Spendenbriefe

Sie können persönliche Einzahlungsscheine an potenzielle Spender versenden. Zahlungen, die mit diesen Einzahlungsscheinen erfolgen können beim Einlesen vollautomatisch dem richtigen Konto, der richtigen Kostenstelle und dem richtigen Spender zugewiesen werden - die Erfassung der neuen Spenden erfolgt somit vollautomatisch.

• Sie wählen die Empfänger: Typischerweise mit einem Filter im Leute-Modul
• Für diese Empfänger erstellen Sie einen neuen Spendenbrief
• Sie erfassen Text und Bilder des Spendenbriefes und gestalten den ganzen Brief
• Sie exportieren den Brief als mehrseitiges PDF, das Sie ausdrucken und verschicken
• Die Zahlungen werden mittels EBICS oder FDS automatisch als camt.054-Dateien eingelesen oder Sie laden die camt.054-Dateien manuell im kOOL hoch

Für den Einzahlungsschein müssen folgende Dinge definiert werden:

• Spendenkonto aus kOOL, dem die Spenden bei Eingang zugewiesen werden sollen
• Allenfalls eine Kostenstelle, falls das Spendenkonto solche verwendet
• Bankverbindung, auf die die Spenden eingehen sollen (Bank- oder Postkonto)

Deshalb müssen Sie vor dem ersten Versand im Spendenmodul die Bankverbindung erfassen. Das ist primär die QR-IBAN Ihres Kontos, auf das die Spenden eingehen sollen.
Sie können mehrere Bankverbindungen haben und Spendenbriefe für verschiedene Konti erstellen.

Als zweiten Schritten müssen Sie die Spenden-Konti in kOOL bearbeiten, für die Sie einen Spendenbrief erstellen möchten, und diesen die richtige Bankverbindung zuweisen. Damit ist dieses Spendenkonto bereit für einen ersten Spendenbrief.

Filtern Sie im Leute-Modul nach den gewünschten Empfängern. Dazu können Sie z.B. nach Gruppen oder ehemaligen Spendern etc. filtern. Sobald Sie die Empfänger vor sich sehen, können Sie links im Bereich „Aktionen“ bei „Neuer Spenden-Brief“ das gewünschte Spendenkonto wählen, auf dem die Spenden dann erfasst werden sollen. Hier erscheinen nur die Spenden-Konti, für die eine Bankverbindung zugewiesen ist, da ohne Bankverbindung kein Einzahlungsschein generiert werden kann.

Nach dem ersten Erstellen eines Spendenbriefes können Sie diese gleich bearbeiten. Um die Bearbeitung später fortzusetzen, klicken Sie im Leute-Modul links bei „Aktionen“ auf den Link „Spenden-Briefe anzeigen“ und bearbeiten den gewünschten mit dem Bleistift-Icon.

Der interne Titel dient nur für die Anzeige in der Liste der Spendenbriefe. Wählen Sie dort einen Titel, mit dem Sie ihn schnell wieder erkennen. Nur der „Titel auf dem Spendenbrief“ erscheint dann wirklich im Brief.

Im Text können Sie Bilder platzieren. Dazu müssen Sie erst die gewünschten Bilder unter „Bilder“ hochladen. Danach können Sie im Text einen oder mehrere Platzhalter „[BILD]“ einfügen. An der ersten Stelle im Text erscheint das erste Bild, an der zweiten das zweite etc. Wichtig: Dieser Platzhalter muss immer alleine auf einer Zeile stehen.
Beim Bild können Sie weitere Angaben machen:

• Maximale Breite und Höhe (in mm): Das Bild wird in diesen Rahmen eingefügt, den Sie hier in Millimetern angeben. Das Bild wird dabei proportional skaliert und nicht verzerrt.
• Position: Wählen Sie „L“, „R“ oder „V“, um das Bild links oder rechts auf der Seite zu platzieren oder es über die ganze Breite anzuzeigen. Bei L und R läuft der Text entsprechend neben dem Bild. (Der Text läuft bei „L“ und „R“ neben dem Bild bis zum Ende des Absatzes. Der Text geht erst nach einem neuen Absatz wieder auf die volle Breite zurück.)

Nach dem Speichern können Sie mit dem Button „Vorschau“ den Brief für die ersten paar Adressen erstellen lassen, um zu prüfen, ob die Darstellung passt.

Neben der Referenznummer können Sie auf dem Einzahlungsschein ein kurzen Text einblenden als Hinweis für die Spender. Zur Sicherheit können Sie dort z.B. den Spendenzweck ausgeben, damit die Spender sicher sind, dass sie für das richtige Spenden. Dazu können Sie auf dem Spendenkonto unter „Spendenbrief: Zusätzliche Infos auf EZ“ den entsprechenden Text erfassen (maximal 140 Zeichen)

Wenn Sie einen Spendenbrief bearbeiten, sehen Sie die Anzahl Empfänger, die Sie beim Erstellen hinzugefügt hatten. Falls gemäss dem damaligen Filter heute mehr oder weniger Adressen adressiert würden, sehen Sie einen Hinweis in rot „Aktuell: X Adressen“. Mit dem Aktualisieren-Icon können Sie die Empfängerliste gemäss der damaligen Filterung aktualisieren lassen.

Sie können auch manuell Empfänger zu einem Spendenbrief hinzufügen, wenn die Filterung nicht auf einmal möglich war oder später noch zusätzliche Empfänger hinzukommen. Dabei wird jede Adresse nur einmal angeschrieben, denn beim Ergänzen von weiteren Adressen werden bereits vorhandene Empfänger nicht nochmals hinzugefügt.
Sie können die zusätzlichen Empfänger in „Meine Liste“ speichern oder einfach danach filtern. In beiden Fällen finden Sie in der Liste der Spendenbriefe das +-Icon bei jedem Spendenbrief, mit dem Sie die Adressen aus dem aktuellen Filter oder aus „Meine Liste“ als Empfänger hinzufügen können.

Wenn die Vorschau OK ist können Sie den echten Versand starten. In der Liste der Spendenbriefe klicken Sie dazu auf das Icon mit dem Papierflieger. Dadurch wird eine grosse PDF-Datei erstellt. Bei einer grossen Anzahl Empfänger kann die Erstellung einige Zeit in Anspruch nehmen. Danach erscheint ein Link zur PDF-Datei, die Sie herunterladen und ausdrucken können.

Nach dem Versand ändert der Status des Spendenbriefes auf „Versandt“ und erscheint in der Liste ausgegraut. Bei Bedarf können Sie den Status manuell ändern und den Versand nochmals starten. Falls Sie mit dem CRM-Modul arbeiten (siehe unten) wollen Sie das CRM-Projekt des ersten Versandes ev. manuell löschen, damit Sie dann nicht zwei mit dem selben Namen haben.

Alternativ zum PDF-Export können Sie mit dem Download-Icon auch eine Excel-Datei aller Empfänger inkl. aller nötigen Daten für den Einzahlungsschein herunterladen. Dies kann z.B. praktisch sein, wenn Sie den Versand direkt über eine Druckerei machen lassen, die die QR-Einzahlungsscheine selber druckt. In der Excel-Datei sind alle Angaben enthalten, die die Druckerei für die Generierung des QR-Codes benötigt.

Falls Sie weitere Angaben pro Empfänger benötigen, können Sie in den globalen Einstellungen zum Leute-Modul unten bei den Einstellungen zu den Spendenbriefen die Spalten explizit auswählen, die enthalten sein sollen. Ebenfalls können Sie dort das Format für den Export wählen: XLSX oder CSV. Bei sehr vielen Empfänger kann es sinnvoll sein, auf CSV umzustellen, da dieses schneller generiert werden kann.

Spendenbriefe enthalten für jeden Empfänger eine persönliche Referenznummer, in der alle nötigen Daten hinterlegt sind: Spender, Spendenkonto, Kostenstelle. Beim Einlesen einer Zahlung mit Referenznummer kann deshalb vollautomatisch eine Spende erfasst werden, da alle Angaben verfügbar sind.

Dazu laden Sie die aktuelle camt.054-Datei in Ihrem E-Banking herunter und laden diese im kOOL hoch. Im kOOL finden Sie dies unter „Admin > Zahlungseingänge hochladen“, wo Sie die xml- oder zip-Datei hochladen können. Danach erscheint eine Zusammenfassung über alle eingelesenen Spenden. im Archiv können Sie bisher eingelesene Dateien jederzeit einsehen, inkl. aller Details, die damals erfasst wurden.

Falls Sie ein Postkonto haben oder Ihre Bank eine EBICS-Schnittstelle anbietet, kann kOOL die Zahlungseingänge vollautomatisch beim Finanzinstitut abrufen und verarbeiten. Kontaktieren Sie dazu LAUPER COMPUTING, damit wir das einrichten können.

Falls Sie mit dem CRM-Modul arbeiten können Sie pro Spendenbrief ein CRM-Projekt erstellen lassen. Damit gibt es einen Kontakteintrag pro Empfänger beim Versand und ebenfalls, wenn eine Spende eingeht. In den Einstellungen zu den Spendenbriefen (globale Einstellungen im Leute-Modul) können Sie dazu angeben, welche Status in diesen Projekten vorhanden sein sollen (normalerweise einen für Versand und einen für die Spende) und welcher Status für den Versand verwendet werden soll.

Sobald Sie dann einen Versand eines Spendenbriefes starten (mit dem Papierflieger-Icon), wird automatisch ein neues CRM-Projekt mit dem Titel des Spendenbriefes angelegt und ein Kontakt für alle Empfänger erstellt.
Beim Eingang einer Spende wird wiederum ein Kontakt für den Spender erstellt, diesmal mit dem Status für die Spende.

In der Liste der CRM-Projekte finden Sie in der Spalte „Totalbetrag aus Spenden“ einerseits die Summe der eingegangenen Spenden zu diesem Projekt, zusätzlich finden Sie ein Statistik-Icon, mit dem Sie noch detailliertere Angaben zum Verlauf dieses Spendenbriefes einsehen können.