Das Termine-Modul

Im kOOL werden alle Termine Ihrer Organisation, interne und öffentliche, verwaltet. Private Termine verwalten Sie wie gewohnt über Ihr Smartphone, Outlook etc.

Jeder Termin in kOOL gehört zu einer Termingruppe. Eine Termingruppe ist die Kategorie, also die Art des Termins. Beispiele für Termingruppen sind „Gottesdienst“, „Deutsch-Kurs“ oder „Senioren-Ausflug“. Termingruppen dienen zur Filterung der Anlässe und für die Vergabe von Benutzerrechten.

Termingruppen können in sogenannten Kalendern zusammengefasst werden. Diese helfen, die Termingruppen besser zu organisieren. Jede Termingruppe kann einem Kalender zugewiesen werden, es ist aber auch möglich, Termingruppen ohne Kalender zu haben. Mehr dazu weiter unten.

Die Agenda-Ansicht in kOOL ist vergleichbar mit bekannten Terminverwaltungen wie Google Kalender oder Outlook. Die erfassten Termine können pro Monat, pro Woche oder pro Tag angezeigt werden - die Icons rechts oberhalb der Agenda dienen der Umschaltung. In den Einstellungen kann die gewünschte Standardansicht definiert werden.

In der Agenda erscheinen immer nur die Termine, deren Termingruppen im Termingruppen-Filter aktiviert sind. Dort können Sie einen ganzen Kalender oder auch nur einzelne Termingruppen ein- und ausblenden. Wenn Sie die gewünschten Termingruppen eingeblendet haben, können Sie diese Ansicht als Vorlage speichern. Alle so gespeicherten Vorlagen können mit einem Klick geöffnet werden, was es einfach macht, zwischen verschiedenen Ansichten hin- und herzuwechseln.

Um die Termingruppen einfacher zu verwalten, können mehrere Termingruppen in einem Kalender zusammengefasst werden. Im Termingruppenfilter wird dies als Hierarchie dargestellt, die es erlaubt, einen ganzen Kalender auf einmal ein- oder auszublenden. Um eine Termingruppe einem Kalender zuzuweisen, klicken Sie auf Bearbeiten und wählen aus der Kalender-Auswahl einen bestehenden aus oder tragen im Textfeld rechts daneben den Namen des neuen Kalender ein. Einen Kalender können Sie nicht direkt löschen, sobald Sie aber die letzte Termingruppe aus einem Kalender entfernen, wird auch der Kalender gelöscht. Oft ist es praktisch, Kalender nach Bereichen (z.B. Jugend, Erwachsene) und/oder nach Öffentlich bzw. Intern zu strukturieren. Gerade die Aufteilung in Öffentlich und Intern kann für die Veröffentlichung der Termine auf der Website praktisch sein, denn im TYPO3-Plugin für die kOOL-Termine kann ein ganzer Kalender auf einmal publiziert werden.

Für die tägliche Planungsarbeit mag die Kalender-Ansicht ideal sein, für gewisse Arbeiten kann die Liste aber effizienter sein. Wie in allen Listen in kOOL können Sie Werte direkt bearbeiten und über die Bleistifte unterhalb der einzelnen Spalten Mehrfachbearbeitungen durchführen.

Im Panel links finden Sie die Möglichkeit, Termine zeitlich zu filtern. Normalerweise gilt dieser Filter nur für Ihr aktuelles Login. Wenn Sie diesen Filter aber global speichern (nur als Admin verfügbar), gilt der Zeitfilter für die Nicht-Admin-Benutzer. D.h. solche Benutzer sehen in ihrem kOOL nur Termine im Zeitraum des global angewandten Zeitfilters. Das genaue Verhalten des globalen Zeitfilters kann pro Login definiert werden: z.B. kann dieser für einzelne Logins erzwungen oder ignoriert werden.

Rechts oberhalb der Liste finden Sie ein Spalten-Icon, mit dem Sie die anzuzeigenden Spalten pro Termin definieren können. Dies ist einerseits für die normalen Termin-Angaben möglich, andererseits auch für die Diensteinteilungen aus dem Dienstplan-Modul.

Sämtliche Kalender-Ansichten können direkt als PDF exportiert werden, dazu finden Sie jeweils links unterhalb der Kalenderansicht einen PDF-Link. Dabei werden immer nur die Termine exportiert, die aktuell sichtbar sind, siehe Termingruppen-Filter links im Panel. Im Panel finden Sie zusätzlich den Bereich „Export“, in dem weitere Exportformate zur Verfügung stehen, z.B. der Jahres- und der Semester-Export. Über die Vorlagen können Sie spezielle Exportvorlagen vorbereiten. Damit ist es z.B. möglich, ein Schuljahr auf einer Seite zu exportieren, indem ein Jahr von August bis Juli definiert wird, oder Wochenexporte von Samstag bis Samstag durchzuführen, usw.

Aus der Liste der Termine ist es zusätzlich möglich, die Termine als Excel-Datei zu exportieren. Dabei werden nur die angezeigten Spalten pro Termin exportiert, allenfalls müssen vorgängig also noch die benötigten Spalten eingeblendet werden. Dies können Sie über das Spalten-Icon rechts oberhalb der Liste der Termine machen. Falls Sie öfter die selben Angaben als Export benötigen, können Sie die gewählten Spalten als Vorlage speichern und vor dem Export dann diese Spaltenvorlage auswählen.

Die Grundidee von kOOL ist es, alle Angaben nur einmal erfassen zu müssen, um sie dann flexibel verwenden zu können. Benötigen Sie Daten aus dem kOOL in einer anderen Form als standardmässig vorgesehen, können speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Exporte mittels Plugin ins kOOL eingebaut werden. Damit sind z.B. Exporte möglich, die direkt für ein Zeitungsinserat verwendet werden können. Wenden Sie sich an LAUPER COMPUTING für Details.

Alle in kOOL erfassten Termine können über iCal-Links in anderen Kalender-Applikationen (wie Outlook, Smartphones, Apple iCal) abonniert werden. Die Idee ist, dass Sie die Anlässe Ihrer Organisation einmal in kOOL erfassen und einen Teil davon (oder alle) für ihren persönlichen Kalender abonnieren. So müssen Sie sie nicht erneut eingeben. Dazu stehen unter dem Punkt „iCal-Links“ verschiedene Links zur Verfügung, mit welchen Sie entweder die Termine einer einzelnen Termingruppe, eines ganzen Kalenders, die Termine gemäss einer Vorlage oder alle Termine abonnieren können. Diese Links sind persönlich für Ihr Login und sollten nicht an andere Benutzer weitergegeben werden. Falls Sie einen iCal-Link öffentlich zur Verfügung stellen möchten, damit Personen ohne kOOL-Login ebenfalls ein iCal-Abo einrichten können, empfiehlt es sich, ein separates kOOL-Login anzulegen, dem nur die nötigen Rechte vergeben wird. Loggen Sie sich mit diesem Login ein, um die iCal-Links zu erstellen, die Sie anschliessend auf Ihrer Website publizieren können.

Anleitungen zur Einrichtung:

Umgekehrt ist es auch möglich, externe Kalender in kOOL zu importieren. Dies kann dann praktisch sein, wenn Sie und Ihre MitarbeiterInnen eine elektronische Agenda führen. Über einen iCal-Import können die verschiedenen persönlichen Kalender in kOOL importiert werden. Als erstes müssen Sie für Ihren Kalender eine Feed-URL finden, die Sie in kOOL über „iCal-Import hinzufügen“ abonnieren können. Ein solcher Import ist eine eigene Termingruppe, für die wie gewohnt Berechtigungen vergeben werden können.

Möchten Sie zwei Tage vor einem Anlass ein Erinnerungs E-Mail erhalten, damit Sie die letzten Vorbereitungen nicht vergessen? Dafür sind die Erinnerungen im Termin-Modul gedacht. Diese können Sie nur verwalten, wenn auf Ihrem Login für das Terminmodul die Verwaltung der Erinnerungen aktiviert ist.
Eine Erinnerung gilt immer für die Termine einer Termingruppe und mit der Deadline können Sie definieren, wann die Erinnerung verschickt werden soll. Dabei sind Zeitpunkte vor oder auch nach dem entsprechenden Anlass möglich. Die Empfänger der Erinnerung können Sie auf drei Arten definieren, die sich auch kombinieren lassen: Einzelne Personen, eine ganze Gruppe oder einzelne E-Mail Adressen. Zuletzt können Sie noch den Erinnerungstext erfassen, der jeweils verschickt werden soll. Im Text können Sie Platzhalter einfügen, die mit den Angaben des Empfängers oder des Termins ersetzt werden. Ein Beispiel finden Sie im Hilfetext zum Nachrichten-Text.

Über die Option „Info-E-Mail bei Terminänderungen senden an“ beim Bearbeiten einer Termingruppe können Sie eine oder mehrere Gruppen auswählen, deren Empfänger automatisch ein Info-E-Mail erhalten, wenn ein Termin dieser Termingruppe hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird. Beim Erfassen oder Ändern des Termins erscheint bei solchen Termingruppen ein Schalter, mit dem diese Benachrichtigung im Einzelfall unterdrückt werden kann. Dies kann z.B. praktisch sein, wenn Sie lediglich einen Tippfehler korrigieren.
In der Liste der Termingruppen ist eine solche automatische Benachrichtigung durch ein Sprechblasen-Icon dargestellt.

Mit dem Termin-Ablauf können Sie den zeitlichen Ablauf eines Anlasses in kOOL planen. Dazu muss zuerst der Termin-Ablauf in den globalen Einstellungen des Termine-Moduls aktiviert werden.

Ablauf erfassen

Wenn Sie einen neuen Termin erfassen oder einen bestehenden bearbeiten, finden Sie den neuen Punkt „Ablauf“. Mit dem Button „Neuer Eintrag zu oberst“ erstellen Sie einen neuen Programmpunkt. Zu diesem können Sie nun die Zeit, eine Beschreibung und den zuständigen Dienst erfassen. Es ist möglich, bei Bedarf weitere Felder pro Ablaufpunkt zu erfassen. Jeden Ablauf-Eintrag müssen Sie mit der entsprechenden Speichern-Taste speichern.
Mit den Icons rechts oben können Sie den aktuellen Ablauf-Eintrag Löschen, verschieben oder einen neuen nach diesem anlegen.

Ablauf exportieren

In der Liste der Termine finden Sie bei jedem Termin ein +-Icon, welches einen PDF-Link öffnet. Dieser erstellt eine PDF-Datei pro Anlass mit allen Termin-Angaben, Dienstplan-Einteilungen und dem Ablauf des Anlasses. Weiter haben Sie die Möglichkeit, einen freien Text für oben und unten im Export zu erfassen. Diese Texte werden für Ihr Login gespeichert und beim nächsten Export wieder vorausgefüllt. Der selbe Export ist auch aus dem Dienstplan-Modul möglich. Dort finden Sie bei jedem Anlass in der Erfassen-Ansicht einen PDF-Button, der den selben Ablaufplan erstellt.
Damit erhalten Sie eine Übersicht aller Infos zu diesem Anlass.

Vorlage auf Termingruppe

Falls der Ablauf der Anlässe einer Termingruppe immer ähnlich ist, können Sie diesen Ablauf bereits auf der Termingruppe erfassen. Beim Bearbeiten eines Termins finden Sie dann beim Ablauf den Button „Von Termingruppe laden“, der den Ablauf der Termingruppe für diesen Termin übernimmt. Daran können Sie nun für diesen einen Anlass beliebige Änderungen vornehmen.

Falls mit dem TYPO3-Plugin kOOL-Gruppenanmeldungen arbeiten, können Sie für einen Termin automatisch eine Anmeldegruppe erstellen lassen. Dazu klicken Sie auf den blauen Balken „Gruppen-Anmeldung“ und aktivieren die Checkbox. Nach dem Speichern des Termines gelangen Sie direkt zur neuen Gruppe, um dort allenfalls noch Einstellungen anzupassen, wie z.B. die benötigten Gruppen-Datenfelder.
Diese Checkbox pro Termin ist nur verfügbar, wenn Sie in den globalen Einstellungen zum Termine-Modul bei der Option „Gruppen für Anmeldungen als Untergruppe dieser Gruppe anlegen“ eine Gruppe ausgewählt haben. Die Anmeldegruppe für einen Termin wird als Untergruppe dieser Gruppe angelegt. Dabei wird automatisch noch eine Zwischenebene mit dem Jahr angelegt.

Wie bei allen Modulen sind die Einstellungen in Benutzer-Einstellungen und globale Einstellungen unterteilt. Änderungen an den Benutzer-Einstellungen gelten nur für den aktuell eingeloggten Benutzer, während die globalen nur von Administratoren bearbeitet werden können und für das ganze kOOL gelten. Die Einstellungen finden Sie immer ganz rechts oben im Modul unter dem Zahnrad-Icon:

Benutzer-Einstellungen

  • Standard-Seite: Wählen Sie hier, welche Ansicht beim Öffnen des Kalenders jeweils erscheinen soll
  • Liste: Anzahl Termine pro Seite: Diese Einstellung kann auch mit den +/- Icons rechts oberhalb der Terminliste schrittweise angepasst werden.
  • Erste/Letzte Stunde im Kalender: Diese Zeiten bilden Start und Ende in der Wochen- und Tagesansicht.
  • Feld für den Termin-Titel (Kalender, iCal, etc): Im Kalender sowie im iCal-Export erscheint diese Angabe pro Termin als Titel.
  • Einträge in der Listenansicht hervorheben: Normalerweise erscheinen alle Termine gleich, aber mit dieser Option können entweder die Sonntage hervorgehoben werden oder die Termingruppenfarben zur Hervorhebung der einzelnen Termin verwendet werden.
  • Geburtstage in Termin-Kalender anzeigen: Ist diese Option aktiviert, erscheinen kleine Geburtstagskuchen-Icons im Kalender, die die Geburtstage der Personen aus der Adressdatenbank anzeigen. Falls Sie nicht die Geburtstage aller Adressen sehen möchten, können Sie in den Einstellungen zum Leute-Modul bei „Filter für Geburtstagslisten“ eine Filtervorlage hinterlegen.
  • Kalender in Termingruppen-Auswahl verbergen: Diese Option bietet bei der Erstellung neuer Termine alle Termingruppen in einer Liste zur Auswahl an, statt sie nach Kalendern zu gruppieren. Das kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn Sie nur wenige Termingruppen haben.
  • Reservationen im Kalender-Tooltip anzeigen?: Im Tooltip mit den Details zu einem Termin erscheinen bei aktivierter Option die zu diesem Termin gehörenden Reservationen.
  • Raum-Auswahlliste: Nur mit Räumen von zukünftigen Terminen füllen: Siehe Tipps und Tricks
  • Zeiten in PDF-Kalender anzeigen: In der PDF-Ausgabe des Kalenders können die Zeiten viel Platz wegnehmen, deshalb können sie hier deaktiviert werden.
  • Im PDF-Export immer Kurzname verwenden?: Jeder Termingruppe kann ein Kurzname zugewiesen werden, z.B. „GD“ für „Gottesdienst“. Teilweise wird dieser automatisch in Exporten verwendet, wenn der Platz knapp wird, und mit dieser Option kann dies erzwungen werden.
  • Der Wochenkalender (PDF) beginnt am: Mit dieser Funktion kann der Wochenstart geändert werden. Standard ist der Montag.
  • Anzahl Tage für Wochenkalender (PDF): Damit ist es z.B. möglich, einen Arbeitswochen-Export oder einen Export für zwei Wochen zu erstellen. Weitere Möglichkeiten finden Sie unter Vorlagen für den PDF-Export.
  • Beim PDF-Export Farblegende ausgeben?: Für die Termingruppen erscheint eine Farblegende im Export, falls diese Option aktiviert ist.
  • iCal-Export: Vergangene Termine exportieren: Normalerweise erscheinen im iCal-Export nur die zukünftigen Termine. Hier kann dieses Verhalten angepasst werden.
  • E-Mail Benachrichtigungen für moderierte Termine von Stufe-3-Benutzern: Stufe-3-Benutzer dürfen Termine auch für moderierte Termingruppen sofort erfassen, d.h. der Moderator erfährt nichts von diesem neuen Termin. Mit dieser Option wird der Moderator darüber informiert, auch wenn keine Moderation nötig ist. Mehr dazu unter Termin-Moderation
  • iCal-Export: Diese Angaben in der Beschreibung ausgeben: Zusätzlich zum Termintitel (oder den Angaben gemäss der Einstellung „Feld für den Termin-Titel“) können weitere Angaben in der Beschreibung zum Termin im iCal-Export gewählt werden. Diese Angaben erscheinen dann auf dem Smartphone oder im Outlook, wo der iCal-Feed abonniert wird.
  • Termine-Tooltip: diese Felder anzeigen: Wählen Sie die Angaben, die Sie im Tooltip mit den Termindetails sehen möchten.

Globale Einstellungen

  • Gruppen für Anmeldungen als Untergruppe dieser Gruppe anlegen: Nur relevant in Verbindung mit dem TYPO3-Plugin für Gruppen-Anmeldungen. Für jeden Termin, für den die Anmeldungen aktiviert werden, wird eine eigene Gruppe erstellt. Diese Gruppen werden nach Jahr gruppiert und als Untergruppen der hier gewählten Gruppe erstellt.
  • Rolle für neue Gruppen-Anmeldungen: Nur relevant in Verbindung mit dem TYPO3-Plugin für Gruppen-Anmeldungen. Anmeldungen werden für die hier gewählte Rolle gemacht.
  • Verfügbare Rollen in Anmeldungs-Gruppe: Nur relevant in Verbindung mit dem TYPO3-Plugin für Gruppen-Anmeldungen. Die hier gewählten Gruppen werden auf der für eine Terminanmeldung neu erstellt Gruppe vorgefüllt.
  • Pflichtfelder für Termine: Um einen neuen Termin erstellen zu können, müssen die Benutzer die hier gewählten Angaben ausfüllen.
  • Änderungen an den folgenden Feldern für moderierte Termine zulassen: Benutzer, die moderiert Termine erfassen dürfen, können diese später wieder ändern. Falls eine der hier gewählten Angaben geändert wird, erfolgt diese Anpassung ohne erneute Moderation, ansonsten mit.
  • Benutzerrechte Termine-Modul definieren über: In der Standard-Einstellung „Kalender und Termingruppen“ können die Berechtigungen für ganze Kalender vergeben werden. Für Termingruppen, die zu einem Kalender gehören, können nicht eigene Berechtigungen vergeben werden. Für maximale Flexibilität kann hier auf „ausschliesslich Termingruppen“ geändert werden, wodurch pro Termingruppe (in einem Kalender oder nicht) eine Berechtigungsstufe zugewiesen werden kann. Alle dies erfolgt im Admin-Modul unter „Logins anzeigen“.
  • Sollen offene Moderationen für alle Benutzer sichtbar sein?: Normalerweise sieht ein Nicht-Moderator nur seine eigenen, noch zu moderierenden Terminanfragen. Ist diese Option auf ja, sehen die Nicht-Moderatoren auch die Anfragen der anderen Benutzer.
  • Gast darf iCal Links sehen: Mit dieser Option kann dem nicht eingeloggten Benutzer (Loginname ko_guest) erlaubt werden, die iCal-Links zu sehen.
  • Termin-Ablauf aktivieren: Damit wird die Erfassung von Termin-Abläufen aktiviert.

Lesen Sie mehr zu den Berechtigungen im Termine-Modul.

Lesen Sie mehr dazu unter TYPO3-Erweiterungen: kOOL-Termine

  • module/termine.txt
  • Zuletzt geändert: 02.05.2018 09:38
  • von Renzo Lauper