatoren, die beim Mouseover noch im Detail aufgeführt werden.

Ist bei einem Reservationsobjekt die Moderation inkl. E-Mail Versand aktiviert, erhalten normalerweise alle Moderatoren die Anfrage per E-Mail. Mit der Benutzereinstellung „Moderationsanfragen an diese E-Mail Adresse senden“ kann jeder Benutzer für sich entscheiden, an welche E-Mail Adresse er diese Anfragen erhalten möchte, oder er kann sie dort für sich sogar ganz deaktivieren. Dann erscheinen die offenen Anfragen für dieses Login nur noch im kOOL selber.

Alle in kOOL erfassten Reservationen können über iCal-Links in anderen Kalender-Applikationen (wie Outlook, Smartphones, Apple iCal) abonniert werden. So werden die erfassten Reservationen regelmässig und automatisch in Ihren Kalender übertragen, damit Sie die Belegungen immer aktuell dabei haben. Dazu stehen unter dem Punkt „iCal-Links“ verschiedene Links zur Verfügung. Damit können Sie entweder die Reservationen eines einzelnen Objektes, einer ganzen Gruppe, gemäss einer Vorlage oder auch alle Reservationen abonnieren. Diese Links sind persönlich für Ihr Login und sollten nicht an andere Benutzer weitergegeben werden.

Anleitungen zur Einrichtung:

• In Outlook (als Abo)
• In Apple iCal
• In Google Calendar für Android
• Für iOS-Geräte

Es kann vorkommen, dass man einen bereits geteilten Link als ungültig setzen möchte. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein externes Kalender-Programm gehackt wurde oder ein Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf bestimmte Kalender haben soll. Um dies durchzuführen, klicken Sie auf der „iCal-Links“-Seite ganz unten auf den Button „Links neu generieren“. Damit werden die bisherigen Links ungültig und müssen in anderen Kalender-Applikationen (wie Outlook, Smartphones, Apple iCal) neu abonniert werden.

Sämtliche Kalender-Ansichten können direkt als PDF exportiert werden, dazu finden Sie jeweils links unterhalb der Kalenderansicht einen PDF-Link. Dabei werden immer nur die Reservationen exportiert, die aktuell sichtbar sind, siehe Objekt-Filter links im Panel. Im Panel finden Sie zusätzlich den Bereich „Export“, in dem weitere Exportformate zur Verfügung stehen, z.B. der Jahres- und der Semester-Export.

Aus der Liste der Reservationen ist es zusätzlich möglich, die Reservationen als Excel-Datei zu exportieren. Dabei werden nur die aktuellen Spalten pro Reservation exportiert, allenfalls müssen vorgängig also noch die benötigten Spalten eingeblendet werden. Dies können Sie über das Spalten-Icon rechts oberhalb der Liste machen. Falls Sie öfter die selben Angaben im Export benötigen, können Sie die gewählten Spalten als Vorlage speichern und beim Export direkt diese Spaltenvorlage wählen.

Mit dem Menüpunkt „Statistiken“ können Sie Übersichten über die Belegungen der einzelnen Reservations-Objekte einblenden. Normalerweise sehen Sie, während wie vielen Stunden die verschiedenen Objekte pro Monat belegt waren. Rechts oben können Sie diese Anzeige auf Tage ändern. Damit wird jeder Tag gezählt, an dem der Raum mindestens einmal (wenn auch nur eine Minute) belegt war. Mit der Auswahlliste der Jahre können Sie diese Zahlen für alle vergangenen und künftigen Jahre anzeigen lassen, für die es mindestens eine Reservation gibt.

Mit dem Excel-Export können Sie die aktuellen Zahlen (Tage oder Stunden) zur weiteren Auswertung als rohe Excel-Datei herunterladen.

Wie bei allen Modulen sind die Einstellungen in Benutzer- und globale Einstellungen unterteilt. Änderungen an den Benutzer-Einstellungen gelten nur für den aktuell eingeloggten Benutzer, während die globalen nur von Administratoren bearbeitet werden können und für das ganze kOOL gelten. Die Einstellungen finden Sie immer ganz rechts oben im Modul unter dem Zahnrad-Icon:

• Standard-Seite: Wählen Sie, was angezeigt werden soll, wenn Sie oben in der Navigation auf „Reservationen“ klicken.
• Liste: Anzahl Reservationen pro Seite: Wählen Sie die Anzahl Reservationen, die pro Seite erscheinen sollen. Dies können Sie auch schrittweise mit den Icons (+/-) rechts oberhalb der Liste ändern.
• Erste Stunde im Kalender: Wählen Sie die Stunde, bei der die Anzeige pro Tag beginnen soll.
• Letzte Stunde im Kalender: Wählen Sie die letzte Stunde, die pro Tag noch erscheinen soll.
• Ressourcen-Export: Zeitumbrüche (hh:mm, mit „;“ getrennt): Beim Export der Tages-Ressourcen-Ansicht im Kalender erscheinen die Reservationen als horizontale Balken. Normalerweise beginnt die Anzeige links mit der ersten Stunde im Kalender und geht bis ganz nach rechts. Hier können Sie aber Uhrzeiten eintragen, zu denen die Darstellung auf eine neue Zeile wechselt. (Siehe Screenshot rechts)
• Feld für den Reservations-Titel (Kalender, iCal, etc): Wählen Sie die Angabe, die Sie pro Reservation im Kalender sehen wollen.
• Sonntage in der Listenansicht hervorheben: Ist diese Option aktiviert, wird jede Reservation, die an einem Sonntag ist, optisch hervorgehoben.
• Reservationen zu Terminen im Kalender zusammengefasst darstellen: Wenn ein Termin mehrere Reservationen ausgelöst hat, erscheinen diese einzeln in der Reservations-Ansicht. Pro Termingruppe können Sie allerdings definieren, dass die Reservationen im Reservations-Kalender als ein Eintrag dargestellt wird. Mit dieser Einstellung können Sie dieses Verhalten für alle Termingruppen ein- oder ausschalten.
• Zeiten im PDF-Kalender anzeigen: Wählen Sie, ob die Zeiten zu den Reservationen im PDF-Ausdruck erscheinen sollen.
• Zweck im PDF-Kalender anzeigen: Wählen Sie, ob der Zweck im PDF-Export erscheinen soll oder nicht.
• Der Wochenkalender (PDF) beginnt am: Wählen Sie den ersten Tag des Wochenexportes - normalerweise Montag.
• Anzahl Tage für Wochenkalender (PDF): Wählen Sie die Anzahl Tage für den Wochenkalender. Wählen Sie z.B. 14 für einen zweiwöchigen Kalender.
• Beim PDF-Export Farblegende ausgeben?: Die Reservationen erscheinen im PDF-Export mit der Farbe des Reservations-Objektes. Diese Option blendet im Ausdruck zusätzlich eine Farblegende ein.
• Name des Erstellers in PDF-Exporten ausgeben (in der Fusszeile): Damit erscheint neben dem Erstellungsdatum auch noch der Loginname resp. der richtige Name des Erstellers des Exportes.
• E-Mail Bestätigung für eigene Reservationen: Wenn Sie für jede eigene Reservation ein E-Mail als Bestätigung erhalten möchten, können Sie diese Option aktivieren.
• E-Mail-Benachrichtigung für moderierte Reservationen von Stufe-4-Benutzern: Wenn ein Benutzer mit Stufe 4 eine Reservation für ein moderiertes Objekt macht, wird diese Reservation sofort gespeichert - ohne Moderation. Wenn Sie als Moderator über eine solche Reservation benachrichtigt werden möchten, können Sie diese Option aktivieren. Denn ansonsten merken Sie nichts davon, dass für ein eigentlich moderiertes Objekt eine Reservation erfasst wurde.
• iCal-Export: Vergangene Reservationen exportieren: Im iCal-Export erscheinen normalerweise nur die künftigen Reservationen. Hier können Sie aber einstellen, wie weit zurück Sie die Reservationen noch im iCal-Abo erhalten möchten.
• Telefonnummer zum Vorausfüllen von Reservationen: Wählen Sie die Telefonnummer, die beim Erfassen einer neuen Reservation im Telefon-Feld eingetragen werden soll.
• E-Mail zum Vorausfüllen von Reservationen: Wählen Sie die E-Mail Adresse, die beim Erfassen einer neuen Reservation im E-Mail-Feld eingetragen werden soll.
• Name zum Vorausfüllen von Reservationen: Bei leerem Feld erscheinen Ihr Vor- und Nachname, mit einem „-“ können Sie das Name-Feld für neue Reservationen leer lassen und sonst wird der hier erfasste Wert vorausgefüllt.
• Diese Filtervorlage auf Reservationen im Frontmodul „Heute“ anwenden: Im Objekt-Filter können Sie die gewünschten Reservations-Objekte auswählen und als Vorlage speichern. Diese Vorlage können Sie hier auswählen, damit auf der Startseite nur die Reservationen aus dieser Vorlage erscheinen.
• Moderationsanfragen an diese E-Mail Adresse senden: Wählen Sie hier, an welche E-Mail Adresse Sie die Moderationsanfragen erhalten möchten. Ebenfalls ist es möglich, die E-Mail Benachrichtigungen für neue Reservationsanfragen ganz zu deaktivieren. (Diese Option erscheint nur, wenn Sie für mindestens ein Objekt Moderationsrechte haben.)

• Benachrichtigungs E-Mail bei neuer oder gelöschter Reservation senden an: Geben Sie hier ein E-Mail Adresse an, falls Sie für jede ausgeführte / gelöschte Reservation eine Benachrichtigung erhalten möchten.
• Benachrichtigungs E-Mail versenden für: Die oben angegebene Adresse erhält eine Benachrichtigung für neue Reservationen. Hier können Sie wählen, dass diese Benachrichtigung auch für gelöschte Adressen verschickt werden soll.
• Pflichtfelder für Reservationen: Diese Angaben müssen beim Erfassen einer neuen Reservation zwingend ausgefüllt werden.
• Pflichtfelder für Reservationen (Gast): Falls hier Felder ausgewählt sind, gelten diese als Pflichtfelder für das Gast-Login (ko_guest). Somit ist es möglich, die Pflichtfelder für den Gastbenutzer anders zu definieren als für eingeloggte Benutzer.
• Diese Felder bei Reservationen für Gast anzeigen: Wählen Sie, welche Angaben der Gast-Benutzer pro Reservation sehen darf.
• Gast darf mehrere Objekte auf einmal reservieren: Ist diese Option auf „Nein“ gesetzt, kann der Gastbenutzer nur ein Objekt auf einmal reservieren.
• Gast darf iCal Links sehen: Wählen Sie, ob der Gastbenutzer die iCal-Links für die Kalender-Abos sehen darf.
• Gast darf folgende Exporte erstellen: Wählen Sie die Exporte, die der Gast-Benutzer machen darf.
• Sollen offene Moderationen für alle Benutzer sichtbar sein?: Normalerweise sehen nur der Antragstellende und der Moderator die offenen Reservations-Anfragen. Dadurch kann es passieren, dass andere Benutzer für den selben Zeitraum eine Anfrage stellen. Ist diese Option auf „Ja“, sehen alle Benutzer die offenen Anfragen.
• Offene Moderationen für Gast-Benutzer anzeigen?: Mit dieser Option darf der Gast-Benutzer die offenen Reservations-Anfargen sehen - auch die von eingeloggten Benutzern.
• ICS-Datei an Bestätigungs E-Mails an Reservierende anhängen: Nach dem Bestätigen einer Moderationsanfrage können Sie dem Antragstellenden ein E-Mail zukommen lassen. Ist diese Option aktiviert, wird die Reservation als ICS-Datei an dieses E-Mail angehängt. Öffnet der Empfänger diese Datei, wird in seinem lokalen Kalender (z.B. Outlook) ein Termin-Eintrag für diese Reservation gemacht.
• Berechtigungen definieren über: Wählen Sie, wie Sie die Berechtigungen vergeben möchten. Mehr dazu unter Benutzerverwaltung.
• Verhindern dass Benutzer mit Berechtigungsstufe 2 eigene Moderationen löschen: Normalerweise dürfen Benutzer mit Berechtigungsstufe 2 für moderierte Objekte die eigenen Anfragen wieder löschen. Mit dieser Option können Sie dies verhindern.

Lesen Sie mehr zu den Berechtigungen im Reservations-Modul unter Benutzerverwaltung.

Lesen Sie die Tipps und Tricks zum Reservations-Modul, um nützliche Tipps für die Praxis zu erhalten.

Die erfassten Reservationen können mit dem Rechnungs-Modul automatisch verrechnet werden. Lesen Sie mehr dazu in der Dokumentation zum Rechnungs-Modul.