Das Termine-Modul

Im kOOL werden alle Termine Ihrer Organisation, interne und öffentliche, verwaltet. Private Termine verwalten Sie wie gewohnt über Ihr Smartphone, Outlook etc.

Jeder Termin in kOOL gehört zu einer Termingruppe. Eine Termingruppe ist die Kategorie, also die Art des Termins. Beispiele für Termingruppen sind „Gottesdienst“, „Deutsch-Kurs“ oder „Senioren-Ausflug“. Termingruppen dienen zur Filterung der Anlässe und für die Vergabe von Benutzerrechten.

Termingruppen können in sogenannten Kalendern zusammengefasst werden. Diese helfen, die Termingruppen besser zu organisieren. Jede Termingruppe kann einem Kalender zugewiesen werden, es ist aber auch möglich, Termingruppen ohne Kalender zu haben. Mehr dazu weiter unten.

Die Agenda-Ansicht in kOOL ist vergleichbar mit bekannten Terminverwaltungen wie Google Kalender oder Outlook. Die erfassten Termine können pro Monat, pro Woche oder pro Tag angezeigt werden - die Icons rechts oberhalb der Agenda dienen der Umschaltung. In den Einstellungen kann die gewünschte Standardansicht definiert werden.

In der Agenda erscheinen immer nur die Termine, deren Termingruppen im Termingruppen-Filter aktiviert sind. Dort können Sie einen ganzen Kalender oder auch nur einzelne Termingruppen ein- und ausblenden. Wenn Sie die gewünschten Termingruppen eingeblendet haben, können Sie diese Ansicht als Vorlage speichern. Alle so gespeicherten Vorlagen können mit einem Klick geöffnet werden, was es einfach macht, zwischen verschiedenen Ansichten hin- und herzuwechseln.

Um die Termingruppen einfacher zu verwalten, können mehrere Termingruppen in einem Kalender zusammengefasst werden. Im Termingruppenfilter wird dies als Hierarchie dargestellt, die es erlaubt, einen ganzen Kalender auf einmal ein- oder auszublenden. Um eine Termingruppe einem Kalender zuzuweisen, klicken Sie auf Bearbeiten und wählen aus der Kalender-Auswahl einen bestehenden aus oder tragen im Textfeld rechts daneben den Namen des neuen Kalender ein. Einen Kalender können Sie nicht direkt löschen, sobald Sie aber die letzte Termingruppe aus einem Kalender entfernen, wird auch der Kalender gelöscht. Oft ist es praktisch, Kalender nach Bereichen (z.B. Jugend, Erwachsene) und/oder nach Öffentlich bzw. Intern zu strukturieren. Gerade die Aufteilung in Öffentlich und Intern kann für die Veröffentlichung der Termine auf der Website praktisch sein, denn im TYPO3-Plugin für die kOOL-Termine kann ein ganzer Kalender auf einmal publiziert werden.

Für die tägliche Planungsarbeit mag die Kalender-Ansicht ideal sein, für gewisse Arbeiten kann die Liste aber effizienter sein. Wie in allen Listen in kOOL können Sie Werte direkt bearbeiten und über die Bleistifte unterhalb der einzelnen Spalten Mehrfachbearbeitungen durchführen.

Im Panel links finden Sie die Möglichkeit, Termine zeitlich zu filtern. Normalerweise gilt dieser Filter nur für Ihr aktuelles Login. Wenn Sie diesen Filter aber global speichern (nur als Admin verfügbar), gilt der Zeitfilter für die Nicht-Admin-Benutzer. D.h. solche Benutzer sehen in ihrem kOOL nur Termine im Zeitraum des global angewandten Zeitfilters. Das genaue Verhalten des globalen Zeitfilters kann pro Login definiert werden: z.B. kann dieser für einzelne Logins erzwungen oder ignoriert werden.

Rechts oberhalb der Liste finden Sie ein Spalten-Icon, mit dem Sie die anzuzeigenden Spalten pro Termin definieren können. Dort können Sie alle Termineangaben wie Titel, Beschreibung oder Veranstaltungsort als eigene Spalten einblenden.
Weiter lassen sich die Dienste aus der Dienstplanung als eigene Spalten einblenden. Dort erscheinen dann pro Anlass die eingeteilten Mitarbeitenden. Damit können Sie sehr einfach eine Jahresübersicht über die Einteilungen einzelner Dienste erstellen und z.B. als Excelliste exportieren.
Schliesslich können Sie auch Termingruppen als Spalten einblenden. Dadurch erscheinen pro Termin die Anlässe aus der gewählten Termingruppe, die am selben Tag wie der Termin stattfinden. Vor allem für Ferien und Feiertage kann dies praktisch sein, wenn diese in eigenen Termingruppen gepflegt werden, dann nämlich erscheint bei jedem Anlass der Feiertag, der an diesem Tag erfasst ist.

Für jeden Termin können Sie einen Veranstaltungsort erfassen. Falls ein Termin an einem neuen Ort stattfindet, müssen Sie diesen Veranstaltungsort erst mit dem +-Icon erstellen. Durch einen Klick auf „+“ erscheint das Eingabeformular für den Veranstaltungsort. Normalerweise reicht es, hier den „Veranstaltungsort“ einzutragen. Die weiteren Einstellungen werden primär dann benötigt, wenn die Termine auf Ihrer Website angezeigt werden.
Falls die Veranstaltung aber an einem bereits vorhandenen Veranstaltungsort stattfindet, können Sie diesen einfach in der Liste auswählen.

Unter „Termine > Veranstaltungsorte anzeigen“ sehen Sie eine Liste aller Veranstaltungsort. In der Spalte „Verwendet in“ sehen Sie auch gleich, bei wie vielen Terminen resp. Termingruppen dieser verwendet wird. Ein Klick auf die Anzahl Termine zeigt eine Liste aller Termine mit diesem Veranstaltungsort.
Über die Mehrfachbearbeitung haben Sie hier die Möglichkeit, den Veranstaltungsort für viele Termine auf einmal anzupassen. Dies kann z.B. nötig sein, wenn Sie zwei Versionen des selben Veranstaltungsortes erfasst haben (z.B. mit Tippfehler oder einmal mit und einmal ohne Abkürzung, etc.).

Veranstaltungsort vs. Reservationsobjekt

Neben dem Veranstaltungsort können Sie weiter unten im Terminformular Reservationsobjekte auswählen, die für diesen Termin reserviert werden sollen. Diese beiden Angaben sind bewusst unabhängig von einander. Der Veranstaltungsort erscheint z.B. auf der Website und soll deshalb für externe Personen verständlich sein. Das Reservationsobjekt auf der anderen Seite wird intern benötigt und gibt normalerweise die genaue Raumbezeichnung an. Ein externer Besucher muss nicht unbedingt wissen, in welchem Raum genau, der Anlass stattfindet, sondern er muss das richtige Gebäude finden.
Ebenfalls ist es teilweise so, dass für Veranstaltungen keine Reservationen gemacht werden müssen, aber trotzdem ein Veranstaltungsort angegeben werden soll. Z.B. bei Gemeindeferien in Italien oder einem Jungschar-Nachmittag im Wald müssen weder Italien noch der Wald reserviert werden.

Sämtliche Kalender-Ansichten können direkt als PDF exportiert werden, dazu finden Sie jeweils links unterhalb der Kalenderansicht einen PDF-Link. Dabei werden immer nur die Termine exportiert, die aktuell sichtbar sind, siehe Termingruppen-Filter links im Panel. Im Panel finden Sie zusätzlich den Bereich „Export“, in dem weitere Exportformate zur Verfügung stehen, z.B. der Jahres- und der Semester-Export. Über die Vorlagen können Sie spezielle Exportvorlagen vorbereiten. Damit ist es z.B. möglich, ein Schuljahr auf einer Seite zu exportieren, indem ein Jahr von August bis Juli definiert wird, oder Wochenexporte von Samstag bis Samstag durchzuführen, usw.

Aus der Liste der Termine ist es zusätzlich möglich, die Termine als Excel-Datei zu exportieren. Dabei werden nur die angezeigten Spalten pro Termin exportiert, allenfalls müssen vorgängig also noch die benötigten Spalten eingeblendet werden. Dies können Sie über das Spalten-Icon rechts oberhalb der Liste der Termine machen. Falls Sie öfter die selben Angaben als Export benötigen, können Sie die gewählten Spalten als Vorlage speichern und vor dem Export dann diese Spaltenvorlage auswählen.

Die Grundidee von kOOL ist es, alle Angaben nur einmal erfassen zu müssen, um sie dann flexibel verwenden zu können. Benötigen Sie Daten aus dem kOOL in einer anderen Form als standardmässig vorgesehen, können speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Exporte mittels Plugin ins kOOL eingebaut werden. Damit sind z.B. Exporte möglich, die direkt für ein Zeitungsinserat verwendet werden können. Wenden Sie sich an LAUPER COMPUTING für Details.

Termine aus kOOL exportieren (iCal)

Alle in kOOL erfassten Termine können über iCal-Links in anderen Kalender-Applikationen (wie Outlook, Smartphones, Apple iCal) abonniert werden. Die Idee ist, dass Sie die Anlässe Ihrer Organisation einmal in kOOL erfassen und einen Teil davon (oder alle) für ihren persönlichen Kalender abonnieren. So müssen Sie sie nicht erneut eingeben. Dazu stehen unter dem Punkt „iCal-Links“ verschiedene Links zur Verfügung, mit welchen Sie entweder die Termine einer einzelnen Termingruppe, eines ganzen Kalenders, die Termine gemäss einer Vorlage oder alle Termine abonnieren können. Diese Links sind persönlich für Ihr Login und sollten nicht an andere Benutzer weitergegeben werden. Falls Sie einen iCal-Link öffentlich zur Verfügung stellen möchten, damit Personen ohne kOOL-Login ebenfalls ein iCal-Abo einrichten können, empfiehlt es sich, ein separates kOOL-Login anzulegen, dem nur die nötigen Rechte vergeben wird. Loggen Sie sich mit diesem Login ein, um die iCal-Links zu erstellen, die Sie anschliessend auf Ihrer Website publizieren können.

Anleitungen zur Einrichtung:

Einstellungen zu iCal

Was genau über iCal exportiert wird, kann jeder kOOL-Benutzer für sich definieren. Dazu stehen folgende Benutzer-Einstellungen zur Verfügung, welche z.B. definieren, welche Angaben als Titel und Beschreibung verwendet werden sollen. So ist es z.B. auch möglich, die Diensteinteilungen zu einem Anlass in der Beschreibung ausgeben zu lassen. Feld für den Termin-Titel (Kalender, iCal, etc), iCal-Export: Vergangene Termine exportieren, iCal-Export: Diese Angaben in der Beschreibung ausgeben

Es kann vorkommen, dass man einen bereits geteilten Link als ungültig setzen möchte. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein externes Kalender-Programm gehackt wurde oder ein Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf bestimmte Kalender haben soll. Um dies durchzuführen, klicken Sie auf der „iCal-Links“-Seite ganz unten auf den Button „Links neu generieren“. Damit werden die bisherigen Links ungültig und müssen in anderen Kalender-Applikationen (wie Outlook, Smartphones, Apple iCal) neu abonniert werden.

Es kann sinnvoll sein, dass Sie iCal-Links für gewisse Termine öffentlich zugänglich machen, damit sich jeder diese Termine abonnieren kann. Dazu sollten Sie in kOOL ein eigenes Login erstellen, das nur die nötigen Berechtigungen auf die gewünschten Termingruppen hat. Loggen Sie sich nun mit diesem Login ein und kopieren Sie so die iCal-Links. Publizieren Sie nie Ihre persönlichen Links, da man mit diesem Link im kOOL eingeloggt wird.

Termine in kOOL importieren (iCal)

Umgekehrt ist es auch möglich, externe Kalender in kOOL zu importieren. Dies kann dann praktisch sein, wenn Sie und Ihre MitarbeiterInnen eine elektronische Agenda führen. Über einen iCal-Import können die verschiedenen persönlichen Kalender in kOOL importiert werden. Als erstes müssen Sie für Ihren Kalender eine Feed-URL finden, die Sie in kOOL über „iCal-Import hinzufügen“ abonnieren können. Ein solcher Import ist eine eigene Termingruppe, für die wie gewohnt Berechtigungen vergeben werden können.

Beispiele für nützliche Kalender-Abos

Auf vielen Websites werden heute Termine als iCal-Feeds zur Verfügung gestellt. Solche können Sie in kOOL wie oben beschrieben abonnieren. Hier einige Beispiele von ev. nützlichen Kalendern:

Wenn Sie Ihre MitarbeiterInnen (freiwillige und angestellte) ihre Absenzen in kOOL erfassen lassen, kann dies die Übersicht erhöhen und die Planung erleichtern, vor allem für die Dienstplanung.

Absenzen erfassen

Benutzer mit einem eigenen kOOL-Login können ihre Absenzen direkt im Termine-Modul erfassen. Es ist aber auch möglich, dass Mitarbeitende ohne kOOL-Login ihre eigenen Absenzen erfassen können. Lesen Sie mehr dazu unten.

Erfassung von Absenzen für kOOL-Logins

Eine Absenz wird immer einer Person aus kOOL zugewiesen. Deshalb muss einem Login zwingend eine Person aus der Datenbank zugewiesen sein, damit dieses Login seine eigenen Absenzen erfassen kann. Dazu können Sie das Login bearbeiten und unter „Person aus Datenbank zuweisen“ die entsprechend Adresse suchen und auswählen.

Weiter muss dem Login Zugriff auf die Absenzen gewährt werden. In den Berechtigungen zum Termine-Modul können Sie unter „Absenzen verwalten“ eine der folgenden 4 Optionen wählen:

  • Kein Zugriff: Damit kann dieses Login gar keine Absenzen erfassen
  • Nur eigene Absenzen: Nur die eigenen Absenzen können verwaltet werden. Das ist die typische Einstellung für Mitarbeitende.
  • Alle sehen: Neben dem Erfassen der eigenen Absenzen können auch die Absenzen alle anderen Benutzer gesehen aber nicht bearbeitet werden.
  • Alle bearbeiten: Mit dieser Admineinstellung können alle Absenzen verwaltet werden.

Damit erscheint nun im Termin-Modul ein neuer Menüpunkt „Absenzen“. Dort erscheint eine Auflistung aller zukünftigen, erfassten Absenzen - je nach Berechtigung nur die eigenen oder alle. Mit dem Plus-Icon über der Liste können Sie eine neue Absenz erfassen. Normalerweise erscheinen nur die zukünftigen Absenzen, dies können Sie aber mit dem Zeitfilter links ändern.

Absenzen per iCal abonnieren

Die erfassten Absenzen können mittels iCal-Links in den eigenen Kalender im Outlook, iPhone, Android, etc abonniert werden. Dafür stehen unter „Termine > iCal-Links“ einige Links zur Verfügung. Sie können nur die eigenen Absenzen abonnieren, alle oder nur die von Personen gemäss einer Filtervorlage. D.h. Sie können z.B. eine Filtervorlage erstellen, die nur die Mitarbeitenden Ihres Teams zeigen. Bei den iCal-Links finden Sie dann einen Link, um nur die Absenzen dieser Vorlage zu abonnieren.

Erfassung von Absenzen für Personen ohne kOOL-Login

Auf der Startseite von kOOL können Sie ein Erfassungsformular für Absenzen aktivieren. Dazu müssen Sie dieses Front-Modul unter „Admin > Einstellungen > Layout für Gast“ aktivieren. Gleich können Sie noch einen kurzen Erklärungstext erfassen, mit dem Sie diesen Benutzern kurz erklären können, was sie hier erfassen sollen.

Nun erscheint auf der Startseite von kOOL - wenn noch niemand eingeloggt ist - ein Eingabefeld. Dort kann ein Benutzer nun seine E-Mail Adresse eintragen. Falls in kOOL eine Adresse mit dieser E-Mail Adresse hinterlegt ist, erhält er dadurch ein E-Mail mit einem Link. Mit diesem Link gelangt er auf kOOL und kann Absenzen für diese kOOL-Adresse erfassen. Nach dem Öffnen dieses Links bleibt diese Person auf diesem PC eingeloggt (mit einem Cookie), d.h. er kann später kOOL wieder öffnen und findet dort seine Absenzen und kann neue erfassen.

Normalerweise kann so jede Person, zu der Sie in kOOL eine Adresse mit E-Mail Adresse erfasst haben, seine eigenen Absenzen eintragen. Falls Sie dies auf gewisse freiwillige Mitarbeitende einschränken möchten, können Sie in den Einstellungen unter „Admin > Einstellungen > Layout für Gast“ bei der Option „Anmeldung zur Absenzverwaltung einschränken“ eine Filtervorlage aus dem Leute-Modul wählen. Damit können nur Personen Absenzen melden, die in dieser Filtervorlage vorkommen.

Darstellung in Kalender

In der Kalenderansicht finden Sie links im Termingruppen-Filter eine neue Termingruppe „Absenzen“. Diese können Sie wie jede andere Termingruppe ein- oder ausblenden, um die Absenzen im Kalender zu sehen. Bei einem Kalender-Export erscheinen diese ebenfalls, falls sie eingeblendet sind.
In der Liste der Termine erscheinen die Absenzen nicht, stattdessen sollten Sie dazu die Auflistung unter „Absenzen“ verwenden. Dort finden Sie auch die Möglichkeit eines Excel-Exportes.

Verwendung in Dienstplanung

Die erfassten Absenzen helfen in der Dienstplanung. Einerseits erscheinen sie in der Konsensus-Ansicht, damit der Mitarbeitende beim Eintragen seiner Verfügbarkeit sofort erinnert wird, wann er Absenzen hat.
In der Einteilen-Ansicht erscheinen Mitarbeitende mit Absenzen an den entsprechenden Anlässen ausgegraut. Damit können Sie nachwievor eingeteilt werden, der Zuständige wird aber optisch und durch einen Hinweis daran erinnert, dass diese Person eine Absenz eingetragen hat.

Administration der Absenzen

Wenn Sie Admin-Rechte für die Absenzen haben („Alle bearbeiten“), sehen Sie unter „Termine > Absenzen“ nicht nur die eigenen sondern alle Absenzen. Sowohl die von kOOL-Logins wie auch von externen Personen erfasste.
Da diese Liste schnell unübersichtlich werden kann, können Sie auf einen der Namen klicken, um nur die Absenzen dieser Person zu sehen. Damit wird ein Listenfilter für diese Person angewandt. Diesen können Sie wieder entfernen, indem Sie auf die gelb hinterlegte Spaltenüberschrift „Person“ klicken und den aktiven Filter mit dem roten X entfernen.

Wenn Sie als Admin eine neue Absenz erfassen, ist als Standard Ihre Adresse vorausgewählt, damit Sie selber einfach Ihre eigenen Absenzen erfassen können. Sie können diese Zuweisung aber aufheben (mit dem kleinen roten X rechts neben dem Namen) und eine Absenz für eine beliebige Person erfassen.

Möchten Sie zwei Tage vor einem Anlass ein Erinnerungs E-Mail erhalten, damit Sie die letzten Vorbereitungen nicht vergessen? Dafür sind die Erinnerungen im Termin-Modul gedacht. Diese können Sie nur verwalten, wenn auf Ihrem Login für das Terminmodul die Verwaltung der Erinnerungen aktiviert ist.
Eine Erinnerung gilt immer für die Termine einer Termingruppe und mit der Deadline können Sie definieren, wann die Erinnerung verschickt werden soll. Dabei sind Zeitpunkte vor oder auch nach dem entsprechenden Anlass möglich. Die Empfänger der Erinnerung können Sie auf drei Arten definieren, die sich auch kombinieren lassen: Einzelne Personen, eine ganze Gruppe oder einzelne E-Mail Adressen. Zuletzt können Sie noch den Erinnerungstext erfassen, der jeweils verschickt werden soll. Im Text können Sie Platzhalter einfügen, die mit den Angaben des Empfängers oder des Termins ersetzt werden. Ein Beispiel finden Sie im Hilfetext zum Nachrichten-Text.

Über die Option „Info-E-Mail bei Terminänderungen senden an“ beim Bearbeiten einer Termingruppe können Sie eine oder mehrere Gruppen auswählen, deren Empfänger automatisch ein Info-E-Mail erhalten, wenn ein Termin dieser Termingruppe hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird. Beim Erfassen oder Ändern des Termins erscheint bei solchen Termingruppen ein Schalter, mit dem diese Benachrichtigung im Einzelfall unterdrückt werden kann. Dies kann z.B. praktisch sein, wenn Sie lediglich einen Tippfehler korrigieren.
In der Liste der Termingruppen ist eine solche automatische Benachrichtigung durch ein Sprechblasen-Icon dargestellt.

Mit dem Termin-Ablauf können Sie den zeitlichen Ablauf eines Anlasses in kOOL planen. Dazu muss zuerst der Termin-Ablauf in den globalen Einstellungen des Termine-Moduls aktiviert werden.

Ablauf erfassen

Wenn Sie einen neuen Termin erfassen oder einen bestehenden bearbeiten, finden Sie den neuen Punkt „Ablauf“. Mit dem Button „Neuer Eintrag zu oberst“ erstellen Sie einen neuen Programmpunkt. Zu diesem können Sie nun die Zeit, eine Beschreibung und den zuständigen Dienst erfassen. Es ist möglich, bei Bedarf weitere Felder pro Ablaufpunkt zu erfassen. Jeden Ablauf-Eintrag müssen Sie mit der entsprechenden Speichern-Taste speichern.
Mit den Icons rechts oben können Sie den aktuellen Ablauf-Eintrag Löschen, verschieben oder einen neuen nach diesem anlegen.

Ablauf exportieren

In der Liste der Termine finden Sie bei jedem Termin ein +-Icon, welches einen PDF-Link öffnet. Dieser erstellt eine PDF-Datei pro Anlass mit allen Termin-Angaben, Dienstplan-Einteilungen und dem Ablauf des Anlasses. Weiter haben Sie die Möglichkeit, einen freien Text für oben und unten im Export zu erfassen. Diese Texte werden für Ihr Login gespeichert und beim nächsten Export wieder vorausgefüllt. Der selbe Export ist auch aus dem Dienstplan-Modul möglich. Dort finden Sie bei jedem Anlass in der Erfassen-Ansicht einen PDF-Button, der den selben Ablaufplan erstellt.
Damit erhalten Sie eine Übersicht aller Infos zu diesem Anlass.

Vorlage auf Termingruppe

Falls der Ablauf der Anlässe einer Termingruppe immer ähnlich ist, können Sie diesen Ablauf bereits auf der Termingruppe erfassen. Beim Bearbeiten eines Termins finden Sie dann beim Ablauf den Button „Von Termingruppe laden“, der den Ablauf der Termingruppe für diesen Termin übernimmt. Daran können Sie nun für diesen einen Anlass beliebige Änderungen vornehmen.

Ein Termin gehört immer zu genau einer Termingruppe. Manchmal kann es aber praktisch sein, parallel dazu eine Kategorisierung der Termine zu erlauben, bei der ein Termin z.B. auch zu mehr als einer Kategorie gehört. Dafür bietet kOOL das Konzept der Taxonomie-Stichworte.

Neues Stichwort erstellen

Am einfachsten bearbeiten Sie einen Termin oder eine Termingruppe und tragen im Feld „Stichworte“ das neue Stichwort als Text ein. Dadurch erscheint die Möglichkeit, dieses Stichwort neu zu erstellen.

Ebenfalls können Sie im Taxonomie-Modul die Stichworte verwalten und neue erstellen. Dort ist es zusätzlich möglich, die Stichworte hierarchisch zu definieren, d.h. ein Stichwort kann Unterstichworte haben. Das ist vor allem für die Filterung praktisch, weil die Suche nach einem Ober-Stichwort alle Einträge findet, die einem der Unter-Stichworte zugewiesen sind.

Stichworte zuweisen

Jedem Termin können Sie beliebige Stichworte zuweisen. Wenn Sie einer Termingruppe Stichworte zuweisen, werden diese beim Erstellen von neuen Terminen für diese Termingruppe automatisch zugewiesen. Wie bei den anderen Vorgabefeldern gilt dies nur als Vorschlag und kann pro Termin noch verändert werden.

Nach Stichworten filtern

Beim Termingruppen-Filter in der Kalender- und Listenansicht haben Sie die Möglichkeit nach einem oder mehreren Stichworten zu filtern. Damit erscheinen nur die Termine, die eines der gewählten Stichworte enthalten. Diese Filterung wird mit der der Termingruppen kombiniert, d.h. es erscheinen immer nur die Termine für die gewählten Termingruppen.

In der Liste der Termine haben Sie die Möglichkeit, die Spalte „Stichworte“ einzublenden. Damit erhalten Sie schnell einen Überblick, welcher Termin welche Stichworte aufweisst. Hier können Sie diese mit der Mehrfachbearbeitung ebenfalls schnell für viele Termine ändern oder erfassen.

Falls mit dem TYPO3-Plugin kOOL-Gruppenanmeldungen arbeiten, können Sie für einen Termin automatisch eine Anmeldegruppe erstellen lassen. Dazu klicken Sie auf den blauen Balken „Gruppen-Anmeldung“ und aktivieren die Checkbox. Nach dem Speichern des Termines gelangen Sie direkt zur neuen Gruppe, um dort allenfalls noch Einstellungen anzupassen, wie z.B. die benötigten Gruppen-Datenfelder.
Diese Checkbox pro Termin ist nur verfügbar, wenn Sie in den globalen Einstellungen zum Termine-Modul bei der Option „Gruppen für Anmeldungen als Untergruppe dieser Gruppe anlegen“ eine Gruppe ausgewählt haben. Die Anmeldegruppe für einen Termin wird als Untergruppe dieser Gruppe angelegt. Dabei wird automatisch noch eine Zwischenebene mit dem Jahr angelegt.

Wie bei allen Modulen sind die Einstellungen in Benutzer-Einstellungen und globale Einstellungen unterteilt. Änderungen an den Benutzer-Einstellungen gelten nur für den aktuell eingeloggten Benutzer, während die globalen nur von Administratoren bearbeitet werden können und für das ganze kOOL gelten. Die Einstellungen finden Sie immer ganz rechts oben im Modul unter dem Zahnrad-Icon:

Benutzer-Einstellungen

  • Standard-Seite: Wählen Sie hier, welche Ansicht beim Öffnen des Kalenders jeweils erscheinen soll
  • Liste: Anzahl Termine pro Seite: Diese Einstellung kann auch mit den +/- Icons rechts oberhalb der Terminliste schrittweise angepasst werden.
  • Erste/Letzte Stunde im Kalender: Diese Zeiten bilden Start und Ende in der Wochen- und Tagesansicht.
  • Feld für den Termin-Titel (Kalender, iCal, etc): Im Kalender sowie im iCal-Export erscheint diese Angabe pro Termin als Titel.
  • Einträge in der Listenansicht hervorheben: Normalerweise erscheinen alle Termine gleich, aber mit dieser Option können entweder die Sonntage hervorgehoben werden oder die Termingruppenfarben zur Hervorhebung der einzelnen Termin verwendet werden.
  • Geburtstage in Termin-Kalender anzeigen: Ist diese Option aktiviert, erscheinen kleine Geburtstagskuchen-Icons im Kalender, die die Geburtstage der Personen aus der Adressdatenbank anzeigen. Falls Sie nicht die Geburtstage aller Adressen sehen möchten, können Sie in den Einstellungen zum Leute-Modul bei „Filter für Geburtstagslisten“ eine Filtervorlage hinterlegen.
  • Kalender in Termingruppen-Auswahl verbergen: Diese Option bietet bei der Erstellung neuer Termine alle Termingruppen in einer Liste zur Auswahl an, statt sie nach Kalendern zu gruppieren. Das kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn Sie nur wenige Termingruppen haben.
  • Reservationen im Kalender-Tooltip anzeigen?: Im Tooltip mit den Details zu einem Termin erscheinen bei aktivierter Option die zu diesem Termin gehörenden Reservationen.
  • Raum-Auswahlliste: Nur mit Räumen von zukünftigen Terminen füllen: Siehe Tipps und Tricks
  • Zeiten in PDF-Kalender anzeigen: In der PDF-Ausgabe des Kalenders können die Zeiten viel Platz wegnehmen, deshalb können sie hier deaktiviert werden.
  • Im PDF-Export immer Kurzname verwenden?: Jeder Termingruppe kann ein Kurzname zugewiesen werden, z.B. „GD“ für „Gottesdienst“. Teilweise wird dieser automatisch in Exporten verwendet, wenn der Platz knapp wird, und mit dieser Option kann dies erzwungen werden.
  • Der Wochenkalender (PDF) beginnt am: Mit dieser Funktion kann der Wochenstart geändert werden. Standard ist der Montag.
  • Anzahl Tage für Wochenkalender (PDF): Damit ist es z.B. möglich, einen Arbeitswochen-Export oder einen Export für zwei Wochen zu erstellen. Weitere Möglichkeiten finden Sie unter Vorlagen für den PDF-Export.
  • Beim PDF-Export Farblegende ausgeben?: Für die Termingruppen erscheint eine Farblegende im Export, falls diese Option aktiviert ist.
  • iCal-Export: Vergangene Termine exportieren: Normalerweise erscheinen im iCal-Export nur die zukünftigen Termine. Hier kann dieses Verhalten angepasst werden.
  • E-Mail Benachrichtigungen für moderierte Termine von Stufe-3-Benutzern: Stufe-3-Benutzer dürfen Termine auch für moderierte Termingruppen sofort erfassen, d.h. der Moderator erfährt nichts von diesem neuen Termin. Mit dieser Option wird der Moderator darüber informiert, auch wenn keine Moderation nötig ist. Mehr dazu unter Termin-Moderation
  • iCal-Export: Diese Angaben in der Beschreibung ausgeben: Zusätzlich zum Termintitel (oder den Angaben gemäss der Einstellung „Feld für den Termin-Titel“) können weitere Angaben in der Beschreibung zum Termin im iCal-Export gewählt werden. Diese Angaben erscheinen dann auf dem Smartphone oder im Outlook, wo der iCal-Feed abonniert wird.
  • Termine-Tooltip: diese Felder anzeigen: Wählen Sie die Angaben, die Sie im Tooltip mit den Termindetails sehen möchten.

Globale Einstellungen

  • Gruppen für Anmeldungen als Untergruppe dieser Gruppe anlegen: Nur relevant in Verbindung mit dem TYPO3-Plugin für Gruppen-Anmeldungen. Für jeden Termin, für den die Anmeldungen aktiviert werden, wird eine eigene Gruppe erstellt. Diese Gruppen werden nach Jahr gruppiert und als Untergruppen der hier gewählten Gruppe erstellt.
  • Rolle für neue Gruppen-Anmeldungen: Nur relevant in Verbindung mit dem TYPO3-Plugin für Gruppen-Anmeldungen. Anmeldungen werden für die hier gewählte Rolle gemacht.
  • Verfügbare Rollen in Anmeldungs-Gruppe: Nur relevant in Verbindung mit dem TYPO3-Plugin für Gruppen-Anmeldungen. Die hier gewählten Gruppen werden auf der für eine Terminanmeldung neu erstellt Gruppe vorgefüllt.
  • Pflichtfelder für Termine: Um einen neuen Termin erstellen zu können, müssen die Benutzer die hier gewählten Angaben ausfüllen.
  • Änderungen an den folgenden Feldern für moderierte Termine zulassen: Benutzer, die moderiert Termine erfassen dürfen, können diese später wieder ändern. Falls eine der hier gewählten Angaben geändert wird, erfolgt diese Anpassung ohne erneute Moderation, ansonsten mit.
  • Benutzerrechte Termine-Modul definieren über: In der Standard-Einstellung „Kalender und Termingruppen“ können die Berechtigungen für ganze Kalender vergeben werden. Für Termingruppen, die zu einem Kalender gehören, können nicht eigene Berechtigungen vergeben werden. Für maximale Flexibilität kann hier auf „ausschliesslich Termingruppen“ geändert werden, wodurch pro Termingruppe (in einem Kalender oder nicht) eine Berechtigungsstufe zugewiesen werden kann. Alle dies erfolgt im Admin-Modul unter „Logins anzeigen“.
  • Sollen offene Moderationen für alle Benutzer sichtbar sein?: Normalerweise sieht ein Nicht-Moderator nur seine eigenen, noch zu moderierenden Terminanfragen. Ist diese Option auf ja, sehen die Nicht-Moderatoren auch die Anfragen der anderen Benutzer.
  • Gast darf iCal Links sehen: Mit dieser Option kann dem nicht eingeloggten Benutzer (Loginname ko_guest) erlaubt werden, die iCal-Links zu sehen.
  • Termin-Ablauf aktivieren: Damit wird die Erfassung von Termin-Abläufen aktiviert.

Normalerweise besteht die Liste der verfügbaren Veranstaltungsorte beim Erfassen eines Termines aus allen bisher verwendeten Veranstaltungsorten - aus Terminen und Termingruppen. Um einen Eintrag aus der Liste zu entfernen, muss dieser Veranstaltungsort also bei allen Terminen (und Termingruppen) gelöscht oder durch einen anderen ersetzt werden - erst dann verschwindet er auch aus der Liste. Um alle Termine zu finden, bei denen der zu löschende Eintrag noch hinterlegt ist, eignet sich folgendes Verfahren:

  • Liste der Termine anzeigen und alle Termingruppen einblenden (Vorlage öffnen: „[ALLE]“)
  • Zeitfilter leeren (von immer bis immer)
  • Auf die Spaltenüberschrift „Ort“ klicken um den Filter zu öffnen und dort den gewünschten Veranstaltungsort zur Filterung auswählen.
  • Nun erscheinen nur die Termine mit diesem Veranstaltungsort. Mit dem Bleistift unterhalb der Ort-Spalte können Sie nun diesen Ort für alle markierten Termine auf einmal ändern.

In den Benutzer-Einstellungen zum Termine-Modul ist es möglich einzustellen, dass nur die Veranstaltungsorte zukünftiger Termine in die Liste aufgenommen werden.

Lesen Sie die Tipps und Tricks zum Termine-Modul, um nützliche Tipps für die Praxis zu erhalten.

Lesen Sie mehr zu den Berechtigungen im Termine-Modul.

Lesen Sie mehr dazu unter TYPO3-Erweiterungen: kOOL-Termine

  • module/termine.txt
  • Zuletzt geändert: 09.09.2019 16:17
  • von Renzo Lauper